芻議企業電子文件單軌制歸檔管理

張軍帥 張圣敏

【摘要】計算機技術的發展與互聯網應用使企業的電子文件管理進入新階段，企業辦公系統功能的延伸使企業文件更多以電子形式存在，電子文件成為現代企業信息資源的重要組成部分。但目前企業電子文件推行的紙質、電子雙套制歸檔管理模式給企業檔案管理利用造成不便，打破傳統模式，推動企業電子文件單軌制歸檔管理是信息時代企業檔案工作的重點。

【關鍵詞】電子文件管理;單軌制;單套制

隨著互聯網技術在企業各項業務中的應用普及，業務系統的應用使企業信息流通的速度、強度和便捷度不斷提高的同時，也讓電子文件成為企業知識的主要載體，如何管理業務系統中產生的電子文件，實現企業檔案管理的最優化目標，是互聯網時代企業檔案管理的重點之一。國家檔案局《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出電子文件單軌制、單套制管理，其中對電子文件單軌制、單套制定義為不再生成紙質檔案，從辦公系統、業務管理系統中原生的、有保存價值的電子文件，僅以電子方式保存，不再生成紙質檔案，電子檔案文件的生成、運轉全業務流程均采用電子化模式在業務系統中實現管理。面對互聯網環境下企業電子文件管理的現狀，企業檔案工作人員需要逐漸改變傳統紙質檔案管理模式，實現網絡環境下電子文件的高效管理、利用。

一、企業電子文件管理現狀

隨著互聯網計算機技術的發展，企業業務大多通過信息系統實現業務流轉，OA系統、檔案管理系統等在企業實現普及應用。但是對于辦公系統中產生的電子文件，目前絕大多數企業仍采用線下歸檔的方式，將業務系統中的電子文件進行紙質輸出，而后實現歸檔管理;部分電子文件雖然實現系統在線電子歸檔，但仍會同時進行線下歸檔。目前，企業電子文件的歸檔仍以“雙套制”歸檔為主，不僅浪費企業資源，提高企業管理成本;同時，視頻、音頻等特殊類型的電子文件并不能徹底還原成紙質文件輸出，即便是部分文本能以紙質文件形式展現，但其文件的真實性、完整性以及相關元數據背景信息無法得到完整體現。企業電子文件管理方式需要適應互聯網時代的改變。

二、企業電子文件單軌制歸檔管理應用面臨的問題

（一）受眾對電子文件真實性的接受程度。電子文件的真實性包括環境認知、制度規范、管理活動、技術系統，涉及電子文件形成、歸檔移交、保管利用。電子文件是互聯網時代信息技術發展的產物，作為一種新的文件形式，其真實性、有效性并未得到全社會的公認，人們相信政府機構、部門或者個人帶有簽章的紙質文件，更相信紙質文件“白紙黑字”的真實性，對電子文件真實有效性的認知和接受程度并不高，間接導致當前企業電子文件歸檔仍需要紙質歸檔。

（二）業務系統安全可靠性。電子文件系統作為基于網絡的辦公系統，對網絡的依賴性非常大，地區網絡的可靠性與穩定性會對系統的運行造成波動。同時，企業服務器的配置、運維人員、業務系統使用人員水平不一。另外，企業業務系統、電子文件系統的穩定運行需要服務器，基礎環境的軟硬件投入不足對業務系統的可用性及穩定性有極大影響。

（三）電子文件系統設計規范與業務系統對接。通過電子文件管理系統實現企業電子文件的生成、收集、整理、歸檔、利用、處置的全過程管控，進而實現企業電子文件規范管理、永久保存、安全保密、高效利用的目標，同時通過對電子文件管理技術和企業文件管理制度的有效配合，使電子文件能夠對企業生產經營活動進行真實、全面、完整的記錄，從而實現電子文件的價值，在文檔系統中直接實現電子文件的直接歸檔，但目前大部分文檔系統設計并未完全實現電子文件的在線歸檔管理。同時文檔系統與業務系統在數據的屬性、格式等基礎信息存在差異，在電子文件的形成環節，檔案管理人員存在缺位，兩類系統直接的數據對接對在線歸檔造成不利影響。

（四）企業檔案工作人員檔案意識的轉變。傳統的企業檔案工作以紙質檔案的形式完成，計算機技術的普及應用，紙質文件逐漸被業務系統的電子文件所替代。企業檔案工作人員對紙質檔案的歸檔管理已有多年的工作總結、流程、方法與制度，但電子文件的形式特征與內容與傳統紙質歸檔文件管理有較大差別，企業檔案工作人員的思想觀念與行為習慣與電子文件歸檔管理存在差異。

（五）復合型檔案人才缺乏。電子文件單軌制歸檔管理下，企業檔案工作人員不僅需要學習掌握傳統的企業檔案管理理論知識、檔案管理制度規范，同時也需要了解信息技術、電子文件系統與業務系統數據屬性，電子文件的歸檔管理需要復合型的檔案知識技能。但當前企業檔案工作人員的知識技能與檔案工作的結合發展存在差異，不能完全適應電子文件單軌制歸檔管理的需要。

