高校人事檔案管理工作創(chuàng)新策略探究

耿偉娜

【摘要】人事檔案管理，是保障高校的人員管理以及人才推薦得以展開的重要工作內(nèi)容。本文根據(jù)我國(guó)高校在人事檔案管理工作中的內(nèi)涵、特征及其意義等方面入手進(jìn)行分析，探討在實(shí)際工作中，應(yīng)當(dāng)采取哪些策略對(duì)高校人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，以此來提升其工作質(zhì)量以及工作效率。

【關(guān)鍵詞】高校管理;人事檔案;工程創(chuàng)新

高校對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，是當(dāng)前高校在快速發(fā)展的過程中所面臨的必然趨勢(shì)。為了進(jìn)一步提升高校人事檔案管理工作的效果，在實(shí)際工作的展開過程中，需要根據(jù)當(dāng)前高校人事檔案管理工作的發(fā)展方向來進(jìn)行研究，并采取對(duì)應(yīng)的策略進(jìn)行調(diào)整，確保創(chuàng)新工作順利實(shí)施。

一、高校人事檔案管理工作創(chuàng)新的意義

加強(qiáng)高校人事檔案管理工作創(chuàng)新，是實(shí)現(xiàn)人才管理科學(xué)化、規(guī)范化、高效化的重要措施。在實(shí)際工作中，一個(gè)高校能否實(shí)現(xiàn)其人事檔案管理工作創(chuàng)新，會(huì)直接或間接關(guān)系到對(duì)人才進(jìn)行選拔時(shí)的公平性。同時(shí)，人事檔案管理工作關(guān)系著預(yù)選人員的相關(guān)信息能夠否快速高效地進(jìn)行調(diào)用，以方便人事管理部門以及決策者對(duì)其進(jìn)行篩選、調(diào)配與考核，確保對(duì)應(yīng)人員能夠滿足學(xué)校或人才需求單位的用人標(biāo)準(zhǔn)，保障人才分配、推薦、調(diào)用的合理性。

二、高校人事檔案的概念與特征

高校人事檔案指的是，高校對(duì)其內(nèi)部人才的成長(zhǎng)經(jīng)歷，學(xué)習(xí)與工作經(jīng)歷進(jìn)行準(zhǔn)確記錄的文件材料，儲(chǔ)存人才在人事、勞務(wù)、學(xué)歷、職稱等方面第一手原始材料，是高校進(jìn)行人事考核時(shí)最為基本的一項(xiàng)依據(jù)。而在實(shí)際應(yīng)用的過程中，高校人事檔案往往具備有全面性、流動(dòng)性、現(xiàn)實(shí)性、機(jī)密性等特征，其具體表現(xiàn)為：

（一）全面性特征。在高校人事檔案中，往往包含了對(duì)應(yīng)人才各類活動(dòng)中的具體行為與結(jié)果。比如，其學(xué)歷檔案、專業(yè)情況、工作履歷、職稱材料、政治材料等內(nèi)容。能夠如實(shí)地將其個(gè)人的整體能力素養(yǎng)體現(xiàn)在其中，概括了人才的整體經(jīng)歷。

（二）現(xiàn)實(shí)性特征。因?yàn)槿耸聶n案是由反映人才真實(shí)個(gè)人情況的多種材料所組成的，所以高校能夠通過人事檔案獲得人才的實(shí)際工作情況，保障高校人事分配的合理性。

（三）流行性特征。因?yàn)槿瞬攀袌?chǎng)具備流動(dòng)性，而人才自身也經(jīng)常處于流動(dòng)的狀態(tài)中，因此人事檔案具有流動(dòng)性的特點(diǎn)，特別是在如今高校人才流動(dòng)較為頻繁的狀況下，高校人事檔案需要隨著人才到新的單位，而負(fù)責(zé)管理人才檔案的部門往往會(huì)隨之發(fā)生變化。

（四）機(jī)密性特征。人事檔案因?yàn)榉从沉巳瞬诺默F(xiàn)實(shí)特征，為此人事檔案一旦被對(duì)應(yīng)單位以外的人了解，便會(huì)對(duì)人才的個(gè)人隱私造成影響，所以在工作中要保障人事檔案的機(jī)密性，避免人才的個(gè)人利益受到損失。

三、高校人事檔案管理工作創(chuàng)新策略

（一）健全制度體系。在高校人事檔案管理工作創(chuàng)新時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)保證制度在建設(shè)的過程中，其體系相對(duì)完整與健全。并且制度體系得到完善且全面構(gòu)建后，其工作效率能得到根本的提升。為此，需要根據(jù)當(dāng)前我國(guó)所制定的《檔案法》《檔案管理辦法》等法律條款與規(guī)定，構(gòu)建起一個(gè)完善且健全的檔案管理機(jī)制。隨著檔案管理工作的信息化發(fā)展，高校想要保障信息檔案在歸納以及存儲(chǔ)上的合理應(yīng)用，就要對(duì)管理機(jī)制相關(guān)問題進(jìn)行明確，從而在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的量化與目標(biāo)化。檔案管理制度的相關(guān)責(zé)任應(yīng)當(dāng)具體落實(shí)到個(gè)人身上，以此規(guī)劃出人事檔案管理工作的相關(guān)薪酬分配、人員調(diào)度、責(zé)任承擔(dān)以及激勵(lì)機(jī)制，使檔案管理人員的日常行為規(guī)范與工作積極性得到保障。同時(shí)，在人事檔案的調(diào)用、查閱、保密等機(jī)制的建立過程中，高校應(yīng)對(duì)相應(yīng)的管理權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的分配與管理，使整體檔案管理工作安全指數(shù)得到大幅度提升。

