新形勢下做好公路檔案管理工作探討

神慶麗

【摘要】本文闡釋了公路檔案管理工作的意義，指出了當前管理工作中存在體系不夠完善、工作人員重視性不夠、缺乏專業(yè)人員、管理觀念亟須更新的問題，并針對這些問題提出了改進策略，指出必須更新管理觀念、建立健全管理規(guī)章制度以及與信息技術相結合，建立數字化的檔案管理系統(tǒng)。

【關鍵詞】公路檔案;管理;信息化

隨著現代社會的不斷發(fā)展，信息化程度不斷加深，檔案管理工作也呈現出信息化的趨勢，如何在新形勢下建立和完善公路檔案管理工作體系成為亟須解決的問題，轉變檔案管理觀念來解決這一問題，是公路檔案工作進一步發(fā)展的關鍵。我們應重視當下檔案管理工作中存在的一些問題，并采取相應措施對這些問題進行解決，只有這樣才能促進公路檔案管理工作有序開展。

一、公路檔案管理工作的意義

公路檔案管理工作具有重要的意義，不僅是公路建設的重要組成部分，同時也能反映公路施工質量。首先，公路工程建設的各個環(huán)節(jié)都會生成相應的檔案。自立項開始，其后工程的審批、確立以及項目費用的落實情況都會生成檔案，這些檔案既是工程建設的關鍵，又是項目的記錄，對整個公路建設起到了重要作用。其次，作為公路施工的記錄，工程檔案能夠清晰反映出公路的施工質量。一般來說，公路施工必須符合國家公路行業(yè)的施工標準，因此，有了公路檔案可以及時發(fā)現公路施工中每一道工序存在的問題，避免蒙混過關，避免下一道工序掩蓋這些問題。再次，檔案管理工作也可以為相關單位的日常檢查提供參考依據，同時也是公路建設進一步發(fā)展的重要依據。因此，高質量高水平完成檔案管理工作可以推進公路的建設和養(yǎng)護工作。基于此，在新形勢下，必須積極轉變檔案管理工作的形式，用信息化手段推進管理工作建設。

二、當前公路檔案管理工作存在的問題

當前檔案管理工作還存在一些問題，必須要重視這些問題，才能有針對性地制定有效的改革策略。

（一）公路檔案管理工作體系不夠規(guī)范完善。這是檔案管理工作的首要問題。公路檔案管理工作體系的不健全表現在兩個方面：一方面是公路檔案的收集工作沒有落實好，另一方面反映在檔案管理方面，存在空檔現象，有些檔案還存在亂填和閑置的情況。某些工作人員缺乏檔案管理的專業(yè)知識，而且崗前培訓也沒有落實到位，導致檔案管理操作上的不科學、不規(guī)范，甚至出現檔號錯亂的嚴重問題，對檔案管理效率和質量都造成了影響。

（二）工作人員對檔案管理工作的重視性不夠。在公路工程建設中，雖然檔案管理是一項重要的工作，但未能引起應有的重視。雖然公路管理部門已經把檔案管理列入了日常管理工作的范疇，但在落實方面仍然存在一些問題。究其原因，是某些工作人員缺乏對檔案管理工作的重視，沒有認清檔案管理對公路工程建設的重要性，缺乏科學管理的意識，因此使得檔案管理工作流于形式化，沒有落實到位。

（三）在檔案管理工作中缺乏專業(yè)人員，管理人員素質有待提高。只有具備專業(yè)的檔案管理人員，才能真正提高檔案管理工作的水平，專業(yè)管理人員對于檔案管理工作的有效落實起著關鍵性作用。當前，我國公路檔案管理工作在專業(yè)人員的安排方面還有很大欠缺，人員的專業(yè)性欠缺也影響了工作效率，影響了管理工作的落實。另外，薪酬、福利等方面的不足也導致了崗位的流動性大，難以留住專業(yè)人才，這給管理工作的有效推進帶來了阻礙。

