科學高效管理人事檔案

李嫦青

【摘要】要想使高校管理人事檔案服務工作得到進一步的提升，可以從多個路徑入手，例如檔案的查借閱、檔案的管理、檔案的管理人員以及檔案的收集等，由此更加高效且科學地管理高校干部人事檔案。本文先對高校人事檔案服務工作內容及其重要性進行簡單概述，再對提升高校干部人事檔案工作服務水平的具體路徑進行進一步探究。

【關鍵詞】人事檔案;高校干部;路徑;服務水平

對于高校的綜合競爭力及其今后的發展來說，人事檔案發揮著不可小覷的作用和影響。在我國，高校是聚集大量高素質人才的地方，因此如何對人事檔案進行科學有效的管理，如何記錄才能將人才在科研、教學、管理等方面的杰出表現以及個人特征進行準確描述和記錄，如何建設更加優秀的科研、教學、管理相關隊伍，如何對人才進行更加合理的利用，如何將教師們的學術潛力充分調動起來，如何研發出更多高水平、高質量的科研成果，以上這些問題都是高校在今后發展中非常有必要進行探索和研究的。

一、高校人事檔案管理服務工作的具體內容

（一）為干部人事檔案提供收集服務。確保檔案服務工作能夠順利展開的前提就是檔案的收集工作，檔案管理工作可以總結為“收管用”三個環節，而檔案的收集工作則是其中最基本也是最重要的一個環節，要求其具有一定的規范性。對于那些分散于其他不同地方的檔案資料來說，通過建立并健全相關的收集方式以及接收制度，可以更加科學有效地將相關檔案進行收集，并歸到檔案室或者檔案館中。對于檔案管理工作的整個流程來說，檔案收集工作可以說是整個工作的起點。對于一個高校干部的考核、培養以及晉升任用等方面來說，其與高校是否能夠將干部人事檔案進行全面、及時、準確、規范的收集有直接的關系。

（二）為干部人事檔案提供保存服務。對于檔案管理工作來說，對檔案進行保存是其中一項尤為重要的工作環節，干部人事檔案保存服務指的是科學合理擺放已收集的檔案資料，以免檔案出現破損、丟失等意外情況，從而使檔案能夠長久保存下去。檔案保存服務質量的好壞直接影響著檔案的安全、保密以及完整性，同時也和人事部門干部的任職有著直接關系，尤其會影響高校教職工的自身利益。一旦由于檔案保存的安全措施不完善而導致檔案資料出現丟失，那么就會嚴重威脅到檔案的安全、保密、完整性，對于管理層來說，也將會面臨嚴峻的問題。由此可見，對于高校干部人事檔案服務來說，檔案保存過程中確保其保密性尤為重要。

（三）為干部人事檔案提供查借閱服務。由具有相關資質的團體或者個人，首先提出查閱或者借閱檔案的相關申請，填寫相關申請表后交由檔案室。之后再由檔案管理相關部門驗明身份后，提供其所需查閱或借閱的檔案。對于高校干部人事檔案來說，由于將干部個人成長的過程全部詳細記錄其中，因此具有很大的真實性和獨特性。其不僅具有很大的歷史價值，而且還需要長期完好保存下去，如此才能在今后的高校干部選拔考核管理中提供一定的參考價值。

二、高校人事檔案管理服務工作的重要性

（一）可以作為歷史研究的寶貴資料。對于人事檔案來說，其中記錄的時間及情節都是非常真實具體的，因此對于歷史研究來說，可以作為寶貴的資料，在進行歷史考證時可以作為一種權威和可靠的參考資料。高校作為一個人才濟濟的地方，只有對人事進行更加合理科學的管理，才能促使其不斷進步與成長，對于社會發展及人才管理才能具有更大的影響和價值。

