科技檔案和文書檔案檢索方式對比分析

蔡宏炳 張雪芳

【摘要】現如今，檔案管理工作逐漸朝著信息化和智能化方向發展，在實際的檔案管理工作中，檔案信息的載體出現了明顯的變化，從以紙質檔案為主轉變成以電子檔案為主，還包括一些膠片檔案等等。其中科技檔案和文書檔案是相對比較重要的檔案形式，二者的檢索方式應該受到工作人員的高度重視。

【關鍵詞】科技檔案;文書檔案;檢索方式;對比分析

我國檔案事業取得了跨越式的發展，人們逐漸開始認識到檔案管理工作的重要性，甚至部分企業還加強了對檔案管理的信息化建設，進一步對檔案檢索體系進行完善，以此來滿足使用者對檔案多方面的需求，不僅大大提高了檔案管理工作水平，還有效推動了我國檔案事業的長遠發展。因此，本文重點對科技檔案和文書檔案的檢索方式進行對比分析，得出兩者在檔案管理中的不同作用。

一、檔案檢索對比分析

（一）科技檔案檢索系統。檔案檢索系統運行的高效性主要取決于檔案館組織的形式。在科技檔案檢索系統中，檢索結構主要為樹形，其屬于非線性結構的一種，在計算機領域中得到了廣泛的應用。多數檔案類型應用這種形式來進行描述，這種樹形結構體現出一定的科學性和標準性。檔案檢索體系主要是根據不同角度來對館藏室的內容、特點進行揭示，根本目的就是為了滿足使用者對檔案的檢索需求，其自身具備了獨特的使用功能，又可以和其他檢索工具共同協議使用，而通過加強建立合理完善的檔案檢索體系有利于提高檔案服務質量以及檔案資源利用率。1.科技檔案檢索結構。在科技檔案檢索工作中，需要根據檔案的編號和代碼來進行檢索，這一基本目錄通常都在檔案館中形成。做好編號工作需要對檔案文件進行分類，其中包括產品、項目以及儀器和設備，等等。檔案檢索目錄的編制需要進行分類編號，方便館藏工作人員對不同類別的科技檔案進行分門別類地存放。對每一項檔案資料的內容和數量都進行記錄，有利于檔案管理工作的進行，同時能夠使檔案更加容易被檢索到，便于查找和查看。2.科技檔案檢索信息。科技檔案一般都要建立檔案編碼，一旦建立了檔案編號，就是一種能夠識別的代碼。由于科技檔案的數量巨大，而且學科門類很多，為了便于檔案資料的存放和檢索，都需進行分類編號。檔案編號主要由全宗號、分類號以及案卷號等形式組成。

（二）文書檔案檢索系統。1.文書檔案檢索結構。同樣，在文書檔案檢索工作中，根目錄也是檔案館給定的全宗號目錄。檔案在存儲的過程中最小的單位為文件，在實際的整理工作中主要按照已有的檔案整理方式來進行。其中歸檔的檔案文件需要根據分類的方案以及編制的順序來對文件的目錄進行排列。2.文書檔案檢索信息。在文書檔案檢索的過程中，可以按照相應的分類標準、排列標準以及編碼結構的相關規定來進行檢索。在此過程中，可以按照年限、保管期限以及機構和方法等進行檔案編碼。歸檔文件要控制在最低一級類目中，按照事件發生的時間、重要性等來進行排列。能夠采取集中排列的文件主要為會議文件、統計報表等。歸檔文件通常情況下是按照排列順序依次編號，并且在文件的上端位置蓋章，填寫相關的內容。

（三）檔案檢索對比。科技檔案和文書檔案的檢索方式，都是從兩者檔案資料的性質和用途出發來設計的，館藏工作人員便于存儲的同時，有利于查閱者的檢索和查找，在實際檔案管理工作中，檔案資料的類別繁多，檢索方式也各不相同，因此需要結合檔案資料的內容和特點來選擇合適的檔案檢索方式。以下對科技檔案和文書檔案的檢索特點進行對比研究，以便給檔案管理者在檢索方式選擇上提供依據。1.檢索檔號章項對比。（1）全宗號需要由檔案館給定，其中檔號章項、歸檔章項的全宗信息相同。一般項目科目的檔案資料的館藏全宗號都是相同的，以便存儲和查閱。（2）檔案的分類中主要包括分類號和類別，如果單位的分類方案以類目機構名稱和類別號為基礎，那么二者在某種程度上是一致的。具體來說，分類號使用的是代碼的形式，而類別則是用文字的形式來進行描述。（3）文件排列編號主要包括兩點：一是文件序號，一是件號。其中文件序號主要是指目錄文件的相關編號。2.檢索方式對比。從科技檔案和文書檔案檢索方式的對比可以看出，檔案文件完全可以按照全宗號、分類以及案卷的形式來進行檢索。具體來說，在科技檔案中，可以直接用檔號進行檢索，但是其前后的分類必須具有一定的固定性。年度、保管期限等信息一般在案卷號中得到體現。同時由于檔號是以代碼形式出現，對分類、排序、檢索都很方便;文書檔案通過多級分類檢索文件，前后分類級別隨意性較大，按照機構（問題）、年度和保管期限的分類是對等的，沒有級別差異，文件按照分類的前后次序不同，其檢索次序也有一定的差別，歸檔章項信息一般也不使用代碼形式，而用文字表示。

二、檔案檢索分析應用

（一）文件檢索的統一性。文件的歸檔主要是易于將來利用，所以應該在文件的分類、檢索等方面具有科學性。現代科學證明電子文件的樹結構存儲是很科學的，檔案也是樹結構存儲，一個檔案館類似于電子文件的一個存儲磁盤使得檔案管理在分類、檢索、排序和統計等方面更具科學性。無論是文書檔案，還是科技檔案，都可以充分利用樹結構對檔案資料進行存儲和檢索，有利于檔案檢索的便利化，同時也為更多的檔案檢索方式提供了依據，因此無論何種形式的檔案檢索方式，其檢索的原理都是一樣的。

（二）文件整理方式的選擇。在檔案整理中，不可能只有文書檔案和科技檔案，實際的檔案材料是多樣的，在實際檔案管理和檔案檢索中，需要根據檔案資料的性質和特點，選擇合適的檢索方式，甚至可以進行幾種檢索方式的綜合使用，只要有利于檔案資料的存儲和檢索，文件整理方式都可以大膽創新。如行政機關的行政許可和行政處罰等業務案卷，案卷材料有些可能是由單頁紙張、多頁文件、可行性報告書、工程圖紙等組合而成，有些可能只是簡單的文件組成，整理方式難以統一，所以要根據實際情況和便于檢索的原理進行選擇。

三、結論

檔案通過多級分類來固定文件的位置方便檔案檢索。檢索的根為檔案館，檔案館對不同的單位賦予全宗號，形成全宗號目錄;每個單位對不同的內容或類別，包括機構、問題等進行分類，形成類別目錄;進一步細分，形成文件目錄，依次可以檢索到需要的文件材料。本文對科技檔案和文書檔案的檢索方式進行對比分析，希望可以促進兩種檔案方式在實際中的運用，加強建立完善的檔案檢索體系是至關重要的，不僅能夠充分滿足使用者對檔案多方面的需求，同時還可以從多個角度清晰反映出館、藏室的內容、特征，有利于推動我國檔案事業的可持續發展。

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