醫院檔案規章制度的建立標準與人員配置問題

李杰

【摘要】醫院檔案管理工作是醫院管理中非常重要的一個環節，做好醫院檔案管理工作能夠提升醫院整體水平。醫院檔案管理工作要制定出相應的規章制度，實現醫院檔案的規范化、科學化管理，大幅度提升醫院檔案管理的工作效率，促進檔案管理工作的高效運轉。本文簡要探究了如何建立更有效的醫院檔案規章制度，分析在各項規章制度下的人員配置問題，提出醫院檔案管理系統性提升建議。

【關鍵詞】醫院檔案;規章制度;建立標準;人員配置

醫院檔案管理工作是對醫院檔案進行綜合系統性管理，將各個科室的檔案進行集中收集，科學分類并進行有效的管理。建立健全醫院檔案管理工作的規章制度，首先要建立起規范化、標準化、信息化和安全化的醫院檔案管理制度，并提升醫院檔案管理工作人員的整體素質和責任意識，使檔案管理的人員配置滿足規范化和標準化的要求。

一、醫院檔案規章制度的建立標準問題探究

（一）建立規范化的醫院檔案規章制度。醫院檔案工作具有一定程度的保密性，為了確保醫院檔案工作能夠順利開展，應當建立起規范化的醫院檔案規章制度。醫院檔案部門的主要工作內容就是對醫院的檔案進行管理，檔案管理工作比較復雜，各個工作環節具有較強的關聯性，因此要建立完善醫院檔案規章制度，使醫院檔案管理工作順利進行。醫院檔案工作主要涉及收集、歸檔、整理、保管和銷毀等方面，這些工作內容環環相扣，每個環節都要保證順利完成。如果醫院檔案管理工作缺少規范化的規章制度，會使醫院檔案歸檔工作執行力下降，例如會使醫院檔案無法及時完成歸檔，一些比較重要的檔案遲遲無法歸檔，使醫院檔案丟失、損毀的風險提升，這些情況會嚴重制約醫院檔案工作的發展。為了使醫院檔案體現出規范化的一面，醫院檔案管理工作要印制統一的檔案袋，將檔案整理與驗收的標準進行規范統一，對每個工作環節進行規范管控。可以依據相關的法律法規，結合醫院的實際情況，在醫院檔案管理工作中建立相應的規章制度，為醫院檔案管理工作提供保障，避免醫院檔案丟失和損毀，讓醫院檔案管理工作有法可依，確保醫院檔案管理規章制度更具規范化。

（二）建立標準化的醫院檔案規章制度。在醫院檔案規章制度建設中，要體現出標準化。醫院檔案的收集過程中，檔案的收集是基礎也是最主要的工作內容，所以醫院檔案管理部門要對醫院檔案的收集有足夠的重視。標準化的收集程序是檔案良好收集的前提保證，也是醫院檔案規章制度的重要組成部分，醫院檔案的收集要具備一定的標準性，加強與醫院其他科室之間的聯系，明確醫院檔案文件的收集順序，對不同科室的檔案進行標準化分類，做到整理有序，方便查閱。醫院檔案管理工作者要對各個科室收集上來的檔案進行標準化管理，及時將收集上來的檔案進行整理，查看有無檔案缺失的情況發生，對收集合格的檔案及時進行貼簽、封存。防止在后期查閱檔案時，由于收集上來的檔案數量缺失或沒有達到收集標準，而產生不必要的問題。醫院檔案管理工作者要提高檔案標準化管理意識，充分認識檔案管理標準化的重要性和必要性。在醫院內部各科室積極開展檔案管理標準化宣傳，從檔案的收集源頭入手，提高人員的檔案標準化意識，促進醫院檔案規章制度的標準化建設。

