新時代流動人員人事檔案信息化建設探析

張波

【摘要】本文針對流動人員人事檔案管理的現狀，具體分析檔案管理存在的問題，并提出推進檔案信息化建設的措施，冀此提升人事檔案管理水平，為流動人員的順利流動提供有力保障。

【關鍵詞】流動人員;人事檔案;信息化

進入新時代，隨著社會經濟的迅速發展，人員流動日益頻繁，人才需求量日益增加，人員的流動促進了經濟發展。然而，傳統的人事檔案管理難以滿足社會的需求。所以，加強流動人員的檔案管理信息化建設，能更好地服務流動人員，在保障流動人員合法權益的同時，更有利于社會的發展和穩定。網絡技術的廣泛應用，信息化成為檔案管理的一種發展趨勢，對人事檔案信息化提出了更高的要求，對流動人員人事檔案的管理和使用提出了新的挑戰。

一、流動人員人事檔案管理的現狀

（一）管理方式落后。當前，大多數流動人員人事檔案采取紙質管理方式，流動人員的流動較為頻繁，人事檔案的轉移等程序比較繁瑣，流動人員的人事檔案難以及時更新，這也會對檔案的實效性產生一定的負面影響。加上檔案管理的專業化程度不高，資金投入不足，檔案管理的設施設備落后，制約了信息化水平作用的發揮。

（二）重視程度不夠。從用人單位來看，對流動人員人事檔案管理工作缺乏足夠的重視，特別是中小型民營企業和非公有制企業，大多對流動人員檔案管理工作聽之任之。從工作人員來看，有的身兼數職，對檔案工作精力投入不足;有的管理理念老舊，工作效率和工作積極性不高;有的不能熟練操作信息化設備，無法實現檔案管理的信息化。從流動人員來看，大部分是大中專畢業生，他們對于個人檔案的重要性沒有明確的認識，有的自行保管本人檔案，加上流動人員的流動性很強，多種因素導致在保管、轉遞的過程中出現丟失或缺失的現象。

（三）信息化水平不高。目前，檔案存放地分散，信息不共享。跨地區跨行業的存檔部門之間尚未實現信息共享，沒有設立統一的檔案查詢平臺。流動人員往往需要跑不少部門才能查詢到自己的檔案存放地。而用人單位需要調閱檔案信息時，往往需調閱紙質檔案原件，信息化水平待提高。

二、流動人員的人事檔案信息化建設問題

（一）信息化意識薄弱。隨著現代科學技術的發展，信息技術的廣泛應用，各種載體檔案大量增加，信息傳播領域空前繁榮，人事檔案信息化已是必然發展趨勢。但是，個別流動人員人事檔案管理人員自身學歷水平較低，甚至是兼職人員，對流動人員人事檔案信息化的必要性和重要性認識不到位，認識上的落后導致信息化工作的進展緩慢。同時，由于各用人單位、有關部門對流動人員人事檔案信息化的不重視，沒有相應的宣傳引導等措施，導致人民群眾的信息化意識更加薄弱。這些，在相當大的程度上，阻礙了流動人員人事檔案信息化工作的進程。

（二）信息化管理缺乏統一的標準。目前，不少用人單位仍舊使用傳統的紙質檔案管理模式，檢索、利用和查詢等功能環節不能順利銜接，導致檔案管理工作不順暢，從而造成信息無法流通的現象。各部門各自為政、各行其是，信息系統之間互不兼容。缺少統一、規范的標準：一方面，流動人員檔案信息被不斷地重復登記和使用，造成了工作效率低下;另一方面，用人單位、各部門無法互相提供良好的檔案信息支撐，造成了人事檔案信息不能全面掌握，導致了人力和檔案資源的雙重浪費。從長遠來看，如果各部門之間長時間無法合作共享有關信息，缺乏統一的衡量，不僅會阻礙工作效率的提高，更可能產生長期性問題。