（四）管理觀念亟待更新。當前，我國公路檔案管理觀念還比較陳舊，許多地方仍未與信息技術相結合，仍然以紙質形式進行檔案保存。但是這樣的保存方式存在明顯的缺陷。首先，紙質檔案在操作上比較繁瑣，需要人工操作。其次，紙張受外界影響較大，容易受時間、環(huán)境的影響而發(fā)黃受損，甚至在整理的過程中出現遺失，不利于檔案的有效管理。再次，大量的紙張在存放方面也會造成不便，同時也會造成資源的浪費。這都使得檔案管理工作難以落實推進。因此，管理者必須轉變觀念，更新檔案管理技術，采用信息化的信息錄入手段，減少紙質檔案，從整體上推動檔案管理工作的發(fā)展。

三、公路檔案管理工作的建議

（一）提升思想認識，更新管理理念。要想提高公路檔案管理工作的質量和水平，應做到如下幾點：首先，應重視檔案管理工作，并且更新管理觀念，樹立起現代化、信息化的管理理念。其次，要加強工作人員的專業(yè)性，提高他們對檔案管理工作的認識，加強崗前培訓，普及檔案管理相關知識，加強宣傳，并且經常開展提高工作能力和效率的講座。再次，有關部門要加強檔案管理的經費投入，全力支持檔案管理工作的革新。最后，加強信息化技術知識的培訓，強化檔案管理的現代化、科學化水平。并且要加強問責制度，對于管理中工作人員的失職行為要落實到具體人員，并給予一定程度的懲罰。通過這種方式可以提高工作人員的業(yè)務能力和水平，保證檔案信息的有效性，促進管理工作的有序進行。

（二）必須要建立和健全檔案管理規(guī)章制度。縱觀公路檔案管理工作的發(fā)展，其最根本的問題在于管理體系制度的不健全。因此在新形勢下，要想實現檔案管理工作水平的提升，必須建立健全適于其發(fā)展的規(guī)章管理制度。只有這樣，工作人員在管理工作的過程中才能夠有法可依、有章可循。而在規(guī)章制度的建設中，必須要依據實際情況，在制度中必須要落實到每一道工序，并且將職責落實到每個人身上。同時，要建立健全檔案工作人員的績效制度，要給表現優(yōu)秀的工作人員以獎勵，通過這種方式調動工作人員的積極性，從而全面提高檔案管理工作的標準化水平。

（三）要與信息技術相融合，建立信息化的檔案管理系統(tǒng)。信息技術的發(fā)展給檔案管理方式帶來了一定的沖擊和啟示。紙質化檔案會給檔案管理工作帶來諸多不便，隨著信息技術的發(fā)展，檔案管理也應當與時俱進，融合信息技術，構建數字化檔案管理系統(tǒng)。這也是時代發(fā)展的必然要求，可以有效提升檔案管理效率，實現更加精準的管理。相關單位必須加大經費的投入，并且引進專業(yè)性的信息管理人才，設置專門的信息檔案管理工作室，通過技術引進，搭建信息管理平臺，構建公路檔案數據庫，并且要注意保護信息安全，設置訪問權限，并且不斷優(yōu)化、更新檔案數據庫，從而完善這一數字化的檔案管理體系。并且也要引進“云計算”這一功能，方便檔案的管理和單位內資源共享，使得信息獲取速度大大提高，加強工作人員的工作效率，推動管理工作順利開展。

（四）提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作的有序開展離不開專業(yè)人員的努力，因此，必須提高管理人員的專業(yè)性。首先，要嚴格選拔人才，要拓寬人才選拔的渠道，提高人才選拔標準，并且要加強崗前培訓。提升管理人員對于檔案管理的重視及專業(yè)能力。其次，要加強在職人員的培訓，加強管理人員計算機管理知識的培訓，提高其信息化技術使用能力。最后，聘請專業(yè)人士監(jiān)督和指導信息化平臺的建設，使得平臺建設方面能更加科學化。同時要把以往的紙質化信息通過掃描技術錄入系統(tǒng)，從而提高管理效率。

四、結語

綜上所述，隨著我國經濟的不斷發(fā)展，城市建設水平的不斷提高，為了保證公路工程建設的水平，必須加強檔案管理工作。要直面當前管理工作中存在的問題，有針對性地采取相關策略。必須更新工作人員的管理觀念，提升其對檔案管理的重視，建立健全管理工作規(guī)范體制，引入信息技術，采取科學手段，建立信息化的管理平臺，從而轉變管理形式，提升公路檔案管理的質量水平，促進該項工作有序開展。

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