加強機關檔案管理規范化建設探析

李明亮

【摘要】機關檔案管理規范化建設是機關檔案工作改革與發展的客觀需要，應推行相應的制度規范檔案管理流程。鑒于此，本文主要從機關檔案管理規范化建設的重要性入手，探索其規范化管理措施，以確保有序高效地開展機關檔案工作，提升檔案管理水平。

【關鍵詞】機關;檔案管理;規范化

隨著經濟與社會的高速發展，文書處理和檔案工作等發生了巨大的變化，對檔案工作者提出更高的要求。但是機關檔案意識較弱、檔案歸檔立卷不規范、信息化建設相對滯后等問題阻礙檔案管理規范化建設進程，面對不斷增加的檔案數量和日益豐富的檔案形式、內容以及持續擴大的檔案信息服務對象，怎樣規范開展檔案管理工作，提高檔案管理水平，是機關檔案工作者的重要課題。

一、機關檔案管理規范化建設的重要性

機關檔案指的是機關從事各項工作形成的真實記錄，工作人員參考這些工作記錄可以預測今后開展工作的方向，并從中借鑒工作方法和經驗，維持國家政策的施行和社會秩序，保持國家決策的有效性、連續性，起著不可替代的憑證作用。換言之，機關檔案是原始記錄，如實反映機關在實際工作中的艱辛和取得的成果，對科學開展機關工作有重要意義，通過完整的檔案可以了解機關工作的基本發展脈絡，及時發現問題并總結經驗，是寶貴的信息資源。當然，機關檔案的重要價值在于挖掘及利用檔案信息的效益，只有規范管理檔案，才能做好信息挖掘利用工作，體現機關檔案的價值。機關檔案工作者研究檔案管理的規范化建設不但有助于機關完善記錄、有效運轉，還為充實館藏檔案資料打下基礎，為國家積累檔案財富，為人們提供原始憑證，為機關提高檔案管理水平、建設和諧社會提供有效服務。特別是隨著機關工作任務日益繁重，規范化的檔案管理是機關提高工作質量的重要保障。

二、加強機關檔案管理規范化建設的措施建議

（一）提高檔案意識，規范機關公文制作。在機關檔案管理規范化建設中，首先要做的就是提高檔案意識，將檔案管理規范化建設納入機關管理議事日程。所以機關要通過多種形式和渠道深入宣傳、貫徹落實《檔案法》《檔案法實施辦法》等，使檔案管理規范化建設和機關其他工作同步部署、實施、考核，解決檔案管理不規范的問題。與此同時，加快依法治檔建設進程，利用法律賦予機關的行政執法權力，保證落實檔案管理規范化建設工作;大力宣傳檔案管理規范化建設的意義，將其變成機關基礎工作不可或缺的部分。尤其要強化機關公文制作管理的規范化建設，因為公文制作質量的優劣不僅決定著公文自身的質量，還直接影響著檔案的質量，是檔案管理規范化的重要影響因素。例如機關制作公文所用紙張必須符合質量標準，平時注意檢查公文制作有沒有嚴格履行簽發手續、符合審批權限與否、公文標題正確與否、主送單位與抄送單位正確與否、落款和公文一致與否、有沒有主題詞和日期等;公文字跡必須清楚，不能用容易褪色的墨水、筆、紙張等草擬公文，確保字跡清晰、鮮明，方便日后長期保管和使用;制作公文所用文種務必合理，并規范公文擬制格式，形成規范的公文，保證機關檔案質量。

（二）推行部門制度，規范檔案歸檔立卷。針對機關各部門形成的公文，應明確職責、建章立制，嚴格推行部門檔案歸檔或立卷制度。因為機關具備按章辦事的特征，落實制度才能使工作有序、有效。所以機關要建立完善的主要領導或者分管領導負責制、各部門負責人對自有檔案負總責、部門兼職檔案人員對檔案的收集、整理、移交等工作負具體責任的系列配套制度，規范檔案工作。例如把文件材料歸檔列入各部門的目標責任，簽訂責任書，增強人員責任意識;分管領導和部門負責人、兼職檔案人員的職責應明晰，確保其分工合作，做到政令暢通。機關檔案工作者則應對各部門收集檔案、整理檔案提出明確的要求，在公文制作質量和文件處理制度化、程序化等方面提出對應要求，完善文書處理流程和歸檔范圍、分類大綱、保管期限、安全管理等制度、辦法、規范。例如機關各部門要做好收發文登記工作，隨時隨地完整收集收發文、工作文件、內部文件等，在擬好題名的同時編好目錄，強化日常公文管理。把平時的立卷工作做好，能促使機關提高公文處理質量。機關檔案部門應落實檔案業務指導保障工作，在平時通過培訓指導各部門人員掌握基礎檔案知識，規范制發檔案業務指導文件。在各部門收集和整理檔案材料的階段主動提供上門指導與服務，及時發現問題，并幫助其改正;移交檔案時必須細致、耐心、認真檢查，嚴格控制檔案質量，同時嚴格履行簽字蓋章移交手續;在完成歸檔工作之后要及時總結經驗，組織參與檔案工作的全體人員開展業務交流活動，提出檔案工作中暴露的問題，促進相互之間的交流，做到取長補短，促使全體人員共同進步，一起為檔案管理規范化建設貢獻力量。

（三）嚴格規范化管理，加快信息化進程。在當今網絡信息時代，機關檔案管理規范化不僅涉及日常的公文制作與歸檔立卷，還和信息化建設息息相關，檔案工作者應在檔案管理中加強對信息化技術的應用，通過數字化的方式存儲機關檔案資料，達到提高空間利用率的目的，延長存儲機關檔案資料的時間，預防發生檔案破壞問題。在檔案管理信息化建設中，通過機關內部局域網就能實現網上查詢檔案信息，使檔案信息的利用更快速、高效。在通過計算機采集機關檔案資料并上傳時，檔案工作者必須嚴謹細致地開展篩選工作，確保檔案信息錄入的完整性、準確性，并且經過審查之后要分類歸檔檔案材料。當把檔案材料上傳到檔案管理系統之后，就要保證檔案信息的保密性，對于開放性的檔案材料可以將其設置成可讀，不允許修改和下載。與此同時，在規范機關檔案管理信息化建設工作時應強調安全管理，高效設置檔案管理系統防火墻，防御非法入侵;促進病毒庫的定期更新，科學有效地開展機關檔案數據庫加密工作，例如對于重要檔案信息必須及時備份，并做好登記，科學設置用戶權限，加快機關檔案的數字化與信息化發展進程，夯實檔案管理規范化建設基礎;針對重點檔案管理設施設備必須做好安全事故排查工作，及時發現可能存在的隱患、問題，限期整改，消除危及機關檔案安全的漏洞;嚴格落實機關檔案的收集、保管、使用、保密、設備管理等日常工作，堅持責任到人、策略到位，對保存重要檔案的區域應全天候監控，保證機關檔案安全;提高人員素質，因為在機關檔案信息化建設中，人的行為是重要因素，相關人員應深入學習檔案安全保密制度和規范，明確檔案信息化工作中需要遵循的安全保密原則、安全保密問題，同時定期或不定期抽查，及時發現人員不安全的行為，實行批評教育，提高其安全保密意識。

三、結束語

總而言之，機關檔案管理的規范化是機關實現檔案工作高效化的基礎、前提，檔案工作者務必要正確認識檔案管理情況，提高人員檔案意識，并積極推行部門制度，實施嚴格的規范化管理，促使檔案管理工作越來越規范，不斷深化機關檔案管理改革，最大限度發揮檔案的價值，為機關高效履職提供可靠支撐。

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