淺談做好房地產(chǎn)檔案管理工作的策略

馮文碧

【摘要】房地產(chǎn)檔案是檔案的重要構(gòu)成部分，我國房地產(chǎn)檔案管理工作主要是對檔案進行收集、整理與保管等，這要求房地產(chǎn)工作人員要做好檔案管理工作的記錄與保管，通過科學的管理手段不斷提高管理的有效性。本文將對房地產(chǎn)檔案管理工作現(xiàn)狀展開合理的分析，明確管理中的不足，并提出有效的對策，進一步提高檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn);檔案管理;文書檔案;策略

房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)工作人員對房屋產(chǎn)權(quán)交易各項信息進行整理和保管的重要內(nèi)容。現(xiàn)階段，由于房地產(chǎn)檔案管理環(huán)境的改變，使得檔案管理模式受到一定的挑戰(zhàn)，檔案在管理保管及利用方面出現(xiàn)很多問題，這在一定程度上加大了房地產(chǎn)檔案管理工作的難度，要求單位管理人員意識到檔案管理的重要作用，從而采取有效的措施解決此類問題，提高檔案檔案管理的有效性，使自身的工作能力和管理水平都得到極大的提升。

一、房地產(chǎn)檔案管理工作的重要意義

房地產(chǎn)檔案管理指的是房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、交易買賣等活動中，通過收集整理的方式將產(chǎn)權(quán)人房屋狀況以及土地占用情況匯成完整的產(chǎn)權(quán)信息，并利用圖紙、照片、錄音等載體將其統(tǒng)一歸檔，作為日后產(chǎn)權(quán)變更的依據(jù)。因此，房地產(chǎn)檔案管理人員的工作水平，會對檔案利用效率起著決定性作用，為了更好地適應當下我國社會的需求，需要通過正確的管理方式來保證檔案管理的有效性，同時還要按照相關(guān)法律規(guī)定依法對房地產(chǎn)檔案進行管理，以此來促進房地產(chǎn)檔案管理的權(quán)威性和實用性，使其價值得到充分發(fā)揮，同時，還要利用現(xiàn)代化的管理手段，實現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)，對提高檔案管理效率起著積極作用。

二、房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理創(chuàng)新意識不強。隨著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，房地產(chǎn)檔案在不斷增多的同時，檔案利用效率也在不斷增長，人們對所提供的服務質(zhì)量和要求也在不斷增多，這要求檔案管理人員在原有工作職能基礎(chǔ)上不斷提高自身的行政管理水平和服務水平，具有良好的服務意識，同時還要不斷與時俱進，細化檔案管理規(guī)則，提高檔案管理的先進性。當下房地產(chǎn)檔案管理人員不論從自身的工作能力上還是創(chuàng)新意識上都比較欠缺，檔案管理效率低下，不利于對檔案進行有效利用。

（二）培訓工作不到位。房地產(chǎn)檔案管理培訓工作的開展，對提高管理人員的專業(yè)能力以及現(xiàn)代化水平起著積極作用，房地產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)管理的綜合體現(xiàn)，而當下我國房地產(chǎn)檔案管理人員自身技能方面存在一定的欠缺，無法掌握基礎(chǔ)的計算機基礎(chǔ)理論操作，進而影響了檔案管理的有效性和管理質(zhì)量。

（三）電子檔案的歸檔及保存不利。隨著我國科技水平的提升，信息化技術(shù)在各個領(lǐng)域中得到非常廣泛的應用，房地產(chǎn)行業(yè)加強了對先進技術(shù)的應用，提高了檔案整理效率和水平，通過建立數(shù)字化信息系統(tǒng)，促進了檔案管理的便捷化程度，與傳統(tǒng)人工檔案整理方式相比，有著一定的先進之處。信息化水平提高的同時，也對檔案的安全性帶來一定的威脅，電子檔案數(shù)量信息較多，如果不準確篩選，就很容易出現(xiàn)錯誤。

三、做好房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的策略

（一）加強制度建設(shè)，建立運行機制。加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展檔案工作者教育培訓的關(guān)鍵和保證。首先，應建立一個完善的繼續(xù)教育管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、獎勵等制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制，約束激勵機制可以在一定程度上提高檔案管理工作人員的緊迫感，使其能夠積極參與到繼續(xù)教育中來，提高自身的檔案管理水平。比如檔案管理工作人員上崗前以及輪崗后的崗位培訓，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務可由終身有效改為動態(tài)管理，從而大大提高檔案管理人員參加教育培訓的動力。

（二）建立獎懲機制，細化監(jiān)督考核。要想提高檔案管理人員對檔案管理的重視程度，需要檔案管理人員認識到工作的重要性，并通過《檔案法》以及相關(guān)檔案工作來展開正確的教育，將其作為一項法律義務盡職盡責完成，提高工作的自覺性和主動性，使檔案管理效率得到保證。同時，還要將檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，做好對檔案材料的有效控制，定期開展考核工作，做到賞罰分明，才能提高檔案管理效率和水平。