（三）建立信息化的醫院檔案規章制度。醫院檔案的收集、歸檔和整理等工作比較繁瑣，要在特定的時間內完成，同時也要保證檔案的準確性。醫院信息化發展的腳步越來越快，為了配合醫院的發展，提高醫院檔案管理工作的工作質量和工作效率，應當積極在醫院檔案管理工作中加入信息化技術，實現醫院檔案管理的信息化建設。醫院規模逐漸擴大，相應的醫院各類檔案數量也逐漸增多，如果只依靠傳統的檔案管理辦法，難以實現對醫院檔案的全面管理，很容易造成檔案收集、歸檔、整理等工作效率低下，不僅消耗大量的人力物力資源，也不能有效保證醫院檔案的完整性。在醫院檔案工作中加入信息化管理理念，將傳統的紙質檔案管理辦法與新時代的信息化管理辦法相結合，有效提升了醫院檔案的工作效率。在檔案的收集、歸檔、查閱等環節進行信息化管理，不僅能更方便快捷地收集檔案，在調檔時能夠節省時間，提升了檔案的整理速度和存儲數量，同時降低了容錯率，防止檔案管理環節檔案損毀丟失。

（四）建立安全化的醫院檔案規章制度。醫院檔案具有一定的隱私性，一般情況下，在醫院檔案中涉及的個人隱私信息較多，因此醫院檔案管理規章制度的建立要體現出檔案管理工作的安全性。在醫院檔案管理的各個環節要建立嚴格的規章制度，在檔案收集過程中，要防止檔案個人隱私信息的泄露，檔案收集人員要按照工作程序完成檔案收集工作，及時在規定時間內完成檔案的收集工作，提高檔案的安全性;在對醫院檔案進行查閱時，要確保醫院檔案的保密程度，要對檔案查閱人員的身份進行核實，詢問查閱目的，對外借的檔案要讓借閱人簽字并確定歸檔時間，對高度保密的檔案進行查閱時，要逐級進行報備審批，審批通過后方可進行查閱，同時要避免將檔案帶出檔案室;對于信息化電子檔案來說，要在醫院檔案庫進行分級管理時設置密碼，防止無關人員私自下載檔案。因此為了提升醫院檔案的管理能力，建立安全化的檔案管理規章制度是非常重要的。

二、醫院檔案規章制度下的人員配置問題分析

（一）要提高醫院檔案管理人員的專業素質。醫院規模逐漸擴大，醫院檔案數量也逐漸增多，為了提高醫院檔案管理工作的質量，應當積極提升醫院檔案管理人員的整體素質和技能水平，逐漸實現醫院檔案管理工作向專業化和安全化的方向發展。要定期對醫院檔案管理工作人員進行技能培訓，提升他們的專業知識和技能水平，同時也要對他們的檔案管理規章制度進行學習，將醫院檔案管理工作與醫院的整體發展相結合，提高檔案管理人員的工作能力和責任意識。為了應對醫院檔案信息化發展，要積極培養檔案管理工作人員學習新技能，結合信息化技術，將醫院檔案與信息技術相接軌。通過熟練運用互聯網技術和電子計算機，提升醫院檔案管理工作人員的收集、歸檔、整理等工作的信息化程度。對醫院檔案管理人員的專業素質培訓，不要忽略對道德素養方面的培養，要培養醫院檔案管理人員愛崗敬業和奉獻精神。檔案管理工作是比較復雜繁瑣又比較枯燥的，醫院檔案管理人員在工作中難免會出現消極態度，為了確保檔案管理工作的質量，要積極對醫院檔案人員開展道德素質培養教育，樹立積極向上的工作精神和嚴謹的工作態度。

（二）要建立醫院檔案管理人員的考核措施。為了實現全面提升醫院檔案管理人員的工作質量，能夠更好的履行醫院檔案管理中的規章制度，應當在醫院檔案管理工作中建立相應的考核機制，從醫院檔案的收集、歸檔、整理等工作入手，對檔案的收集質量、收集時效、歸檔情況和整理情況等方面進行全面考核，并且與日常績效相掛鉤，對工作質量完成較好的人員進行相應的獎勵，對工作態度散漫，效率低下，工作質量較差的員工進行處罰。在檔案規章制度規范下，實現檔案管理人員素質的標準化、規范化建設，滿足醫院檔案管理工作的需求。

三、結語

為了實現醫院檔案管理工作的全面發展，與時代發展接軌，應當在醫院檔案管理工作中建立相應的規章制度。從醫院檔案的規章制度和人員配置方面入手，建立符合時代需要和醫院檔案管理需求的管理規則，逐步完善醫院檔案管理工作人員的合理配置問題，提高資源利用率，確保醫院檔案管理工作的高效開展，實現醫院檔案工作穩定高水平發展。

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