公路行業人事檔案的管理與利用研究

尚陽陽

【摘要】科學合理地對人事檔案進行管理和利用，能夠在很大程度上為發現人才、使用人才以及管理人才提供幫助。在改革開放和市場經濟影響的背景下，人事檔案管理工作也發生了一定的改變，只有不斷創新和優化人事檔案的管理和利用，才能為人事檔案管理和利用提供有效的保障。

【關鍵詞】公路行業;人事檔案;管理利用

眾所周知，每一個人的學歷和資質等實際情況都會被真實準確地記錄在人事檔案中，同時和勞動保障組織關系以及工資待遇等有著密不可分的聯系。將人事檔案管理工作做到位，再通過合理利用人力資源，可以維護勞動者的合法權益。人事檔案有著真實性、全面性、動態性以及機密性等特點。因此，在對人事檔案進行管理和利用的過程中，一定要綜合分析行業發展的基本特點等其他各種因素。

一、人事檔案可以為公路行業發展提供幫助

做好人事檔案的管理和利用工作，可以為公路行業的發展提供很大的幫助。第一，能夠整合公路行業中的人力資源，將人力資源潛力最大程度發揮出來，為公路行業的可持續發展奠定穩定的基礎。第二，可以為公路行業工作人員的人本化管理提供參考依據，在提升工作人員工作積極性的同時，促使工作人員對公路行業有一定的歸屬感。比如通過人事檔案，可以全面了解每一位工作人員家庭的實際情況，針對家庭經濟困難的員工，公路行業可以實際情況為基礎，對其給予適當的幫助，為了避免在日常工作中出現意外事件，可以通過人事檔案了解每一位員工的身體狀況。除此之外，以人事檔案中每一個人的業績和資質等內容，可以對每一位員工的任職崗位作出合理安排。第三，科學合理地對人事檔案進行管理和利用，能夠提升公路行業內部的管理效率，為了對公路行業工作人員進行嚴格的管理，應對每一位工作人員的性格、個人能力、個人水平以及個人發展需求等有一個全面的了解，這對公路行業內部人員制定激勵制度有良好的促進作用。

二、分析公路行業人事檔案的管理和利用

（一）對公路行業人事檔案作出規范化的管理，提升人事檔案的利用質量。若想在提升人事檔案利用工作質量的同時，對公路行業人事檔案做出規范化的管理，可以按照以下內容進行：第一，在收集完成相關檔案材料之后，以檔案的具體內容和用途為基礎，嚴格按照相關要求對檔案材料進行一定的篩選和鑒別。完成上述內容之后，在第一時間歸檔處理各種檔案材料，在審核檔案的過程中，應清除相同或者無用的材料，補充缺少的檔案材料，如果發現檔案材料出現修改或者造假等問題，應在第一時間上報給上級部門或者領導。另外，一定要準確分出各類檔案資料，其主要是為了保證人事檔案的全面性。比如針對黨團材料來講，其中應包含入黨或入團志愿書、申請書以及組織推薦信等;而學歷材料則應保證其具備完整的學生入學通知、學生信息登記表、學生成績表以及學生個人畢業信息登記表等。第二，只有做到人事檔案的嚴格排序和編目，才能方便后期人事檔案的查找，在排序和編目人事檔案的過程中，可以利用主次關系或者時間順序等排序法，當完成排序之后應及時編寫好目錄，其主要是為了保證檔案材料目錄符合檔案內容。針對人事檔案中存在的字跡模糊，或者載體變質等現象，相關工作人員要對其進行復制抄寫或者打印，如果出現材料規格和裝裱準則不符的情況下，可以采取有效措施進行統一規格。人事檔案材料的統一規格，不僅可以方便檔案材料的管理，也可以提升檔案材料的整齊美觀性。如果檔案中含有金屬制品，相關工作人員應將金屬制品拆除之后方可進行歸檔，其主要是為了增加檔案材料的使用年限。另外，在整理完成檔案材料之后，應對其裝訂成卷，將裝訂孔打在材料的左側，利用統一規格的卷盒或者卷皮等，將檔案號、檔案人姓名、檔案人出生年月日、檔案人籍貫等相關信息填寫在卷盒上，在完成裝訂之后，工作人員要對其進行嚴格的審核校對，只有保證其質量達到相關標準才可以入庫保存。

