淺析水利水電科技檔案現代化管理措施及作用

史學紅

摘 要：水利水電工程項目不僅是國家的重點建設項目之一，而且也是基礎，對國民經濟的發展具有至關重要的影響和作用。所以本文針對水利水電科技檔案現代化管理措施以及作用進行分析，為水利水電事業的未來可持續發展打下良好基礎。

關鍵詞：水利水電;科技檔案;現代化;管理措施;管理作用

在水利水電發展過程中，要想實現現代化的管理，就必須要意識到科技檔案在其中的重要性，科技檔案管理水平的高低，將會直接影響到水利水電工程項目在規劃和建設過程中的整體情況。所以對于水利水電建設單位而言，必須要對科技檔案的現代化管理理念、管理措施等投入更多的關注和重視，并且實現對科技檔案的合理利用。這樣不僅可以從根本上促使水利水電科技檔案現代化管理水平得到有效提升，而且還可以為我國水利水電工程項目的建設提供有效保障。

一、水利水電科技檔案現代化管理問題

1.缺乏健全的檔案管理制度

水利水電工程項目在規劃和建設過程中，不僅對我國的國民經濟增長具有至關重要的影響和作用，而且還可以滿足農業經濟在發展過程中對水利水電工程項目提出的個性化要求。除此之外，在人們的日常生活過程中，水利水電工程項目一直以來都是其中的發展重點，所以必須要意識到水利水電建設的重要性。在水利水電工程項目的規劃和建設過程中，科技檔案在其中具有非常重要的地位，會直接影響到水利水電工程的建設。在與現階段水利水電科技檔案現代化發展現狀進行結合分析時，發現整體發展狀態并不是很理想。導致這一現象出現的根本原因是由于缺乏健全的檔案管理制度，部分企業雖然建設和利用了一些比較良好的管理制度，但是這些管理制度很難真正有效的落實到實處，同時也無法與對應的監督管理措施之間建立良好的合作關系。由此可以看出，管理制度在提出以及具體應用過程中，不僅沒有取得實質性的意義和作用，而且還會導致檔案管理工作在開展時嚴重缺乏標準化、規范化。除此之外，在日常工作實施過程中，缺乏嚴謹的態度，具有非常明顯的隨意性特征，這樣不僅會導致部分檔案丟失，而且還有不少檔案無法及時歸檔處理，久而久之，就會導致水利水電檔案建設工程項目在實施過程中，一直以來都處于非常低的水平狀態。甚至無法實現進一步的深入發展，最終檔案的質量也會造成非常嚴重的影響。由于無法對工程項目的實際情況進行了解，在無形當中就會導致水利水電工程建設受到嚴重的阻礙影響。

2.缺乏及時有效的歸檔

水利水電工程項目在建設時，由于其自身會涉及到的環節和內容普遍比較多，同時該工程項目具有龐大性的特征，施工工期非常長，甚至可以達到數年。在對各種不同類型的檔案資料進行整理和歸檔時，必須要保證良好的連續性。但是由于水利工程項目的建設具有復雜性，所以勢必會很多單位共同參與其中，這也是導致人員變動比較靈活的主要原因之一。因此，在水利水電工程項目的建設過程中，其實有很多資料無法及時收集，同時也無法實現對所有資料及時有效的保存。也就是在實踐中，無法實現定期或者是及時對這些檔案進行歸檔處理，同時檔案的收集、整理和保存也面臨著巨大的困難。

3.無法實現信息資源的有效共享

通常在對各種不同類型的資料檔案進行歸檔處理時，一般都會利用傳統的方式，實現對紙質資料的收集、歸檔和保存。但是需要注意的一點就是，紙質檔案資料本身就比較容易受到損壞影響，同時也很難實長期的保存。除此之外，雖然科學技術當前的整體發展形勢比較良好，在很多領域中也實現了合理利用，但是電子與紙質檔案之間并沒有實現有效的同步，進而導致現有的信息資源很難實現有效共享。

4.現有檔案管理人員專業能力不足

水利水電工程項目在規劃和建設時，建設單位大多數都會將項目的建設和管理重點放在質量、進度以及成本等各方面的控制上，很容易就會忽視檔案管理對于整個項目的重要性。由于整個項目在建設時，對于檔案管理的意識薄弱，所以在檔案管理人員的聘請方面，也不會投入過多的關注，檔案管理更多的是以一種形式化的路線存在。在與當前檔案管理工作開展現狀進行結合分析時，發現現有的檔案管理人員大多數都是剛剛進入職場的“新人”，不僅沒有相關工作經驗，而且還有部分人員之前所學習的專業與檔案管理絲毫沒有任何的聯系。還有部分項目建設時，直接是讓工程技術人員來兼職檔案管理，這種崗位安排就是明顯的不對應，技術人員根本不知道檔案管理工作主要的流程、管理內容。所以，在整個檔案管理工作開展時，過于的被動、盲目，這也是水利水電工程項目檔案管理工作水平無法得到有效提升的主要原因之一。檔案管理工作在開展時，具有專業能力，專業知識水平偏高、有豐富實踐經驗的管理人員數量普遍比較少，所以檔案管理工作很難落實到實處，進而導致檔案管理過于混亂等各種問題發生。

