事業單位檔案工作規范化管理探討

孫浩

【摘要】從原則上分析，檔案管理工作本身就具備很強的保密性與服務性，因此，從多個方面受到限制與制約。檔案管理工作不但是事業單位的重要工作之一，更是我國檔案事業發展的基礎與前提條件。在發展的重要階段，需要不斷提升科學化與標準化，困難面前，檔案管理工作人員需要認識到自身工作的重要性，積極創新科學化的工作方法，使檔案管理工作的效率與服務水平更上一層樓。

【關鍵詞】規范化管理;檔案管理;加強

標準化與規范化是事業單位檔案管理工作發展的重要目標，也是實現可持續發展的前提基礎，由于檔案管理工作的內容比較復雜與繁瑣，因此在諸多方面還需要一定的充實與改善，這對于檔案管理工作的進一步發展有著千絲萬縷的關聯，因此，本文作者針對當前的一系列現象作了重要的論述，希望能為檔案管理工作的新措施帶來一定的參考價值，為事業單位的穩步發展提供便利的途徑。

一、事業單位檔案管理存在的問題分析

（一）檔案管理設備比較落后。近幾年來，事業單位對于資金的投入有著一定的限制和要求，這對于檔案事業的開展無疑會造成一定的困擾與阻礙，由于資金的限制與設定，從而導致了檔案設備的落后與缺失，有關部門缺乏資金，所以很難引進先進的計算機電子產品與一些高科技的辦公產品，工作人員在平時的工作非常繁瑣，這樣的結果只會導致檔案管理工作的效率無法得到提升與增加，而內部的管理程序也會出現混亂的現象。近幾年來，計算機技術已經遍布人們的生活與工作中，被廣泛認知與使用，事業單位更是需要計算機提升工作質量與工作效率，事業單位應該明確認識到這一點并重視，檔案管理設備是工作的基礎與保障，如果不能得到有力的保證，那么勢必會在工作過程中出現疏漏與流失的現象，嚴重影響到檔案管理工作的開展與進步，這對于事業單位的長遠發展有百害而無一利。

（二）檔案管理人員綜合素養有待提高。從事檔案管理工作的專業人員應該知道，事業單位的檔案管理工作本身存在著一定的專業性與復雜性，如果工作人員專業水平不夠，對工作的態度不夠認真細致，再加上缺乏一定的工作經驗，勢必會影響檔案管理工作的開展，這對于事業單位的長遠發展會產生一定的阻礙。因此，在事業單位運用信息化技術開展工作的同時，務必要將工作人員的綜合素養快速提升起來，要使他們明白，檔案管理工作在事業單位中占據著非常重要的地位，與各部門之間都有非常緊密的關聯，因此，在工作崗位方便，需要穩定長久的人員從事這一工作，人員的流動性會對檔案管理工作造成很多的負面影響，對于工作人員的定期培訓更需要嚴抓。

（三）檔案管理制度還需建立并落實。建立一套完整性科學化的管理制度，是有序開展檔案管理工作的前提條件與基礎，從當前來看，部分事業單位的檔案管理制度并不完善，其中存在諸多問題，沒有得到合理解決，檔案管理工作人員沒有按照制度開展工作，導致檔案資料的混亂與漏失現象屢有發生，這與檔案制度的不統一有著直接的關系，因此，這個問題是當前比較重要的一項任務，需要盡快解決并落實下去。

（四）檔案管理方式還需進一步規范化。檔案規范化管理能夠較好地推動事業單位實現科學化、規范化發展，提高單位的工作效率和工作質量。當前部分事業單位缺乏對檔案規范化管理的認識，忽視檔案管理規范化。甚至有些單位認為檔案管理規范化不會產生經濟效益而忽視其重要性，并且單位領導對檔案管理工作不會關注。還有一些事業單位在人力財力等方面存在不足，造成檔案規范化管理工作無法得到有效貫徹。當前很多事業單位對于檔案管理的重視程度不足，并且在管理的方式上十分落后，將紙質檔案進行分類后放到指定的場所。在需要相關文件時進行查閱，效率比較低。這種管理方式是以往檔案管理采取的主要方式。隨著社會的發展和進步，工作的內容逐漸精細化，檔案的數量也明顯提升，傳統的檔案管理方式效率低下，這會對整個單位的工作效率產生較大的影響。因此事業單位檔案管理的方式要堅持與時俱進，不能夠停滯不前，因此需要實現信息化和網絡化管理，以此來提升檔案化管理的實際效率。

二、事業單位檔案管理規范化的方式方法分析

（一）需要科學化的檔案管理系統。新形勢下，加快檔案管理的信息化轉型是新時代賦予我們的新使命。對此，我們應將信息化檔案管理與傳統檔案管理有機結合：一是對紙質檔案進行掃描后再加工，形成“原件數字檔案”。二是直接以數字模式形成數字信息檔案，通過靈活的方式對事業單位的檔案資料進行存儲管理。三是要增加對檔案管理的資金投入，更新硬件設備與軟件設備，為檔案管理的信息化轉型奠定可靠的物質基礎。四是檔案管理人員要更新自身觀念，提升自己的計算機使用水平，從根本上提升事業單位檔案管理的水平。

（二）工作人員的專業技能與素養需要提升。首先，加強對檔案管理人員專業素質的教育，使之熟練掌握專業化的檔案管理知識與技能，并了解相關法律制度，能夠按規章制度辦事，在各種規章制度的指導下規范、認真、細致地開展檔案管理工作。其次，加強對檔案管理人員職業道德的教育，使其具有較高的思想道德素質和責任感。再次，要加強對檔案管理人員的信息化技術培訓，使之掌握計算機專業的知識，促進事業單位檔案管理的信息化轉型。

（三）檔案管理制度需要進一步完善。檔案管理制度在檔案管理工作中非常重要，如何形成一套完善的管理制度以及完整的管理流程是當下比較重要的一個問題，因此，對于檔案資料的收集與管理都需要有條理性進行，明確上級部門的規定與要求，根據實際情況進行操作與安排，將管理制度不斷進行實踐與創新，通過不同的形式與內容調整管理制度，明確檔案管理規范化的重要性，對檔案管理人員嚴格要求并定期進行相關的培訓，促進管理工作效率的提升。另外，事業單位還要根據自身的實際情況因地制宜，把人民的服務當成工作的重點與核心目標，更好地為大眾提供便利的服務。

（四）管理層需要高度重視。在事業單位中，管理層與基層工作人員都要清醒地認識到檔案管理工作的重要性，以及在事業單位長久發展中起到的重要作用，要積極推廣檔案管理工作的創新力度，不斷尋找更適合的新方法與新模式，將檔案管理的創新目標提上日程。檔案管理工作是事業單位的前提基礎與保障，對于人才支持有著重要的促進作用，因此，提高檔案管理工作的效率刻不容緩，事業單位要利用好信息化技術，從多方面改善工作人員對傳統管理方法的舊觀念。

三、結束語

從整體上來看，檔案管理工作正在進一步提升與創新，未來的主要趨勢就是檔案管理實現科學化與規范化的發展，事業單位更要清醒地意識到這一點，加大創新力度，進一步提升檔案管理水平與整體質量?？偠灾诋敶鐣蟊尘跋?，事業單位發生了不同程度的變化，若想將檔案管理工作充分發揮其職能與作用，必須要與信息化技術相結合去落實操作，加快實現標準化管理的步伐，將檔案管理工作全面提升與完善，為事業單位的整體發展做出鋪墊。

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