交通運輸單位檔案管理存在的問題及策略初探

任曉華

【摘要】交通運輸單位主要負責城市交通運輸的監管工作，與其他單位不同，交通運輸單位涉及的單位部門較多，對專業要求也相對較高。為了確保交通運輸單位順利完成日常工作，做好檔案管理工作十分重要。隨著社會的進步和發展，檔案信息管理的方式方法也發生了一定的變化，交通運輸單位在檔案管理方面面臨著諸多問題，本文主要就檔案管理存在的問題和解決方案進行相關的闡述和分析。

【關鍵詞】交通運輸;檔案管理;存在問題

理論上，交通運輸單位中的檔案涉及較多的內容，其中包括交通系統行政、運輸單位工作、運輸相關工作等多個方面，分為文字、圖片、表格等不同的形式。在交通運輸單位檔案管理的過程中，要充分認識到檔案管理的重要性，將其與其它單位的檔案管理工作進行區分，針對其復雜性、多樣性的特點采取有效的管理措施。尤其在全新的發展形勢下，交通運輸單位檔案管理工作逐漸出現一些問題，造成檔案管理的質量下降，使檔案資料的作用得不到充分的發揮。對此，應該采取有效的解決措施，根據當前的發展趨勢對檔案管理工作進行創新和完善。

一、交通運輸單位檔案管理存在的問題

（一）管理意識不科學。調查顯示，許多交通運輸單位之所以沒有做好檔案管理工作，主要是因為單位高層或管理人員沒有認識到檔案管理的重要性，對檔案管理的職責范圍劃分不明確，日常管理工作比較松散，造成管理業務能力不足、水平低下。一些單位認為檔案管理工作只屬于檔案管理部門，部門之間缺少協調和配合，且由于不重視，所以對管理工作的投入較少，造成管理質量和效率難以提升。

（二）管理制度不健全。要提升交通運輸檔案管理的水平，就要健全檔案管理制度，對檔案的收集、整理、存儲等環節進行嚴格的規范，從而保障工作的順利展開，以及各個環節的有效銜接。然而，在實際工作中，許多單位都沒有建立完善的管理制度，進而造成檔案管理工作松散隨意，許多工作內容都沒有按照相應的流程完成，如檔案沒有按照要求進行分類存儲，造成檔案查找困難、丟失、破損等問題。此外，缺少檔案審核人員，且資料的更新不夠及時，造成檔案缺少時效性。

（三）專業水平不高。交通運輸單位檔案管理專業水平不高主要體現在兩個方面：一方面，管理人員缺少專業性。不僅檔案資料沒有收集完整，還經常出現丟失、損壞等情況。在資料填寫時，沒有按照要求和規范進行填寫，造成檔案內容準確性較低;另一方面，管理人員缺少專業性。許多交通運輸單位都沒有專業的檔案管理人員，往往是從其它部門調配過來的人員，不僅缺少檔案管理的經驗，也缺少專業的知識，進而造成檔案管理工作質量水平不高。

（四）信息化建設不足。在信息化時代背景下，各行各業都開始了信息化建設，然而交通運輸檔案管理的信息化水平卻沒有得到有效的提升，這主要是因為交通運輸單位對該工作缺少重視，造成信息化平臺不夠完善，且管理人員專業能力不足，缺少信息化建設的意識，也沒有掌握相應的信息技術。

（五）管理工作的專業度不夠。近年來，因交通運輸部門在管理工作重視度上存在不足，進而引發檔案館管理工作人員自身專業素質不高，以及專業素養水平參差不齊，而且還存在業務知識不足以及工作經驗缺乏的問題。在實際管理工作中應直接借鑒之前的經驗，融入自身所具有的主觀想法，從而造成了運輸檔案管理工作主觀因素相對較大，缺乏一定的安全性與完整性，檔案案卷的質量水平低，在通用性以及保存價值上嚴重不足。

二、交通運輸單位檔案管理的優化方法

（一）完善檔案管理制度。為了提升檔案管理質量，首先要建立完善的檔案管理制度，尤其在檔案保密方面，一定要制定嚴格的制度規范。此外，檔案借閱、建檔考評等也需要制定相應的制度規范，要在年初針對檔案管理和交通運輸單位的工作內容明確工作目標和工作規劃，對檔案管理人員進行嚴格的考核，全面落實責任制度，明確各個部門的職責范圍，加強部門之間的合作與交流，使整個單位都能夠重視檔案管理工作、配合檔案管理工作。

（二）優化檔案管理條件。從目前的發展形勢來看，檔案管理要緊跟時代發展的步伐，應該根據當前社會的發展現狀和單位的工作內容進行檔案管理條件的優化。現如今，我國交通運輸事業發展迅速，各項技術也在不斷完善，CAD、CAM的應用愈加廣泛，信息系統也隨之不斷完善。檔案管理部門應該摒棄傳統的管理方法，采用現代化的管理技術，提升檔案管理的安全性和高效性，進而實現信息檔案的現代化管理。

（三）培養專業管理團隊。為了保障檔案管理工作的順利開展，一定要建立一個專業、高效的工作團隊。首先，要提升管理人員對檔案管理工作的認識，加強管理人員的教育和培訓工作，定期開展技術講座等活動，使檔案管理人員在認識到檔案管理工作重要性的同時，不斷提升自己的專業技術。其次，要完善人才選聘制度，應該積極招聘專業、有素養、有能力的檔案管理人才，加強人才的考核工作，確保其掌握專業的管理知識和豐富的管理經驗。單位可以為管理人員提供學習和培訓的機會，建立有效的激勵機制，加強檔案管理人員的工作積極性，使其能夠不斷了解行業的發展動態，并積極學習新的管理知識和管理技術。

（四）建設信息化管理系統。現如今，網絡信息時代已經來臨，各行各業都開始了信息化建設。在檔案管理工作中，采用信息化技術可以提升檔案收集和歸類的效率，也能提升檔案存儲的安全性，避免檔案丟失、損毀等問題的發生。在傳統的管理模式中，由于紙張的存儲壽命有限，許多舊檔案經常會出現腐爛、損壞等問題，為了確保檔案的完整性，需要管理人員定期進行檔案更新。而應用現代信息技術后，可以實現無紙化管理，將檔案內容轉變為數字信息，實現數字化、便捷化的管理。尤其在交通運輸檔案存儲中，不僅涉及文字內容，還包括圖片、視頻等內容，采用電子化的管理法，可以存儲更加全面和豐富的檔案資料。將檔案錄入電腦信息庫之中，在查閱時只要搜索檔案標號或名稱即可，實現了查詢的自動化，促進了人機的管理配合，全面提升了檔案管理的效率，同時減少了人力成本的投入。

（五）培養檔案管理人員的專業化能力。為了提升交通運輸檔案管理工作的專業化水平，可以從以下幾個方面進行管理：其一，通過擴招引進專業人才。當交通運輸單位進行公開招聘的時候，負責人應高度重視專業知識，專業技能以及專業技術人員的引進，從而進一步充實檔案管理隊伍。其二，將現有的管理人才“送出去”。加強現有人員的檔案管理知識，不斷拓寬工作人員的視野，清楚現階段交通運輸檔案管理的發展動態。

三、結語

綜上所述，隨著時代的發展和進步，交通運輸單位檔案管理工作逐漸出現各類問題，紙質管理的弊端也隨之暴露出來。為了提升檔案管理的質量，單位不僅要提升管理意識、健全管理制度，還要加強人員培訓，積極進行信息化建設，確保檔案管理工作能夠與時俱進。

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