三、企業電子文件單軌制的可行性

（一）國家檔案事業發展規劃的要求。國家檔案局《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確提出要加強電子文件管理，制訂相關標準和規范，明確提出各類辦公系統、業務系統產生的電子文件歸檔范圍和電子檔案的構成要求;加強對業務系統電子文件歸檔管理，制訂和完善信用、交通、醫療等相關領域的電子數據歸檔和電子檔案管理的標準和規范;在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點。企業文檔工作部門可根據企業檔案工作實際，部署應用相應的企業文檔管理系統，逐漸實現企業業務系統文件的單套歸檔管理。

（二）計算機信息技術的應用。電子文件管理系統是電子文件管理綜合解決方案的要素之一，也是維護電子文件真實性、完整性、可靠性，留存數字記憶的基點。圍繞文檔、圖片、音頻、視頻、表格數據等電子文件建立融合企業業務流程的電子文件系統，采用先進的數據庫支持與管理系統進行數字化、歸檔、分類、查詢利用，在業務流程設計及技術上已經不存在困難，隨著互聯網技術在各行業的應用，企業可根據業務流程需要采購市場成熟的文檔管理系統，同時也可根據自身業務需求，部署上線個性化文檔管理系統，企業需要處理的電子文件，都可以使用電子文件管理系統進行有效的管理、應用。

（三）信息的核心元數據無法通過紙質文件表達。業務系統在企業的發展應用，使得系統中的數據從產生之初即帶有各種特有的元數據信息，包括具體的時間、責任人、流轉人、格式、流程修訂記錄等，這些信息在以紙質介質輸出時根本無法得到表達和保存。在不造成企業資源浪費的同時盡可能保存更多的電子文件元數據信息，需要對其進行線上歸檔管理。

（四）規章制度保障。實現電子文件單軌制、單套制的歸檔管理，需要相關標準制度的支持。國家檔案事業發展規劃為其未來發展提供了方向，同時國家也相繼發布《電子文件管理系統建設指南》《電子檔案管理系統基本功能規定》《建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《電子文件長期保存格式需求》等規章、標準。現階段已可通過采用成熟的數據標準化處理與元數據結構，實現元數據描述電子文件背景信息的準確性，進而保證電子文件的真實、安全、可靠、完整以及可利用。

（五）電子文件單軌制歸檔管理是信息時代的必然趨勢。企業檔案工作的根本目的在于保管利用，為企業經營管理創造價值，計算機技術的發展應用不僅為電子文件歸檔管理提供快捷、有效的管理手段，同時也拓寬了企業檔案信息資源快速利用的途徑，減少企業檔案工作人員的勞動量，提高檔案的歸檔質量與檔案利用的檢索速度。隨著電子文件歸檔相關規章制度的頒布，電子文件的單軌制歸檔管理將是信息時代企業檔案管理的必然趨勢。

（六）經濟性。傳統企業檔案管理模式下，業務系統產生的電子文件主要采用線下紙質歸檔方式。與傳統紙質歸檔相比，有幾點不同：一是單軌制電子歸檔在存儲空間上主要依靠數據硬盤、網盤，不需占用大量的庫房空間。二是電子歸檔由于數字存儲，不易受到外部環境影響，保存壽命相對較長，而紙質檔案由于其紙張特性，長期保存容易受到環境因素的影響而損壞。三是電子歸檔可以通過系統業務流程設置在線直接完成歸檔，不需要大量的人力進行紙質裝訂、整理，節省企業人力資源支出。由于企業對檔案管理的質量要求不斷提高、信息的質量和管理范圍不斷擴大，通過系統實現電子文件單套制歸檔，其經濟性將日益凸顯。

四、企業電子文件單軌制管理的意義

（一）提升企業信息資源管理水平，推動數字化企業發展。電子文件管理系統解決了文件元數據的標準化，文件的分類管理，并通過多庫建立實現了不同業務系統文件的多類從屬管理問題，同時系統中電子文件的權限管理和審批發布機制，提高了電子文件使用過程中的安全性、準確性，電子歸檔管理系統依靠強大的檢索與分類體系可以實現企業文檔的多維度展現，適應不同用戶習慣對電子文件的分類管理與多維度檢索。電子文件的單軌制管理將為企業檔案信息資源的收集保管、開發利用提供更為便捷的方式。

（二）實時歸檔，提高企業辦公效率。電子文件單軌制歸檔管理可以使企業業務信息系統與企業檔案管理系統實行數據對接，業務信息系統在流程結束后通過系統配置直接進行實時在線歸檔，實現誰負責，誰歸檔。將企業檔案部門的文檔管控職能延伸到企業業務流程的前端，避免企業檔案部門最終大批量的電子歸檔，提高企業文檔工作效率。

（三）節省企業人力資源。傳統企業檔案“雙套制、雙軌制”歸檔的環節需要眾多企業檔案管理人員對檔案進行紙質輸出、裝訂、上架等工作，需要大量的企業人力資源與人力成本。電子文件單軌制歸檔管理實現企業電子文件通過業務系統實現自動、在線歸檔，企業僅需檔案工作人員對業務系統進行規則配置、流程監控、糾偏等，使企業檔案管理脫離傳統的繁瑣整理環節，節省企業人力資源。

五、結束

電子文件的單軌制、單套制歸檔管理是信息時代企業電子文件管理發展的必然趨勢，企業檔案工作者應結合自身企業檔案工作實際，緊跟信息時代的潮流，提升知識技能，推動企業電子文件檔案管理的提升。

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