淺析城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化管理

劉彥麟

【摘要】養(yǎng)老保險是我國社會保險的重要組成部分。對社會養(yǎng)老保險檔案規(guī)范管理意義重大。本文分析了城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理存在的問題，論述了提升檔案管理水平的策略。

【關(guān)鍵詞】城鄉(xiāng)居民;社會養(yǎng)老保險檔案;規(guī)范化管理

近兩年，隨著城鄉(xiāng)一體化建設(shè)速度的不斷加快，城鄉(xiāng)居民的社會養(yǎng)老保險問題得到社會各界的廣泛關(guān)注。其作為我國社保體系的重要組成部分，能有效提高社保服務質(zhì)量，并反映出一定的城鄉(xiāng)居民生活問題，提高社保體系建立的有效性與實用性。因此應認真面對社保管理工作，以人為本，建立相應的管理制度，提高管理的規(guī)范性與專業(yè)性。

一、檔案規(guī)范化管理的意義

（一）做好社保檔案管理具有一定的政治意義。近兩年，我國提出城鄉(xiāng)一體化建設(shè)理念以來，提高了城鄉(xiāng)居民的社保意識，也提高了城鄉(xiāng)政府對于民眾權(quán)益的維護力度。因此為進一步保證居民權(quán)益不受損害，同時進一步提高廣大居民對于社保的了解程度與參保意識，應建立相應的檔案管理體系，準確詳實記錄每一位參保人的社保信息，如其工作信息、參保年限、保險待遇等。而且隨著時間的變化，參保人數(shù)也會有所增加，數(shù)據(jù)情況也會發(fā)生相應變化，結(jié)合實際工作需要整理、制定出科學有效的社保檔案管理計劃，能有效減輕管理人員的工作量，提高數(shù)據(jù)處理的準確率。

（二）社會保險檔案管理工作與居民的自身利益有著密切關(guān)系。依照我國的社會保險制度，當參保人到達規(guī)定年齡時，就能依照參保憑證領(lǐng)取相應的社會福利待遇，但在這期間，需要辦理一系列相關(guān)證明手續(xù)，作用如下：一是能進一步簡化辦理流程，提高辦理效率。二是能有效保護居民相關(guān)權(quán)益，確定數(shù)據(jù)的準確性，并為參保人建立個人賬戶，定期進行保險費轉(zhuǎn)入，提高基金轉(zhuǎn)移效率。

二、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理存在的問題

（一）管理制度建設(shè)不夠完善。其具體表現(xiàn)：沒有一項有效的操作指導方案與監(jiān)管系統(tǒng)。在老齡化不斷攀升的背景下，會不斷增加參保人數(shù)，因此各地區(qū)應該結(jié)合居民文化程度、參保年齡等基礎(chǔ)資料制定相應較為可靠的管理制度，提高居民操作的規(guī)范性。很多地區(qū)并未有較為詳細的操作指導方案，一些參保人在填寫資料時，由于沒有相關(guān)經(jīng)歷或是年紀較大，很容易出現(xiàn)信息填寫錯誤的情況，并直接在表格上進行涂改，直接降低了客觀性。有些地方雖然推薦使用電子設(shè)備進行填報，但是該方式受網(wǎng)絡(luò)信號、系統(tǒng)速度影響較大，而且文字指導性較強，雖然對于一些年輕參保人而言，使用起來比較方便，但對一些年齡較大的參保人而言，其操作方面尚存在很多問題。

（二）管理人員專業(yè)能力有待提高。主要表現(xiàn)在兩個方面：第一是信息素養(yǎng)提高方面，隨著信息化建設(shè)的推廣，城鄉(xiāng)居民社保管理逐漸在向信息化建設(shè)管理過渡。但是很多地區(qū)還存在人員信息素養(yǎng)不足的情況，不能很好利用相關(guān)程序進行檔案管理、檢查，增加了許多無謂的檔案管理工作。第二是很多人員專業(yè)管理能力有待提高，許多地區(qū)檔案管理人員對于社保檔案管理并沒有較為完整的管理思路，并且缺乏相應的檔案管理知識。因此表現(xiàn)在具體工作中，只是依照領(lǐng)導指示，進行檔案內(nèi)容檢查、整理、歸類，沒有形成較為健全的管理架構(gòu)，這相應降低了管理效率。

（三）電子檔案管理制度有待完善。電子檔案管理能有效提高檔案管理的社會效益與經(jīng)濟效益，可以將大量的紙質(zhì)材料檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案進行存放，借助互聯(lián)網(wǎng)就可以調(diào)用數(shù)據(jù)。另外，提高了檔案的公開性，參保人依照個人社保號碼就可以在網(wǎng)上查詢到個人參保信息。雖然目前我國多省（市、區(qū)）都在積極建立線上居民參保檔案管理系統(tǒng)，但其主要功能只是在查閱與調(diào)取方面，并沒有發(fā)揮更多的功效，因此，需要進一步提高管理部門對于線上系統(tǒng)的利用效率。

