如何加強疾控檔案規范化管理服務水平

張寧

【摘要】疾控檔案記錄著疫情監測與疾病防控的信息，反映著全民健康狀況，疾控中心檔案管理規范化對全市疾控工作發展具有重大意義，關系著全民健康水平，研究疾控檔案管理現狀，提升服務水平，成為促進疾控事業發展的關鍵環節。本文通過分析疾控中心檔案管理現狀，發現疾控檔案管理中的問題，并對加強檔案規范化管理對策提出建議，為提升疾控中心服務水平、推動疾控事業穩定快速發展奠定了基礎。

【關鍵詞】疾控檔案;規范化管理

疾控機構肩負重大的社會責任，是防控疾病的公益性單位，疾控檔案是防止疾病傳播流行的科學活動中長期積累的資料，對保障公共衛生安全具有重要意義。近年來，大規模傳染病引起人們對衛生健康問題的關注，非典等傳染病疫情時有發生，疾病防控中心檔案管理面臨巨大考驗，患者數量驟增，高精尖檢測儀器的使用使得疾控系統開展疾病防控檢測，試驗記錄等工作形成大量新的檔案資料。隨著科技的進步，傳統管理模式無法滿足疾控檔案管理工作需求，應充分認識到疾控檔案的重要性，加大硬件投入，提升檔案管理人員素質，更好地為人民群眾健康服務。

一、疾控檔案管理概述

國家行業標準《檔案工作基本術語》定義檔案為國家機構及社會組織形成有價值的歷史記錄，檔案管理是對檔案信息進行管理提供服務的工作。檔案管理是檔案的收集、保管、統計與利用的活動，由于現代檔案管理工作成為復雜系統，有多層次劃分方法。疾控檔案是疾控機構在改革建設與疾病防控、公共衛生監測等活動中形成的具有保存價值的歷史記錄載體，記錄疾控機構主要職能活動，是疾控機構長期發展的重要信息資源。

疾控中心業務檔案形成于日常業務活動中，應本著總體性的原則對檔案進行劃分，其范圍包括艾滋病、寄生蟲病、結核病防治、職業衛生等。疾控檔案是醫療衛生檔案的部分，與醫療衛生檔案有一定的區別，具體表現為科研價值高，具有動態性。

疾控檔案科研價值要高于一般醫療檔案，是認識新傳染病不可缺少的寶貴材料，疾控中心主要業務工作以傳染病預防控制技術服務為主，疾控重點是突發公共衛生事件的應急處置。疾控檔案內容不同于一般醫療部門形成的檔案，疾控檔案具有廣泛的社會性，使得疾控檔案形成過程較長，內容收集整理需要較長時間。疾控工作是長期性任務，工作中形成同類檔案，動態性的特點決定疾控檔案時間連續性強，對疾控檔案的分類整理辦法不同。

二、疾控檔案管理中的問題

疾控中心檔案管理隨著疾控事業的發展取得了長足的進展，疾控檔案管理制度更加規范，檔案管理水平更加專業化，同時由于多方面原因，疾控中心檔案管理中仍存在許多問題，阻礙了疾控檔案管理工作的持續快速發展。當前疾控中心檔案管理工作中的問題主要表現為管理手段落后、硬件設施不達標、檔案重藏輕用。

隨著疾控事業的深入發展，組織活動時音視頻檔案增加，但音視頻檔案管理效果不佳，檔案管理人員有很多是兼職檔案員，沒有進行過正規的檔案培訓。檔案管理不規范，對音視頻檔案歸檔重視不足，往往不能做到及時收集歸檔，造成編目不清。

檔案管理信息系統軟件使用不熟練，檔案管理停留在單機管理水平，檔案管理軟件升級改為網絡版，但僅限于內部局部網，具有很強的局限性，實現遠程檢索是檔案網絡化建設的最佳方式，我國一些單位檔案管理實現了與Internet連接，實現檔案管理網絡化成為檔案管理的主流。不充分利用檔案則檔案管理沒有意義。目前檔案管理存在重藏輕用現象，檔案利用僅限于編寫衛生健康年鑒，服務對象為內部人員，未發揮對社會大眾防病保健的作用。