（三）加強人力資源建設(shè)。房地產(chǎn)檔案工作對工作人員的專業(yè)性要求較高，檔案工作人員素質(zhì)的高低決定檔案工作的優(yōu)劣以及檔案價值。檔案工作人員的素質(zhì)具體體現(xiàn)在：首先，檔案工作人員應具備一定的文化素養(yǎng)。具有較強的邏輯思維能力，可以在大量檔案信息中提取到有價值信息，并將其開發(fā)利用成果完整表達出來。同時，還需要檔案管理人員具備掌握基礎(chǔ)的計算機操作能力，可以對不同年份的檔案數(shù)據(jù)進行對比分析。其次，檔案管理人員應具備一定的專業(yè)素質(zhì)。熟悉相關(guān)法律規(guī)定，明確房地產(chǎn)開發(fā)利用方向，能夠獨立辦理各項業(yè)務，掌握檔案開發(fā)利用方法。最后，檔案管理人員應具備一定的職業(yè)道德素養(yǎng)。有良好的責任心，端正自己的服務態(tài)度，真正做到為人民服務，不違法交易，不以權(quán)謀私，堅決維護檔案信息的機密性，堅守崗位職責。房地產(chǎn)檔案管理部門應積極開展工作人員的培訓工作，通過各種方式來保證學習效果，從而使檔案工作人員的整體業(yè)務素質(zhì)能力得到提升。

（四）增強主動服務意識。房地產(chǎn)部門要不斷提高自身影響力，采用網(wǎng)絡(luò)媒體等方式對房地產(chǎn)檔案價值進行宣傳，使更多人可以重新認識、了解房地產(chǎn)檔案，以期不斷提高房地產(chǎn)檔案利用效率，為社會經(jīng)濟建設(shè)開展提供一定的便利。具體從以下幾方面開展：首先，要做好房地產(chǎn)權(quán)屬登記服務。產(chǎn)權(quán)檔案因其自身存在的動態(tài)性，因此在產(chǎn)權(quán)形成后，往往會隨著房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移而不斷發(fā)生改變，這也是產(chǎn)權(quán)管理中最重要的信息資源，是確認變更行為是否合法的重要依據(jù)。其次，做好房地產(chǎn)交易審查服務，隨著房地產(chǎn)發(fā)展前景逐漸廣闊，房地產(chǎn)交易也變得活躍起來，要想保證交易的有效性，就需要通過房地產(chǎn)權(quán)屬檔案來進行查證。最后，為法院解決房地產(chǎn)糾紛服務。房地產(chǎn)教育在增多的同時，房地產(chǎn)糾紛也在不斷增多，各種抵押行為不斷增多，因此需要產(chǎn)權(quán)檔案為司法部門解決糾紛提供依據(jù)，維護當事人正當權(quán)益。

（五）提高檔案管理隊伍的專業(yè)性。要想保證房地產(chǎn)檔案隊伍建設(shè)順利開展，需要做好檔案隊伍培訓與考核工作，進一步提高檔案管理人員的知識能力，促進檔案管理工作的有效開展，提高整理效率和整理質(zhì)量，使檔案管理人員主動學習先進的管理知識，提高自身的綜合素質(zhì)和責任感，并協(xié)助各部門更好地開展檔案資料查找管理工作。此外，還要加強交流學習，房地產(chǎn)管理部門應該充分掌握檔案管理人員的工作能力，并以此為基礎(chǔ)建立相應的學習交流平臺，便于后續(xù)工作能夠順利開展。與此同時，還要注重人才的引進，房地產(chǎn)檔案管理工作對檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力要求較高，為了進一步提高房地產(chǎn)檔案管理水平，應不斷挑選優(yōu)秀的管理人員加入房地產(chǎn)檔案管理團隊中來，從而進一步提高房地產(chǎn)檔案管理的整體水平。

（六）房地產(chǎn)開發(fā)檔案信息化建設(shè)。首先，要加強并提高對房產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的認識。充分利用現(xiàn)代化信息軟件來進行房地產(chǎn)的檔案整理工作，這是房地產(chǎn)行業(yè)開展檔案管理的必然趨勢，極大地提高房地產(chǎn)檔案的利用效率，也便于查找相關(guān)資源，將檔案的價值進行充分的發(fā)揮。其次，要不斷推進檔案管理的數(shù)字化水平。檔案數(shù)字化是房地產(chǎn)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，要想應用檔案檢索功能，就需要通過數(shù)字檔案來實現(xiàn)，只有這樣，才能獲取產(chǎn)權(quán)人的房屋信息，這種高級檢索的方式可以幫助管理人員精準查找，為人們提供更加便捷、高效的服務。為了進一步提高信息的全面性，可以通過照相錄入的方式，通過掃描儀的處理將圖像通過信息的方式進行歸檔，在完成檢索和分類環(huán)節(jié)后，使其成為一個完整的數(shù)據(jù)庫。

四、結(jié)語

綜上所述，房地產(chǎn)檔案管理工作作為一項服務性質(zhì)的工作，必須要與時俱進，使檔案記錄與整理能更好地與社會發(fā)展現(xiàn)狀相適應。同時，房地產(chǎn)檔案管理人員還要結(jié)合其發(fā)展現(xiàn)狀制定合理的檔案管理計劃，這樣才能避免管理過程中出現(xiàn)問題，提高其抗風險能力，促進檔案的有效利用。

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