三、城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案管理水平提高策略

（一）建立相應的指導監(jiān)督系統(tǒng)。各地區(qū)社保管理部門應結(jié)合本地社保服務需要，建立相關(guān)的檔案管理制度，此方面可以借鑒省級指導標準，提高信息傳遞準確率與速率。可在社保局大廳開設(shè)服務崗，并設(shè)置固定與流動兩類服務人員，在大廳社保信息填寫區(qū)域張貼示范填寫與填寫要求，并放置空白表格，對于一些填寫有困難的居民，主動幫助服務，并在填寫過后再次確認信息。對于信息有誤的資料可通過短信與電話兩種方式進行提示，幫助居民盡快修改信息，提高手續(xù)辦理速度。建立相應的監(jiān)督管理體系，并依照檔案情況制定相應的檔案管理制度，定期對檔案管理效率、準確度等進行檢查，不斷完善制度，使得社保檔案管理工作有章可循，依法依規(guī)。

（二）提升人員管理能力。要通過兩方面對管理人員進行培訓。第一個方面是專業(yè)能力培訓，定期對管理人員進行專業(yè)能力培訓，向其介紹一些檔案管理知識，提升其規(guī)范管理意識，并通過經(jīng)驗總結(jié)尋找符合地區(qū)參保要求的檔案管理辦法，明確管理思路，提高管理的靈活性與實用性。第二個方面是加強信息素養(yǎng)能力提升，可以請相應的技術(shù)公司人員進行崗位培訓，幫助管理人員提高操作能力，并配以相應的使用手冊，方便查詢;也可結(jié)合實際需要建立合作關(guān)系，長期提供技術(shù)支持服務，減少技術(shù)問題干擾。另外部門內(nèi)可適當引進該類信息檔案管理人才，因為當前很多地區(qū)領(lǐng)導檔案管理意識不足，檔案管理人手較少，當工作量較大的時候往往通過借調(diào)來提高管理效率。但是借調(diào)人員都存在一定程度的流動性，其對于檔案內(nèi)容、管理辦法的了解程度也比較低，反而需要一段時間的適應期，相應降低了管理效率。通過引進技術(shù)人才，不但可以有效解決人手不足的問題，還能降低管理人員的流動性，建立專業(yè)的社保檔案管理隊伍，提高管理能力。

（三）調(diào)整電子化管理辦法。隨著目前各類電子設(shè)備的普及以及對人們生活方式的改變，信息化管理已經(jīng)成為一種不可逆的趨勢，因此社保管理部門更要加強對此方面的建設(shè)力度。第一，要加強推廣宣傳力度，通過建立相應公眾號或與其他事業(yè)單位部門進行合作推廣，提高城鄉(xiāng)居民的線上知曉率，并附贈介紹相應的填報、操作程序與規(guī)范要求，提高居民使用效率。第二，定期對電子系統(tǒng)進行升級，提高其數(shù)據(jù)傳輸力度，提高服務質(zhì)量。第三，結(jié)合社保管理需要進一步進行程序開發(fā)，提高其功能性與人社局其他服務的關(guān)聯(lián)性，幫助居民在填報信息的同時能完成其他信息的填寫操作，進一步提高檔案管理的完整性。

（四）加強城鄉(xiāng)社會養(yǎng)老保險事業(yè)的利用效率。國家社保事業(yè)的有序發(fā)展，離不開檔案管理工作的規(guī)范展開，因此要進一步提高其利用效率就要鼓勵城鄉(xiāng)居民積極參與，通過做好檔案收集整理工作，可以進一步了解城鄉(xiāng)居民的生活狀態(tài)，并以此為基礎(chǔ)，進一步擴大宣傳，讓一些未參保的人員了解社保的優(yōu)勢，提高參與度。還能從這些信息中，得出哪些居民更需要得到社保服務及一些居民不愿參保的原因，并進一步調(diào)整政策，幫助居民解決困難，提高對其合法權(quán)益的保護力度。

四、總結(jié)

養(yǎng)老保險是我國社會保險的重要組成部分，通過提高其檔案管理規(guī)范性與專業(yè)性，首先有助于促進社會和諧發(fā)展，保證每一位城鄉(xiāng)居民的合法權(quán)益。其次能提高檔案管理效率，保證居民利益不受損害。目前我國一些地區(qū)此方面存在不足，需要不斷完善管理制度，才能不斷提高管理效率。

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