（二）加大資金投入。隨著高校的發(fā)展，在進(jìn)行人事檔案管理過程中，諸如手工檢索、人工管理等傳統(tǒng)的人事檔案管理措施已經(jīng)被逐漸淘汰。高校如果想要自身跟隨現(xiàn)代管理的步伐，就應(yīng)當(dāng)加大對(duì)人事檔案管理設(shè)施的資金投入，通過利用掃描儀、電子閱讀設(shè)備等現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，大幅提升人事檔案管理的效益。為此，高校應(yīng)當(dāng)注意在此方面的資金投入力度，并在購(gòu)置相應(yīng)設(shè)備過程中做好申報(bào)、采買、驗(yàn)收等一系列工作，保障設(shè)備的質(zhì)量與使用安全。利用信息化技術(shù)搭建相應(yīng)的信息化檔案管理平臺(tái)，可以使學(xué)生在就業(yè)、深造等工作時(shí)所需的檔案調(diào)用任務(wù)變得更加便利。在此基礎(chǔ)上，依靠信息化檔案管理平臺(tái)的搭建，高校在加大資金投入力度，提升管理效率的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)在管理方面進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，確保檔案管理人員在信息化管理模式下，能夠迅速適應(yīng)其自身所應(yīng)負(fù)責(zé)的相關(guān)工作，使管理與信息化建設(shè)相互接軌，大幅提升人事檔案資源管理的效率。

（三）提升檔案資源的開放度。提升檔案資源的開發(fā)程度，是高校人事檔案管理工作創(chuàng)新視角下所提出的一項(xiàng)重要策略。這是由于在實(shí)際工作中，高校人事檔案管理工作的目的是服務(wù)于學(xué)生以及高校。通過對(duì)檔案資源開放度的提升，高校的人事檔案管理工作，能夠更加高效地體現(xiàn)自身作為信息傳遞媒介的重要職責(zé)，使學(xué)校的各個(gè)部門在進(jìn)行人事交流以及人才推薦的過程中，能夠更加準(zhǔn)確地查找符合標(biāo)準(zhǔn)的人才，并征求其意見，確認(rèn)學(xué)生是否愿意前往相應(yīng)的單位進(jìn)行面試或測(cè)驗(yàn)。同時(shí)，在此過程中需要注意的是，實(shí)現(xiàn)人事檔案之間的流通以及共享，并不代表對(duì)人事檔案資源完全開放，要在校內(nèi)進(jìn)行資源開放流通的基礎(chǔ)上，做好對(duì)人事檔案資源信息化管理系統(tǒng)的安全建設(shè)工作。例如，天津一所高校在實(shí)現(xiàn)校內(nèi)資源流通的過程中，十分注意對(duì)校園網(wǎng)絡(luò)信息安全的建設(shè)工作，在自身構(gòu)建起相對(duì)完善的網(wǎng)絡(luò)信息安全措施后，還借鑒了國(guó)外一些先進(jìn)的信息安全管理措施，使信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性得到了大幅提升，有效杜絕了不法分子對(duì)高校人事檔案信息的竊取行為。

（四）建設(shè)專業(yè)隊(duì)伍。無論高校采取的是先進(jìn)的信息化人事檔案管理措施，還是傳統(tǒng)的人工管理，人事檔案管理人員自身的專業(yè)能力以及綜合素質(zhì)都是影響整體管理工作質(zhì)量與效率的關(guān)鍵性因素。隨著教育事業(yè)的發(fā)展，進(jìn)入高校就讀的學(xué)生數(shù)量逐漸增加，使得人事檔案管理人員的工作壓力不斷加大。為此，除了建設(shè)完善的制度體系以及信息化的管理模式外，高校還應(yīng)當(dāng)注意檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)狀況，培養(yǎng)具備過硬職業(yè)技能素養(yǎng)與優(yōu)良職業(yè)道德品質(zhì)的創(chuàng)新人才，使學(xué)校進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)更加堅(jiān)實(shí)。例如，高校在進(jìn)行隊(duì)伍建設(shè)時(shí)，可以通過定期組織培訓(xùn)或是接受專家指導(dǎo)與講座的方式，帶領(lǐng)人事檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)相關(guān)的管理知識(shí)結(jié)構(gòu)，并通過建立完善的考核制度，將管理人員的工作效果與其薪酬待遇相關(guān)聯(lián)，以此保障管理工作的質(zhì)量。此外，在進(jìn)行人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)時(shí)，要注意招聘工作的公開透明;人員的升遷也要做到公平競(jìng)爭(zhēng)、優(yōu)勝劣汰，保障人事檔案管理團(tuán)體的工作能力，使其能夠更好地服務(wù)于高校人事檔案管理創(chuàng)新工作當(dāng)中。

四、結(jié)論

綜上所述，在高校人事檔案管理工作創(chuàng)新過程中，需要采取健全制度體系、加大資金力度、提升檔案資源開放度、建設(shè)專業(yè)管理隊(duì)伍等策略對(duì)其予以開展，使高校人事檔案管理工作能夠在制度、設(shè)備、利用率、安全、管理人才等方面得到保障，以此實(shí)現(xiàn)整體工作在質(zhì)量以及效率上的提升。

【參考文獻(xiàn)】

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