提升交通運輸檔案管理水平的實踐辦法

孔令瑞

【摘要】我國社會經濟近些年不斷發展，交通運輸事業也隨之快速發展，在交通運輸事業檔案管理工作中，要不斷解決傳統檔案管理過程中存在的弊端，提升交通運輸檔案管理水平，實現交通運輸事業的持續健康發展。

【關鍵詞】交通運輸;檔案管理;水平提升;實踐辦法

交通運輸檔案管理工作是交通運輸工作的重要組成部分，在交通運輸領域發揮著重要的作用，交通運輸事業發展、經濟、業務記載、發展歷史等，無不靠檔案工作來反映。開展好交通運輸檔案管理工作，可以不斷總結和發現好的管理經驗，更好地促進交通運輸事業發展，特別是在當前網絡、電子信息飛速發展的時代，檔案管理工作也隨之不斷地發生著變化，更需要交通運輸行業不斷加強和改善檔案管理工作。

一、概述交通運輸檔案管理的重要性

隨著我國經濟社會的不斷發展，交通運輸事業作為國民經濟的基礎產業，也隨之發生了巨大變化。交通運輸檔案作為記載交通運輸事業發展的主要載體，對交通運輸事業持續健康發展提供了有力的幫助和促進，但隨著科學技術的不斷發展，傳統的檔案管理模式受到嚴重挑戰，已經顯示出嚴重的弊端，交通運輸檔案管理工作的滯后性問題已經相當突出。因此，交通運輸行業檔案管理工作需要進一步明確發展方向，轉變管理模式，彌補工作不足，在交通運輸檔案管理過程中落實高效管理模式，對提高交通運輸檔案管理的科學性，降低交通運輸檔案管理的成本，增強我國交通運輸行業對國民經濟發展的支撐能力至關重要。

二、交通運輸檔案管理工作存在的問題

（一）傳統檔案管理模式已經制約了檔案管理工作的科學開展。傳統的交通運輸檔案管理模式，主要是利用紙質檔案記載車輛、從業人員及業務開展過程，相關工作人員調閱相關檔案需要紙質傳遞，但是紙質檔案缺乏耐久性，而且紙質檔案在保存和復制應用等操作過程中，很容易遭到損壞和磨損。而且保管紙質檔案的過程中，主要是利用檔案袋、檔案盒保存文件資料，需要占據較大的空間，加大了安全保管工作的壓力。交通運輸檔案管理和使用工作涉及很多部門、很多機構，空間跨度較大，時間跨度也較大，交通運輸工作中的一些因素，比如，人、車、路等信息量巨大而且非常復雜，利用手動的檔案檢索方式準確檢索難度相當大，工作效率也非常低。在傳統管理模式的影響下，不同地區的交通運輸管理部門只負責管理本地區的檔案資料信息，如果其他地區需要檢索和查閱需要的信息資源，需要獲得所在地檔案管理部門的審批，信息共享的難度相當大。

（二）交通運輸檔案管理工作缺乏專業性。很多交通運輸部門不重視檔案管理工作，片面認為檔案管理工作只是整理資料、記錄內容，對檔案管理缺乏科學的管理意識，嚴重影響了交通運輸檔案管理工作;交通運輸檔案管理工作人員的綜合素質也有待提升，工作人員缺乏專業的業務知識和工作經驗。在實際管理工作當中，工作隨意性較強，應付開展工作的情況較多，責任心不夠強，無法保障交通運輸檔案管理工作的安全性和完整性，降低了檔案資料的收集、整理、歸檔和應用質量;此外，一些交通運輸部門不能夠定期開展檔案管理業務知識培訓，不利于提高檔案管理人員的業務水平，無法滿足當前交通運輸檔案管理工作的需求。

（三）檔案管理體制存在問題。因為我國交通運輸管理機構多數是事業單位，對檔案的管理和使用基本上迫于上級部門的要求和指示，加上管理制度不夠規范，制度執行隨意性較強，不利于全面系統地實施檔案管理工作。當前雖然信息技術得到了快速發展，但受單位財力等因素的影響，交通運輸行業在檔案管理信息化技術應用上，多數發展應用較慢或者后力不足，信息化應用水平有待提升。另外，在開展交通運輸工作時，很多單位只注重當前的業務工作，容易只看眼前，忽略歷史和長遠，不善于利用檔案，造成很多檔案處于封閉保存狀態，檔案的作用發揮不出來。