二、科技檔案現代化管理在水利水電建設中的作用

水利水電檔案建設工作在具體開展過程中，其主要目的就是為了保證各種不同類型資料檔案在收集和利用時具有真實性和有效性，同時還要保證這些檔案的完整性，這樣才能夠提高這些檔案資料的整體利用率。在這一基礎上，可以與實際情況進行結合，對科技檔案進行科學合理構建和利用，這樣不僅方便實現對各種不同類型信息的分析、挖掘，而且還可以實現對這些信息的有效整合，并且將這些信息真實有效的保存在對應的檔案當中。現代化技術在提出以及具體應用過程中，具有非常明顯的優勢特點。通過對現代化方法的合理利用，可以實現對檔案的現代化管理。由此可以看出，在科技檔案現代管理理念提出以及具體落實過程中，必須要意識到其在水利水電建設過程中的重要性。同時，在與其實際應用情況進行結合分析時，不難看出科技檔案的現代化管理已經成為水利水電建設發展過程中的主要趨勢，同時也是其中必不可少的重要環節。只有保證科技檔案管理水平的有效提升，才能夠實現檔案內部各種不同類型信息的合理利用。

三、水利水電科技檔案現代化管理措施

1.提升科技檔案管理水平

現如今，越來越多的新型技術被廣泛應用在各個領域中，對于水利水電工程項目而言更是如此。科技檔案工作在具體開展過程中，由于其整個實施過程相對比較繁瑣，同時會涉及到的內容也比較多，步驟更是非常多。科技檔案工作在實施時，主要的目的就是為了實現對各種不同類型信息的收集、保存和歸檔處理等。所以任何一個步驟在具體開展過程中的有效性，勢必會直接影響到檔案管理的整體質量。因此，對于工作人員而言，必須要結合實際要求，積極采取有針對性的措施，按照標準的要求，促使水利水電科技檔案的整個管理水平可以得到有效提升。首先，在科技檔案管理工作的開展過程中，必須要保證每一個環節的實施都具有科學性和合理性，同時還要引進和利用一些具有現代化特征的軟件，促使檔案管理的整體效率能夠得到有效提升。其次，要與檔案自身的性質進行結合，這樣可以實現有效的歸檔處理，同時還要將各種不同類型的檔案進行仔細的劃分，尤其是對于一些保密性相對比較強的資料，必須要進行特別處理，這樣才能夠保證檔案管理的有效性。除此之外，由于過去使用的紙質檔案不宜儲存，很容易受到各種因素的影響出現損害，所以在對紙質檔案進行管理時，必須要格外小心，在接收到對應的紙質檔案時，必須要立即安排專門的工作人員，對這些紙質檔案的內容、紙張等進行檢查，避免出現嚴重的破損現象。另外，必須要在實踐中對一些先進的管理技術進行科學合理的引進和落實，同時還要適當加大管理過程中資金的投入力度。通過這種方式在其中科學合理的利用，可以促使檔案管理過程中的各項工作有序開展，同時還可以為這些工作的實施提供良好的環境作為支持。除此之外，還可以保證檔案管理的水平得到有效提升，促使內部各種不同類型檔案資料的使用率可以得到有效提升，真正實現科技檔案的現代化管理目的。

2.加快科技檔案管理進程

我國現如今已經全面進入到信息化時代，網絡技術的整體發形勢也比較良好。傳統的紙質檔案逐漸被當前的電子檔案所替代，電子檔案在實際應用過程中的作用和價值也越來越明顯。在水利工程項目的規劃和建設過程中，紙質檔案的數量一直在不斷減少，同時科技檔案的數量越來越多，在現階段以及未來發展過程中，科技檔案的現代化管理都將成為主要的發展趨勢。首先，在實踐中要對網絡技術進行適當的借鑒和利用，這樣可以促使科技現代化管理的進程速度得到有效提升，對檔案網絡管理平臺進行科學合理的構建和落實，同時還要對標準化的管理手段進行合理利用。其次，科技檔案數據庫在建設時，必須要引起重視，同時各個企業還要積極推進和落實數據庫的建設。科技檔案管理工作在開展時，最根本的目的就是要實現對計算機技術的合理利用，通過這種方式在其中科學合理的利用，才能夠促使檔案的檢索率得到有效提升，同時還可以為查詢提供方便快捷的條件。