造成疾控檔案管理問題的原因主要是管理意識薄弱，檔案管理經費制約。檔案管理意識不強，未成立專門的檔案管理部門，檔案利用率不高，領導重視度不足，使得檔案管理制度、模式等方面存在諸多問題。認為檔案工作是文件材料收集整理，文件材料非單位主要工作，缺乏嚴謹的工作態度。檔案管理人員多為非專業人員，大部分兼職人員專業素質偏低，流動性大，從事檔案管理工作沒有相關經驗，檔案管理工作人員大部分為非醫學專業人員，難以滿足疾控檔案管理工作的要求，大部分檔案管理人員未參加過專業知識培訓，對檔案的重要性、材料收集整理等業務不知曉，影響了檔案管理質量。

疾控中心是財政全額撥款事業單位，經費不足是由于檔案發揮價值具有滯后性特征，檔案工作效益難以短期內見效，得不到應有重視，隨著信息化的不斷推進，檔案工作面臨如何應對急劇增多的檔案與實現檔案工作網絡化的挑戰，解決問題需要大量資金支持，如果不能認清當前發展形勢推動檔案工作規范開展，會影響檔案工作效果與疾控中心發展。

三、疾控檔案規范化管理措施

疾控中心檔案管理工作是疾控工作開展的記錄與發展決策依據，對疾控工作可持續發展具有重要意義，當前疾控檔案管理雖取得了一定成效，但同時存在不少問題，一定程度上制約了疾控事業的發展，針對當前疾控檔案管理工作現狀，必須加強檔案規范化管理，提高檔案的利用率，提升疾控中心服務水平。

（一）要健全疾控檔案管理體系。建立與疾控中心工作適應的綜合檔案管理機構，接受上級檔案行政部門的監督指導，貫徹國家有關法律法規，根據《檔案法》制定切合疾控中心實際的檔案分類大綱。將檔案工作列入領導議事日程，領導要重視檔案工作，幫助解決硬件檔案設施設備不齊全、收集整理按時移交檔案等工作，檔案工作納入各部門責任制考核。培養檔案工作人員忠于職守，有強烈的責任心，切實擔負維護檔案完整和安全的職責，確保檔案安全，組織相關人員參加檔案業務培訓。

（二）強化檔案保障措施。建立文件材料形成歸檔工作制度，結合年度立卷目，實施預立卷制度，使文件材料的形成整理列入崗位責任制，納入部門年度工作考核。檔案工作列入單位工作計劃，每年檔案工作要達到的水平制定可行的計劃，保證檔案工作有序開展，結合單位實際可制定中長期規劃，做到科學管理。檔案管理部門要嚴把歸檔文件質量關，對各科室行文辦公情況做好摸底，嚴格指導檢查有關科室年度立卷質量，要做好參與單位相關重大事項，如設計項目及產品評定會等工作，跟蹤材料在使用中的去向及效果。

（三）夯實疾控檔案業務建設基礎。案卷質量達到國家標準，每個環節都直接間接決定檔案管理質量，向檔案室移交必須有主管負責人簽字。疾控檔案的接收、統計等制度，將疾控中心檔案按二三級類目明確歸檔內容，如疾控檔案二級類目慢疾等類目細化，使業務部門立卷歸檔有依據性。采用現代科學手段管理檔案，檔案必須與現代管理同步發展，將傳統手工管理變為電子信息化，有利于紙質檔案永久保存，保持其原始完整性，有利于檔案信息便捷利用。信息化程度決定管理工作效率，需要配備使用計算機管理檔案，選用專業檔案管理軟件，采用復制拍照技術管理。

（四）強化規范化管理。檔案是歷史的真實記錄，沒有檔案的有效管理無法保障疾控工作的高效開展。強化檔案規范化管理十分必要。首先，要通過各種會議，灌輸歸納規范化檔案管理的重要性，使各級工作人員及時了解政府在不同時期的工作重點。其次，加強培訓，促進檔案工作順利開展。專職檔案員參加檔案局組織的業務培訓，根據中心工作為檔案員傳授檔案知識，做好資料移交工作，提高檔案隊伍素質。再次，加強檔案室建設。在各級領導重視下撥出專款，配置空調、檔案箱等，配備專職檔案員，廣泛收集疾控中心形成的文件材料等，進行整理編目等歸檔工作，使之達到科學化管理水平。

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