三、提升交通運輸檔案管理水平的措施

（一）實現檔案管理工作的常態化。交通運輸行業需要重視交通運輸檔案管理工作，加強交通機關建設，提高自身的管理水平。要將交通運輸檔案管理工作納入行業重要議事日程，定期召開領導層面會議認真研究交通運輸檔案管理工作，建立完善相應的機構和考核管理機制，及時制定詳細的工作計劃，為每個單位配備專兼職檔案管理人員，發揮好專職檔案員的核心作用，兼職檔案員的輔助作用，經常組織落實檔案工作檢查制度，層層落實檔案管理工作，建立起網絡化的管理體制，不斷提高交通運輸檔案的管理質量，實現交通運輸檔案管理工作的常態化。

（二）實現檔案管理的制度化。交通運輸行業需要以《檔案法》為基礎，逐步建立完善管用的檔案管理制度和崗位責任制以及保密利用制度等，各個科室需要印發相關制度，督促各單位認真宣傳和學習好制度，促使工作人員嚴格按各級制度執行相關工作，使檔案管理各項工作有章可循，切實提高交通運輸檔案管理工作的標準化和制度化，同時增強工作人員的工作責任心，有利于提高交通運輸檔案管理工作的水平。

（三）實現檔案管理隊伍的專業化。在交通運輸檔案管理過程中，逐步建起專業化的檔案管理隊伍尤為重要。要結合本單位檔案管理的實際情況，切實加強檔案管理隊伍建設。加強培訓專兼職檔案員的業務知識，提高檔案管理人員的知識水平。通過組織工作人員認真學習《檔案法》等檔案法律法規、邀請檔案專業機構領導進行輔導培訓、組織檔案員到其他單位觀摩學習、為檔案工作人員訂閱《檔案報》等業務刊物，加強對檔案工作人員的專業知識培訓。必要的話，可以邀請檔案專業機構專業人員采取現場教學、一對一輔導、手把手培訓等方式，指導檔案工作人員開展工作，努力提高檔案管理人員的素質。

（四）實現檔案管理的標準化。立足交通運輸工作實際，實施檔案管理的標準化工作也十分重要。交通運輸部門要不斷加大資金投入力度，配置好檔案基礎設施，設立必要的檔案庫房和閱覽室以及檔案管理辦公室等檔案資料保存和工作場所，購置檔案櫥和微機以及激光打印機、消毒柜、空調、除濕、溫控等設備，統一集中存放檔案資料，提高保管的科學性，為查閱工作提供更大的便利，實現檔案管理工作的科學化;采購機關檔案管理的計算機軟件，利用好微機檢索檔案資料的強大功能，切實提高交通運輸檔案管理工作的便利性。利用好信息管理系統的易復制功能，加大檔案信息資料的備份，提高檔案資料的耐久性，節省保存空間，提高交通運輸檔案管理工作效率。利用好電子數據的易共享特點，如果資料不屬于特殊保密，可以對外開發，切實增強檔案資源的共享性;建立起精細化、標準化管理交通運輸檔案的工作流程，建立好公文處理程序，使管理人員能夠按照流程落實檔案管理工作。如果發現檔案資料沒有及時歸檔，需要督促工作人員及時歸檔處理，跟蹤收回檔案。結合管理制度開展檔案的組卷整理工作，利用電子文檔記錄措施，提高交通運輸檔案管理的自動化水平，準確核對管理工作，為交通運輸行業提供豐富的信息資源，促進交通行業健康發展。

（五）實現檔案資料開發利用工作日?；n案是重要的信息資源，檔案資料的開發利用是檔案的根本作用。因此交通運輸部門要深度開發利用好檔案資源，確保檔案資料開發利用日?；?，為交通運輸行業提供優質的服務。認真編制案卷目錄和全引目錄，搞好行業大事記、機構沿革等檔案編研資料的開發，建立完善的借閱審批單和借閱登記簿等，提高檔案資料查閱的便利性，促進檔案資料更好地為交通運輸事業持續健康發展發揮作用。

四、結束語

交通運輸檔案管理工作是非常重要的，在今后發展過程中，交通運輸部門需要利用各種措施不斷提高交通運輸檔案的管理水平，為交通運輸行業提供豐富的信息資源，將交通運輸檔案管理的服務作用充分發揮出來，推動我國交通運輸行業的持續健康發展。

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