事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理

寧宇

【摘要】在人性化管理的實踐層面需要發(fā)揮我國社會制度的優(yōu)越性，并以提升檔案部門職工的勞動主體地位為主線，激發(fā)起他們的工作首創(chuàng)精神。具體的實施策略包括：針對檔案工作的重要性加強輿論宣傳;設置檔案信息員崗位，增進部門間溝通;優(yōu)化檔案部門科室結(jié)構(gòu)，培育團隊精神;開展崗位調(diào)研，調(diào)適崗位績效考核目標;多部門聯(lián)動，助力檔案迎檢工作的開展。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案工作;人性化管理

在事業(yè)單位分類改革的大背景下，需要不斷重視檔案工作的價值。作為檔案工作價值創(chuàng)造者的檔案部門職工，管理者需要對他們實施人性化管理去激發(fā)職工的工作創(chuàng)新意識，并在創(chuàng)新意識的驅(qū)動下使檔案工作適應事業(yè)單位分類改革的需要。就人性化管理的理論體系而言，梅奧所做的霍桑試驗拉開了研究人性化管理的序幕，以馬斯洛為代表的管理心理學家構(gòu)建起了“需求層次理論”“雙因素理論”等，都為人性化管理提供了分析框架。

一、制約人性化管理的因素分析

（一）主觀因素分析。1.管理層的重視程度不夠。作為向社會提供公益性專業(yè)技術服務的組織，管理層歷來重視專業(yè)技術部門的發(fā)展，進而在資源投入上傾向于專業(yè)技術人員，這就使得檔案部門職工缺少足夠的激勵資源投入。另外，事業(yè)單位所固有的科層結(jié)構(gòu)也使得管理層與檔案部門職工之間缺乏有效的直接溝通機制，極易導致檔案部門職工在工作中的負面情緒不斷積累。2.部門間的理解程度不夠。事業(yè)單位的檔案可分為：文書檔案、人事檔案、圖情檔案、科研技術檔案、財務信息檔案等，其中人事檔案、圖情檔案、科研技術檔案一般歸口到職能部門專門管理，而文書檔案則由檔案部門統(tǒng)一管理。由于文書檔案類別繁雜，且檔案歸集需要得到各職能部門的配合，但因受到部門職能化壁壘的影響而容易產(chǎn)生部門間的理解程度不夠，最終導致檔案部門職工在工作時常出現(xiàn)焦燥的心理。3.部門內(nèi)的協(xié)作意識不夠。事業(yè)單位的科層結(jié)構(gòu)一直延伸到部門內(nèi)部，這就使得檔案部門內(nèi)部也存在著一定程度的職能壁壘，在職能壁壘的影響下使得各科室職工間的協(xié)作意識不夠。協(xié)作意識決定著職工間的人際交往行為，由于缺乏充分的協(xié)作意識而極易使部門工作氛圍陷入緊張和冷漠的境地，最終產(chǎn)生非人性化的工作環(huán)境。

（二）客觀因素分析。1.崗位績效考核壓力較大。就專業(yè)技術大類而言，檔案部門職工仍屬于專業(yè)技術人員范疇，所以他們同樣面臨著年度科研任務考核目標、年度培訓任務考核目標等。這些考核目標具有存在的合理性，因為這些考核目標與專業(yè)技術崗位相匹配。但針對檔案部門職工目前的工作現(xiàn)狀而言，這些考核目標又顯得“不合時宜”。在繁雜的檔案管理工作中難以有時間去思考科研問題，在培訓項目向主營業(yè)務部門傾斜的情況下，檔案部門職工能夠獲得培訓的機會相對較少。2.檔案資源開發(fā)任務繁重。隨著檔案信息化管理成為常態(tài)，借助信息化技術對檔案資源進行開發(fā)日益成為檔案部門職工的工作任務。檔案資源開發(fā)屬于系統(tǒng)工程，需要以檔案標準化管理為前提，而實現(xiàn)檔案標準化管理目標需各業(yè)務部門自覺去遵守檔案匯總、歸集的標準化要求。然而，在部門間缺乏理解的情況下，以及在業(yè)務部門缺乏對檔案標準化認知的情形下，必然會增大檔案部門職工的后期工作強度。3.迎檢任務工作壓力較大。事業(yè)單位作為體制內(nèi)單位，時常面對主管部門的工作視察。工作視察的一項規(guī)定動作便是檢查檔案資料管理情況，并對檔案資料的內(nèi)容進行抽查。此時，檔案部門職工則面臨著較大的工作壓力。在事業(yè)單位部門職能化管理模式下，完成迎檢任務似乎成為了檔案部門職工自己的事情，在缺乏部門間協(xié)作和幫扶的情況下，使檔案部門職工陷入非人性化的工作環(huán)境之中。

