信息化背景下高校檔案服務策略研究

邱立

【摘要】信息化背景下，高校檔案在服務模式、服務方式、管理制度以及信息化水平等方面存在諸多問題。為此，需要轉變檔案服務觀念，提升服務意識;豐富服務類型，拓寬服務方式;提升檔案人員工作意識，促進服務發展;嚴抓技術培訓，加快檔案服務建設;完善檔案管理制度，提升管理效率。

【關鍵詞】信息化;高校;檔案管理;服務策略

隨著社會經濟的快速發展，信息技術也逐漸走向成熟，并且在高校檔案服務中得到了廣泛的應用。由于新式的服務方式，缺少實際經驗，致使高校很難在短時間內實現優質的服務效能。本文就信息化背景下高校檔案的服務進行分析與探討，希望給有關人員提供一些服務策略。

一、信息化背景下高校檔案服務現狀

（一）高校檔案服務模式落后。高校檔案服務模式落后，主要體現在服務過程中缺少上行下效的規章制度，檔案服務能力缺少信息化的支持，檔案服務方式方法過于固定化，缺少活性。傳統的人工查找資料，限制了檔案服務提供的質量和效率，已不能滿足檔案服務的發展需求。隨著教育事業的發展，檔案服務工作的價值和意義已變得日益突出。高校的檔案服務由于沒有進行及時有效的改革，致使服務模式日益落后，大大限制了高校檔案服務事業的發展，對高校教育事業的發展產生了很多負面影響。例如，在實際檔案服務過程中，由于一些檔案沒有被準確命名和標號，使得工作人員很難在第一時間內找到相關檔案資料，從而使高校不能根據自身實際情況，發展和建設教育事業。

（二）高校檔案服務方式單一。高校檔案服務方式單一，是高校檔案事業發展中存在的重要問題。檔案服務方式單一，其主要原因就是檔案管理模式單一，檔案數據種類單一。由于高校在實際工作中，沒有重視檔案記錄工作，對一些重要事件沒有給予全面和完整的記錄，使得和該事件相關的工作難以得到準確的檔案數據支持。另外，由于高校檔案工作沒有充分利用信息化技術，沒有結合檔案工作發展的趨勢和特點，致使檔案服務方式變得越來越狹隘，從而導致服務效果低劣，給高校的檔案服務發展帶來嚴重的影響。

（三）高校檔案人員工作意識差。高校檔案人員工作意識薄弱，也是制約高校發展的重要因素。由于高校日常工作相對比較繁雜，一些檔案工作人員養成了不健康的工作心理。再加上檔案人員對檔案工作沒有給予足夠的重視，很容易因為粗心大意和業務能力差，導致檔案服務工作出現偏差，影響檔案服務整體效果和質量。例如，在實際檔案工作中，一些檔案人員將檔案信息編錯號，在實際工作中用錯了檔案，從而給高校帶來一些損失。隨著信息化技術的發展，高校雖然積極創建了檔案信息資源平臺，然而在實際平臺構建過程中，由于一些安全技術還不夠成熟，致使一些檔案缺少安全保護，會給高校的發展帶來一定的影響和損失。

（四）高校檔案人員信息化水平差。高校檔案人員信息化水平差，是影響高校教育事業發展的重要因素。一直以來，高校檔案人員習慣于傳統的工作方式，沒有給予信息技術足夠的重視，致使自身的信息水平始終不能滿足實際發展需求，從而給高校的發展帶來諸多的影響。由于檔案服務信息化水平差，使得檔案資源不能得到有效的整合。在實際應用過程中，很容易出現浪費資源的情況。為了提升檔案服務能力，有關人員必須要重視提升檔案管理人員的信息能力，從根源上提升檔案服務水平。

（五）高校檔案服務管理制度不健全。高校檔案服務管理制度不健全，給高校檔案事業發展帶來了極大的影響。由于沒有相應的制度約束，一些檔案人員極易養成不作為、無作為、亂作為的工作狀態，從而使檔案服務工作變得異常凌亂，難以發揮實際效用。例如，高校在審核一些教師檔案時，一些檔案人員拿錯了檔案，給高校的審評工作，帶來一定的影響，甚至使高校對工作人員出現了錯誤的審評，嚴重損害了工作人員的利益。這種缺少管理制度約束的服務態度，不僅破壞了高校內部的和諧，也嚴重挫傷了高校內部建設的公平性和公正性，阻礙了高校各項事業的有序運行。