（二）對人事檔案進行信息化管理，提升利用率。做好人事檔案管理的信息化建設，無論是檔案資源的傳遞，還是檔案資源的共享，都能提供很大的幫助。另外，也能加強提升人事檔案的利用率。首先，相關工作人員要加大人事檔案專用數據庫的研究和開發力度。公路管理部門和國家要以人事檔案利用要求為基礎，對公路行業人事檔案專用管理系統作出研發，在此過程中，應保證公路行業人事檔案專用管理系統具備良好的先進性、可靠性以及通用性，其主要是為了避免因為各級單位單獨設計的原因，而導致檔案資源無法進行科學合理的傳遞和共享。在建立公路行業人事檔案專用管理系統時，可以按照以下內容進行：首先，將紙質或者其他載體的檔案材料轉變成電子檔案，在電子檔案信息中應具備完整的人員信息，比如學習和培訓的實際情況、誠信記錄以及科研結果等。將檔案材料信息庫和人才資源信息庫融合在一起。如此一來，可以通過人事檔案的信息化管理，為綜合利用檔案材料和人才交流提供一定的幫助，值得注意的是，要加強更新和完善數據庫中的檔案數據，以此來提升管理系統的利用效能。其次，開展公路行業人事檔案信息化管理階段，在完成研發或者建設信息管理系統之后，如果想要為檔案信息的安全性提供保障，則需要加強系統分級管理，以公路行業人事檔案中相關信息的保密性和安全性要求為基礎，制定出檔案資料的保密等級，不同檔案中的人員部門和單位等訪問權限，也要分別以實際情況為基礎，設置出不同的訪問權限，這樣檔案利用人員可以在被授權的范圍內查看相應的檔案資料，從而保證人事檔案可以在公路行業之間實現信息資源的共享。

（三）完善和優化利用服務工作，將人事檔案的作用最大程度發揮出來。具體來講，合理利用人事檔案主要是為了對檔案中信息資源進行合理開發，如果想要保障檔案資源開發的科學合理性，則需要相關人員和部門高度重視檔案利用服務工作。第一，確定檔案利用范圍和方式，比如針對公路行業中的干部檔案，應以相關規定為基礎。在利用人事檔案的過程中，應以查閱和借閱的相關規定為基礎，提升利用過程的規范性。將被動服務和主動服務有效融合在一起，可以起到優化人事檔案利用的作用。除此之外，針對人事檔案中出現的變動情況，管理人員一定要對其進行登記，并及時錄入系統，這樣可以為檔案使用人員提供準確的信息。第二，高度重視優化人事檔案的利用環境。在公路行業人事檔案的管理應用中，不僅要建立良好的檔案利用信息系統，也可以實際情況為基礎，建立相應的人事檔案查閱室。在人事檔案閱覽室完成相應的查閱。通過這種方式，不僅能為公路行業人事檔案的安全保密性提供有效的保障，而且也能在很大程度上避免檔案資料出現丟失以及泄密等現象，從而使檔案服務水平有大幅度的提升。如果想要為管理人員監督和檢查檔案的使用情況提供幫助，可以由管理人員指導檔案利用人員對檔案資料作出查閱，同時管理人員也可以回答檔案利用人員所提出的問題。除此之外，提升服務意識，積極為人力資源的開發和利用提供重要信息。

三、總結

綜上所述，做好公路行業的人事檔案管理工作，可以提升公路部門內部人員的管理水平。如果想要對人事檔案作出合理的管理和利用，則應改變傳統管理模式，以現階段的檔案管理要求為基礎，建立更加先進和完善的檔案管理模式，這樣可以提升檔案利用的規范性、科學性以及有效性。

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