二、人性化管理的模式

（一）針對檔案工作的重要性加強輿論宣傳。對檔案部門職工實施人性化管理，首先需要提高他們的勞動主體地位。事業(yè)單位因自身主營業(yè)務特征使然，往往將專業(yè)技術輔助部門置于較為邊緣的地位。因此，當前管理層需針對檔案工作的重要性加強輿論宣傳。輿論宣傳工作應從上至下展開：第一步，管理層應對檔案工作的重要性達成共識，并對檔案工作的開展制訂包括職工隊伍建設在內(nèi)的5年實施計劃，這樣就在制度層面確保職工勞動主體地位提升。第二步，在黨委牽頭下需對各職能部門的負責人開展重視檔案工作的思想教育，并要求各部門設立兼職檔案信息員崗位。第三步，加強檔案部門職工與各部門之間的聯(lián)系，以業(yè)務往來、職工聯(lián)誼等形式加深彼此的了解。

（二）設置檔案信息員崗位，增進部門間溝通。在黨委人事制度保障下，各業(yè)務部門需設置檔案信息員崗位，并選派黨員職工作為兼職檔案信息員。為了增進各業(yè)務部門對檔案部門工作的理解，需定期開展人員之間的業(yè)務交流活動。檔案信息員與檔案部門之間建立多形式的點對點聯(lián)系，線下按月末定期召開檔案信息員聯(lián)席會議，在會議中檔案部門對各部門本月的檔案歸集工作進行總結(jié)，并針對普遍存在的問題給予點評和對策講解。在線上應保持檔案信息員與檔案部門職工之間的時時互動，在工作群中，檔案部門職工可以發(fā)布近期需要開展的檔案歸集事項，并詢問檔案信息員在完成任務時所面臨的挑戰(zhàn)。若是在線技術輔助不足以解決檔案信息員的工作挑戰(zhàn)，則可以線下到相應業(yè)務部門實地指導檔案歸集工作。

（三）優(yōu)化檔案部門科室結(jié)構(gòu)，培育團隊精神。部分事業(yè)單位檔案部門存在這樣的現(xiàn)象，即職工根據(jù)自己所從事的檔案管理任務分設科室，進而形成“一人一科室”的狀態(tài)。為了打破檔案部門內(nèi)部的職能壁壘，則需要優(yōu)化檔案部門的科室結(jié)構(gòu)培育職工的團隊精神。本文建議，可以按檔案工作流程分設三大崗位模塊：檔案收集和信息化崗位、檔案歸類整理崗位、檔案資源利用崗位。這樣一來，就形成了以工作流程為導向的各崗位之間的協(xié)作機制。在日常工作中，檔案部門負責人應根據(jù)各崗位的工作任務數(shù)量和工作強度，靈活調(diào)配各崗位職工參與下游或上游的工作任務。

（四）開展崗位調(diào)研，調(diào)適崗位績效考核目標。對檔案部門職工的崗位績效考核問題，需要通過開展崗位調(diào)研和廣泛聽取檔案部門職工的意見去調(diào)適考核目標?？梢员Ａ艨蒲谐晒己撕蛯W習培訓考核這兩大模塊，但在具體的指標設計上應區(qū)別于主營業(yè)務中的專業(yè)技術崗位。同時，科研成果的形式也可以采取多樣化的形式，如將檔案工作模式創(chuàng)新成果納入科研成果體系之中，也可以將優(yōu)化檔案工作流程的調(diào)研報告納入科研成果體系之中。不難發(fā)現(xiàn)，通過豐富科研成果的表現(xiàn)形式，能激勵檔案部門職工思考工作中的創(chuàng)新點和流程優(yōu)化的切入點。由于上述工作需要在團隊成員的配合下展開，所以可以團隊為單位給予科研績效總分，然后由團隊負責人根據(jù)成員的貢獻大小對績效總分進行分解。

（五）多部門聯(lián)動，助力檔案迎檢工作的開展。需要分解檔案部門職工在迎檢工作中的壓力，所以需建立多部門聯(lián)動機制。人事檔案、圖情檔案、財務信息檔案一般采取歸口管理，但在迎檢工作中往往也被抽檢。因此，首先上述歸口部門與檔案部門之間應形成聯(lián)動機制。這需在黨委的牽頭下實現(xiàn)。與此同時，黨委辦公室、行政辦公室等部門也應與檔案部門建立聯(lián)動機制，具體的實施辦法為：通過檔案信息化管理平臺向辦公室部門尋求電子檔案信息，以解決檔案部門現(xiàn)有的檔案資料缺損問題。

三、小結(jié)

作為檔案工作價值創(chuàng)造者的檔案部門職工，管理者需要對他們實施人性化管理，激發(fā)起這些職工的工作創(chuàng)新意識。

【參考文獻】

[1]王玉.淺析事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理[J].辦公室業(yè)務，2019（18）.

[2]姜慶紅.淺析事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理方法[J].人才資源開發(fā)，2018（24）.