檔案數字化建設實踐與發展策略

張麗

【摘要】隨著大數據時代的悄然來臨，信息化與數字化儼然成為一種常見詞匯。而檔案數字化管理的實現，一直以來都是檔案管理發展的主流趨勢。因為，數字化技術可以極大地提高檔案管理的效率，節約大量資源成本的投入。基于此，筆者結合自身的工作經驗，結合檔案數字化建設實踐的現狀，指出其存在的問題，并提出相應的發展策略，以期實現檔案數字化管理的目標。

【關鍵詞】檔案建設;檔案數字化建設;檔案信息化建設

隨著國民經濟發展水平的提高，以及網絡技術的日益普及，為人們的生活工作帶來極大變化，加之計算機廣泛應用，使得數字化技術在檔案管理工作中發揮出巨大作用。實行數字化檔案管理方式，可以充分迎合時代發展需求，也是檔案管理工作得以穩定發展的重要因素。現階段，檔案數字化管理服務需求量在持續增加，而且其操作也極為簡便。實踐表明，其在建設發展當中，存在部分問題。為解決問題，需要探索出有效解決途徑，本文在這一背景下展開論述。

一、檔案數字化建設實踐現狀

最近幾年，數字化檔案建設取得了一些成效。國家對檔案管理工作引起高度重視，并頒布了有關的檔案管理規劃，其中明確地提出進行信息化、數字化檔案建設，并列入國家發展規劃當中。據此可知，檔案信息化建設得到人們關注。自新時期以來，國家對檔案數字化建設進行了積極有益的探索，已初步實現信息化檔案管理，從而為數字化檔案建設奠定了堅實基礎。在建設檔案信息化與數字化中，數字化檔案管理顯得尤為重要。通過建設數字化管理模式，打破管理瓶頸與封閉式管理模式，使檔案管理愈發科學化與規范化，并為社會大眾提供了優質服務。同時，對于檔案管理工作提出全新標準與要求。

二、檔案數字化建設實踐中存在的問題

（一）檔案數字化管理缺少規范性。當前，大部分企事業單位在檔案管理中，存在些許不足之處，即檔案管理工作相對滯后。首先，未建立健全檔案管理模式與機制。在大部分企事業單位當中，會將多數資金投入科學技術研發等重要領域。因此，對檔案管理工作缺少重視。資金投入不足是檔案管理模式滯后的主要原因之一。其次，管理人員專業程度有待提高。在大部分企事業單位中，鮮有專門學習檔案管理的工作人員，而且在企事業單位中多由其他相關專業者兼職此項工作。所以，在專業程度上略顯不足，管理水平有限，無法有效規劃與發展檔案管理工作。還有少數專業人員即便掌握較多檔案管理知識，但未將理論知識結合實踐操作。還有少數企事業單位，非常不重視檔案管理，對崗位從業者要求不高，甚至將即將退休的員工安排到這一工作崗位上。這部分員工在進行檔案管理時，未根據現代化管理要求與規范進行操作，而且對于計算機知識所知甚少，不能嫻熟利用現代化管理手段從事這一工作，間接導致檔案數字化管理遇到難題。綜合以上情形可知，當前國內大部分企事業單位的檔案管理模式較為滯后，缺少規范化管理。

（二）檔案數字化管理認識不足。現階段，我國正處在檔案數字化建設初始階段，尚未透徹理解檔案數字化管理模式。第一，從業人員專業化程度較低，在這一崗位上工作的人員，少有對口專業出身，因此致使其專業理論素養缺失，即便為本專業出身的工作者，也會或多或少存在理論與實踐相分離的現象。第二，從業者在研究檔案數字化時，極易受限于傳統思維，創新突破意識不足。多數情形下，僅是在原有管理基礎上進行延伸與拓展，顯得非常局限，對于檔案數字化缺少深刻理解與領會，并形成認知偏差，進而使其對于數字化檔案建設具有盲目性。許多企事業單位為發展數字化檔案，會專門建立數字化檔案館。在建立中，并不具備完整的建立方案，有時會在建立后期出現資金不足等問題;在數字化檔案館使用中，因為前期的工作弊端，致使后期需要投入高昂的系統維護費用等。

三、檔案數字化建設實踐與發展的應對

（一）規范檔案數字化管理。以上論述得知，現階段大部分企事業單位在檔案管理中存在一些問題。甚至可以說許多地方的管理工作還相對滯后，而且在規范性上略顯不足。第一，最為關鍵的因素，便是未完全建立完善的檔案管理模式與機制。所以，在對這一實際現狀進行改變時，需要構建出完善的管理模式與運行管理機制，這是數字化檔案管理工作開展的主要前提條件。當企事業具有一套完善的管理模式與運行管理機制之后，其工作流程將會愈發標準且規范。第二，未解決工作人員專業水平問題。在具體招聘環節當中，招聘人員需要盡可能多招聘一些專業人才勝任這一崗位。對于那些在這一崗位上工作許久的老員工，應安排他們進行專業培訓，使他們的技能得到強化。此外，對專業人才，需要對其開展相應的理論考核與實操培訓，只有通過培訓考核，才可以賦予他們相應的職位與薪酬。大部分專業人才雖然具備較為扎實的理論知識，然而實踐能力偏弱，無法有機結合理論與實踐。因此，在安排員工培訓時，需要具有針對性，并做到人盡其才，將合適的人才放到合適的崗位上，從而使檔案數字化管理模式發揮出最大的價值與作用。

（二）科學認識檔案數字化管理。對檔案數字化管理存在的誤解，會在極大程度上制約數字化檔案管理的發展。許多從業者極易受限于傳統思維，缺少創新突破意識，在其理解當中，僅是在原有檔案管理基礎上做出相應延展。通過這一方式建設的數字化檔案，缺少科學性與合理性。所以，為改變這一現狀，應該擺脫對檔案數字化管理產生的誤解，不拘泥于思維框架。將更多的現代化思維融入其中，對數字化檔案建設進行全面創新。在遵循數字化檔案建設基礎原則的基礎上，將新穎的方法融入其中。此外，還需要對其進行資金上的合理投入，檔案數字化的科學建設，絕不可以一味貪圖發展的速度，而進行漫無目的的投資。數字化檔案建設需要科學技術與大量資金支持，技術和資金之間具有互相結合的密切關系。雖然數字化檔案建設急需科學技術提供支持，然而技術支持是以資金為基礎，若是缺少二者其中的任何一種，均會阻礙數字化檔案的健康持續發展。若是發生支持缺失的情形，可以通過以下兩種方法進行解決：第一，運用技術外包的方式。這一方式是通過對已經開發完畢的軟件進行購置，通過這一方式，實現兩類支持相互結合的最終效果。對購置的軟件應該按照數字化檔案管理的發展做出相應調整。第二，全外包形式，即是將全部數字化檔案建設工作，交由一個指定企業全權負責，但是這種形式需要投入大量資金成本。所以，各企事業單位需要根據自身實際情況，選出合適的形式，從而科學認識檔案數字化管理。

四、結論

綜上所述，為充分迎合時代發展潮流與需求，必須對傳統檔案管理方式進行改變。通過計算機系統的引用進行檔案管理，可以使檔案管理工作效率顯著提升，最大限度節約信息傳遞產生的成本。為此，本文對當前檔案數字化建設實踐與發展策略，進行深入研究與探索，期望通過論述，可以為相關方面提供借鑒與參考。

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