（二）可以作為挖掘人才的重要工具。對于高校檔案來說，高校人事檔案是其中重要組成部分。人事檔案所記錄的是教師的思想品德、薪資水平、家庭背景、工作經歷、健康狀況、科研水平、專業能力、教育背景、獎懲情況等等，其可以充分將教師的道德表現及個人經歷真實反映出來，因此對于高校引進、選拔、使用、培養人才來說，可以作為一個考核的基本資料。

（三）可以推進人才的高效流轉。學者以及高層次知識分子在所有的學校管理要素中，屬于最具動態性、擴張性以及可持續性的，其將所有的人力、信息、物質等資源有機整合在一起，從而成為最大限度發揮事件效率的因素。作為高校管理的基礎工作，要想使學生的競爭力快速提升，人事檔案管理工作是根本支撐。

三、如何在大數據背景下實施文書檔案信息化管理

（一）將檔案收集服務水平進行提升。定時收集、補充收集、定向收集、跟蹤收集等這些收集方式，在進行檔案收集的時候都可以靈活加以運用。例如，如果出現了檔案存在不準確或者遺漏的信息，需要相關工作人員及時予以補充，還需要將補充的信息核對準確，從而確保檔案信息的完整和真實。如果高校干部出現了如職稱評定、進修、晉升等這種小規模、臨時性的變動，則相關工作人員需要將變動情況進行及時了解和掌握，并安排相關人員與該高校干部進行聯系。對于那些日常檔案的變更，比如季度考核、期末考核、年終考核等等，需要先將匯總方式擬定，例如定向匯總、定期匯總等，最大限度提升工作效率。

（二）將檔案保管服務水平進行提升。想要有效提升高校干部人事檔案保管整體水平，在如今信息化的時代背景下，首先需要將干部人事檔案的信息化基礎設施建設起來。對干部人事檔案進行信息化建設時，建設初期需要綜合高校的實際情況進行考慮，事先將檔案信息化建設進行整體規劃，將相應的信息化標準及信息化范圍制定下來，再結合制定的方案將檔案信息化設備進行有針對性的購入，如此一來，才能夠將檔案信息化建設工作進行進一步的完善。對于干部人事檔案來說，除了需要以電子保存為基礎，還需要將檔案進行科學合理的分類，對干部人事檔案利用計算機技術進行高效處理，從而將信息進行更加有效的利用。除此之外，在對人事檔案進行信息化建設后，還需要將安全管理問題充分重視起來。與紙質文檔不同，電子文檔是通過互聯網進行數據傳輸的，而且如今的網絡都是公眾對外開放的，一旦有人通過某些非法的行為對數據進行竊取、偽造或者篡改，帶來的損失將是極為嚴重的。

（三）將檔案查借閱服務水平進行提升。以干部人事檔案的信息化建設為基礎，需要對檔案進行進一步的整理和編目，整理完成后再將檔案信息上傳到專業網站上，將公共查詢的權限進行設置和開通，從而為人們提供日常的檔案查借閱服務。如果高校干部發生了相關的人事變更，其獲得權限后可自行通過網絡對個人信息進行變更，從而更加高效、及時地對檔案進行更新，實現檔案的動態管理。此外，想要提供更好的查借閱服務，還需要及時將相關的硬件、軟件設備進行更新，對于檔案管理網站需要相關人員切實做好維護工作，以便人們可以更加高效地進行查借閱，從而最大限度提升檔案的利用率。

四、結語

結合以上觀點，作為匯聚著我國人才的重要地點，高校如何才能對優秀人才的人事檔案進行科學高效的管理，如今已經成為務必要進行探索的問題。對于高校來說，干部人事檔案具有至關重要的作用，可以作為歷史研究的寶貴資料、作為挖掘人才的重要工具，也可以推進人才的高效流轉，因此加強其信息化建設至關重要。通過將檔案收集服務水平進行提升、將檔案保管服務水平進行提升以及將檔案查借閱服務水平進行提升，可以使我國高校干部人事檔案的整體服務水平進一步提升。

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