二、信息化背景下高校檔案服務的策略方法

（一）轉變檔案服務觀念，提升服務意識。一方面，檔案人員必須要轉變服務觀念，不斷提升自身的服務意識和業務能力。通過努力學習信息技術，保證檔案工作的質量性和效率性，從而為高校的內部建設提供客觀保障。一直以來，由于檔案人員服務觀念陳舊，一些檔案工作人員很難將自身的作用有效地發揮出來。甚至在實際工作中，檔案人員的整體地位開始下降，不能成為高校重視的對象。為了改變這一局面，高校必須要重視檔案管理工作，通過對檔案人員進行積極的培訓，不斷提升檔案人員的職業素質和業務能力，從而使檔案人員更好地為高校發展服務;另一方面，檔案人員應自覺遵守規章制度。通過不斷提升創新能力，不斷提高服務品質，從根本上為高校內部建設融入助力，從而實現自身價值，推進高校發展。

（二）豐富服務類型，拓寬服務方式。豐富服務類型，拓寬服務方式，是高校檔案發展的必然趨勢。在信息化時代背景下，服務方式和服務質量決定工作成敗。因此，檔案人員必須要抓住時代契機，通過不斷提升信息技術水平，不斷實現檔案管理信息化，從而為高校創建一個良好的檔案信息資源平臺，進而使高校依據自身實際需求，進行有目標性的發展。另外，有關人員還應通過拓寬檔案服務方式，豐富檔案服務類型，將服務面向高校的教學、科研等方面，從而給高校提供一個優質的后盾保障。在此基礎上，有關檔案工作人員，還應考慮現代化服務模式。通過對現代化服務模式進行深入的研究，不斷創新服務技術，不斷提升服務價值，從而使高校各項服務活動，都能在檔案信息的規劃下，得到合理和準確的開展。

（三）提升檔案人員工作意識，促進服務發展。提高檔案人員的工作意識，是提升服務發展能力的重要途徑。因此，有關領導必須要重視提升檔案人員的工作意識。首先，檔案人員擴大開放度。通過開發和利用檔案信息資源，不斷拓寬檔案工作內容，從而保證檔案人員的工作量。其次，有關領導應加大檔案工作宣傳力度，通過不斷提升所有人員的檔案使用意識，刺激和提升檔案工作人員的服務意識。再次，拓寬檔案人才的吸引渠道。不斷雇傭專業人才，減少兼職人員，從根本上提升檔案人員的整體素質層次，從而使檔案服務能夠標準化、常態化。最后，檔案人員應主動學習專業技能，通過提升工作意識，不斷總結收集、整理、管理、服務等工作經驗，從而提升自身的創新服務能力，進而保證檔案服務的高效發展。

（四）嚴抓技術培訓，加快檔案服務建設。為了提高檔案人員的工作能力，有關領導必須要做好相應的技術培訓工作。通過嚴明技術培訓內容，使檔案人員能夠從根本上提升工作意識和能力，從而加快檔案服務建設進程。通過制定嚴厲的培訓制度，篩選和提拔檔案專業人才。對培訓成績好的檔案人員，給予重點培養，在最短的時間內，將他們打造成檔案管理負責人。對培訓成績較差的檔案人員，給予嚴厲的處罰。如果他們仍不能提升自身的專業能力，就給予停職或開除處理。

（五）完善檔案管理制度，提升管理效率。完善檔案管理制度，提高管理效率，是保證檔案服務的根本方法。一直以來，高校忽視了檔案管理工作，沒有將檔案服務提到日程上，致使一些檔案人員出現了懶惰的工作態度，從而影響了高校的正常發展。為了提高檔案服務能力，高校必須要建立嚴明的管理制度。通過依托完善的管理制度，將那些懶散的工作人員排斥出去，使那些有工作積極性的工作人員，能夠努力學習專業技能，提高服務能力。通過創建良好的工作環境，保證每一個員工都能用積極的態度面對工作，從而使每一個員工都能實現和創造自身的價值。

總之，隨著信息化技術的發展，高校檔案服務必將迎來春天。為了迎合高校發展，有關檔案人員必須要轉變服務理念，轉變服務方法，提升服務能力和效率，從根本上提升檔案信息化的工作質量。

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