3.完善檔案管理制度

在水利水電科技檔案現代化管理相關措施的制定以及具體落實過程中，要想真正實現和落實科技檔案的現代化管理，首先要做的一點就是國家必須要針對當前水利水電工程項目的建設現狀，制定出一系列符合實際要求的管理制度，同時還要保證每一個環節在實施過程中，都必須要有對應的標準作為支持。這樣做的根本目的是為了在實踐中促使檔案在整個管理過程中的形成、收集以及歸檔等，都可以利用統一的衡量標準和要求來進行管理。其次，水利水工程項目在具體開展過程中，相關企業和部門還要將檔案管理工作融入到日常的工作環節當中，提高對檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作在具體開展過程中，可以將其看作是工作考核當中非常重要的一部分，這樣可以結合實際要求，對考核內容進行科學合理的制定和落實，同時還可以實現對考核結果客觀的評價和判斷。由此可以看出，對現有的各種不同類型檔案管理制度進行不斷完善和優化，對水利水電科技檔案的現代化管理而言，可以起到良好的推動影響和作用。

4.加強電子文件管理實現資源的共享

新時期背景下，我國已經全面進入到信息化、網絡化時代，此時必須在對水利水電工程檔案管理工作進行優化和完善時，要與時代發展現狀進行結合，將先進的技術手段與檔案管理工作進行有效融合。這樣做的根本目的是為了實現電子文件的管理，同時還可以實現檔案資源的共享。首先，要在時代發展的影響下，構建和利用高效、先進的檔案管理軟件。通過該軟件在檔案管理工作中的應用，可以保證檔案管理中的目錄輸入、檔案信息資料的打印、修改等各個環節，都可以直接通過軟件、計算機來進行操作。整個操作過程不僅簡單、便利，而且準確性強，可以實現有效的儲存，同時還可以根據需求，對相關數據進行仔細的審核、分析和查詢。其次，在紙質錄入方面，必須要加快建檔速度，實現電子檔案與紙質文件檔案的同步操作，這樣可以保證現有檔案信息資源能夠實現共享。最后，要加強對電子文件管理的重視程度，這不僅是時代發展的必然趨勢，而且也是檔案管理工作在實現轉型、改革和創新發展的重要機遇。在實現電子、紙質檔案同步管理的基礎上，可以實現現有資源的歸納、整合、共享和高效利用，為水利水電工程項目的建設提供有效的檔案信息資源作為支持。

5.提高檔案管理人員的綜合素質、專業能力

由于水利水電工程項目的復雜性，與其對應的檔案管理工作在開展時，涉及的內容普遍比較多，而且整個管理難度也比較大，對管理人員提出的要求比較高。檔案管理人員在水利水電工程項目科技檔案的現代化管理理念落實過程中，必須要在以人為本的基礎上，保證其自身的綜合素質、專業能力可以得到有效提升。檔案管理人員要時刻關注如今的整體發展形勢，對科技檔案管理方面的專業內容、知識、技術、軟件等進行關注，保證現有檔案管理軟件可以及時升級、優化，為檔案管理工作的有序開展提供保證。除此之外，還要對相關水利水電工程建設的部分內容進行了解和認識，這樣在檔案管理工作開展時，即使是涉及到部分專業性的詞匯、技術等，也可以實現高效的管理，保證水利水電工程的科技檔案現代化管理水平能夠得到有效提升。

6.加強電子資料的管理力度

水利水電科技檔案管理工作在具體開展過程中，必須要結合實際要求，將電子資料管理模式合理的應用其中，這樣不僅可以滿足新時期背景下提出的個性化發展要求，而且還可以實現對各項數據高效的分析和調整。通過電子資料管理模式的引進和利用，可以構建一套具有科學性、合理性的檔案管理軟件，對整個目錄輸入、打印、修改等各個環節要素進行有效的實施，同時還可以實現對各項數據的審核、查詢和分析。保證各環節工作的順利開展，為水利水電工程項目有序開展提供檔案信息作為支持。除此之外，在紙質錄入方面，必須要盡可能加快建檔速度，實現資源工薪，保證現有資源的高效利用。另外，還要加強對電子管理工作的重視程度，這樣不僅可以加強對其日常的一系列管理力度，而且還可以真正實現電子與紙質檔案的同步管理，在實現資源共享的基礎上，可以提高資源的整體利用率，為水利水電工程項目各環節施工的順利開展提供有效的信息依據作為支持。

四、結束語

科學技術的不斷進步和快速發展，對推動水利水電科技檔案的現代化管理而言，具有實質性意義。這種管理方式的提出以及在實踐中的有效落實，對水利水電工程項目的規劃和建設而言，具有不可替代的影響和作用。同時，其不僅可以為檔案的搜集、整合、儲存等提供方便快捷的方式，而且還可以滿足科技檔案現代管理過程中提出的一系列要求。因此，必須要意識到科技檔案現代化管理在水利水電工程項目建設過程中的重要性，同時還要實現現代化、科學化的管理理念。對于企業而言，必須要提高重視程度，這樣才能夠實現對水利水電科技檔案的現代化管理。

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（作者單位：江西省水利規劃設計研究院）