（三）信息化手段欠缺。從目前看，流動人員人事檔案的信息化程度不夠，不少仍然采用傳統的紙質檔案方式，紙質檔案查借閱量大，檔案原件因反復查借閱，容易出現撤換、涂改、偽造、遺失等問題，不利于檔案原件的保護。目前不少人習慣于對紙質檔案的管理、保存利用模式，實體檔案的影像化、數字化程度較低，嚴重影響了使用效率。加上檔案系統軟件缺乏通用性，缺乏一個既能用于文件查找又能用于檔案管理的軟件系統，人事檔案電子信息資源的規范性、服務性、共享性不高。運用信息化手段對流動人員人才進行管理、評估、考核、分析，抓緊構建現代化的管理模式，為流動人員管理提供保障，是目前檔案管理工作迫切需要解決的問題。

三、加強流動人員人事檔案信息化建設的對策

加快推進流動人員人事檔案信息化建設，是提升檔案管理水平的基礎，更是優化檔案管理服務的重要抓手。

（一）完善相關法規制度。隨著科技的發展，信息技術已逐步應用于各個領域，并顯現出極大的優勢。2018年9月，人力資源和社會保障部辦公廳發布了《關于加快流動人員檔案信息化建設的指導意見》，省市層面也相繼出臺關于流動人員人事檔案信息化管理的政策。但由于各地區、各部門信息化重視程度、發展水平等不同，工作實踐中顯露出不少現實問題。可以說，完善的制度是檔案信息化工作得以順利開展的重要保障。因此，建議加快制定加快人事檔案信息化的管理規范，從政策和法規角度進一步提供依據和標準;對省市而言，依據國家層面的相關政策法規，因地制宜制定適合于本地區甚至某行業、某單位流動人員人事檔案信息化的相關規范細則，要構建可行性和實效性強的流動人員人事檔案信息管理體系。

（二）建立人事檔案信息化規范標準。在前期紙質檔案材料收集嚴格按照規范的基礎上，制訂統一科學的流動人員人事檔案信息化工作的流程、要求，提高工作效率，確保工作質量，促進信息化工作質量的達標與統一。通過設計規范的人才公共服務機構與其他部門信息系統集成和數據共享的檔案信息化格局，并支持流動人員人事檔案全過程業務的自動化，實現人事檔案工作的信息化管理。促進人事檔案信息數據庫與流動人員人事檔案管理服務平臺的對接，確保檔案基礎信息數據的無障礙交換。

（三）要加大資金的投入。要做好流動人員人事檔案管理，離不開資金的大力支持。隨著形勢和時代的發展，應設置專項資金，加大資金投入，加快流動人員人事檔案信息化建設。促進信息設備更新換代，配備相關的現代化設施，方便人事檔案管理實現動態化管理和及時維護。除了硬件設備以外，各單位要根據實際情況開發研制檔案管理軟件，建立適用的人才信息收集、反饋和跟蹤系統，利用互聯網技術和信息化技術，不斷促進檔案管理的現代化和科學化發展。

（四）信息化檔案管理人才的培養。目前，在流動人員檔案管理信息化工作中，專業人才缺失，成為必須要面對的問題。首先，要加強檔案管理人才隊伍建設，在多年的檔案管理工作中可以看出，工作人員的素質直接影響著信息化的建設。其次，轉變觀念，要樹立和踐行服務意識，從人事檔案管理工作的主動性和積極性著手，提高流動人員人事檔案信息化工作，建立健全檔案人才引進、培養、使用、激勵等政策措施。最后，注重專業能力的提升，為了適應信息社會的需要，不僅要具備較強的工作能力，也要提高自身的綜合素質，進行專業的法律意識、計算機操作技能、檔案管理知識系統培養，更好地適應信息化社會的發展，與時俱進，實現數字化及信息化人事檔案管理的目標。

四、結語

流動人員是我國各行各業人才梯隊的重要組成部分，對經濟社會的發展意義重大。流動人員檔案管理信息化建設促進檔案管理效率的不斷提升。檔案管理信息化是當前發展的必然趨勢，加強流動人員檔案管理信息化建設，將為人口的流動提供更加有利條件，保障流動人員的相關權益，讓流動人員更好地服務經濟的發展。

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