人事檔案管理信息化建設研究

林詩雅

摘 要 信息化時代的到來，為人們的社會生活帶來了便捷與高效。人事檔案管理是企業內部管理的一項重要內容，關系著企業的生存與發展。借助網絡及大數據等技術，將人事檔案管理進行信息化整合，能提升人事檔案管理的質量與效率，帶動企業的跨越發展。本文首先分析了人事檔案管理的特點，在此基礎上，分析了人事檔案管理信息化建設的意義，最后指出了人事檔案信息化管理的路徑。

關鍵詞 人事檔案 管理 信息化

中圖分類號：F270文獻標識碼：A

信息技術的高速發展，對人們的工作、學習與生活都產生了深刻的影響。人事檔案管理工作是檔案管理工作中的重要內容，人事檔案管理工作能夠為企業的發展提供人力信息支持，保障企業內部的各項工作有序開展。將信息技術運用于人事檔案管理中，能夠實現檔案管理的信息化與智能化，大大提高檔案管理工作的質量與效率，是順應時代需求的重要變革。加強人事檔案信息化建設能夠提升人事檔案管理效率，實現資源的合理配置，進一步健全管理機制，優化工作流程，推動企業效益實現最大化。

1人事檔案管理的特點

隨著信息時代的到來，信息傳播速度加快，企業在進行人事招聘時，如果沒有關于人事信息詳細的采集及記錄資料，則會影響招聘的效果及企業的未來發展。人事檔案管理作為一項服務性工作，需要對人事檔案進行收集、存放、調用等多方面工作，是人力資源管理中的重要環節。

人事檔案管理關系到單位及個人的發展，其具有一般檔案的共性，同時也具有區別于其他檔案管理的個性。從整體來看，人事檔案管理具有以下幾方面的特點。第一，準確性。人事檔案是人事信息的重要載體，是人員聘用及調動的主要參考依據。因此，人事檔案中所記錄的內容必須真實、全面，能夠使企業根據實際工作的需求，詳細了解員工的具體信息，包括他們的學習經歷、工作經歷及思想狀況等。第二，流動性。在人事檔案管理工作中，人事檔案需要與檔案所有者保持同步。工作中可能會出現人事關系的流動，所以人事檔案也要隨之進行流動。第三，機密性。人事檔案全面記載著企業人員的相關信息，其中的部分內容涉及個人隱私，因此，人事檔案管理部門應做好檔案保密工作，防止個人信息的泄露。

2人事檔案管理信息化建設的意義

人事檔案管理工作對企業的發展意義重大，人力資源已成為企業核心競爭力的重要影響因素，加強人事檔案管理工作是提升企業核心競爭力的必要條件。隨著信息化時代的到來，人事檔案管理也逐步走向信息化、網絡化的發展方向。人事檔案通過信息化平臺進行統一管理，并將信息技術與網絡技術融入其中，提高了人事檔案管理的效率，從而為企業的順利生產與經營提供了人力保障。

2.1提高人事檔案信息查詢速度

網絡信息技術的快速發展，為人們的生活與工作帶來了極大的便利。通過信息技術的合理運用，能夠實現數據的高效處理。傳統人事檔案管理工作往往需要管理人員以紙質形式進行檔案信息的記錄，如需進行檔案信息查詢，也需要人工查找，不僅在時間、人力、資源等方面造成浪費，同時還存在效率低下的問題。而人事檔案信息化建設，將計算機作為人事檔案信息的載體，在對檔案信息進行查詢時，可以利用計算機的快速檢索功能，全面、準確、快速地搜索到所需信息，信息查詢效率大大提升。

2.2緩解工作人員的工作壓力

傳統人事檔案管理工作主要依靠手工收集，這就需要耗費大量的人力與時間，往往為工作人員造成較大壓力。而人事檔案管理信息化的建設，能夠有效解決上述問題，幫助工作人員緩解工作壓力，提升工作效率，避免時間與精力的浪費。例如，在進行數據收集時，能夠充分利用信息化平臺自動化與網絡化的特性，實現數據的快速整合。另外，在檔案信息錄入工作中，能夠避免資源的浪費，提高信息的利用率與價值，這樣就能省去工作人員很多重復、煩瑣的工作，從而降低了他們自身的工作強度。

2.3工作質量與效率獲得提升

人事檔案管理信息化是人事檔案管理工作創新發展的必要手段。傳統人事檔案存在諸多弊端，如果不對其進行革新與發展，將阻礙企業的長遠發展。傳統人事檔案管理采用人工搜集與記錄的形式，同時還需要以紙質形式呈現出來，不僅會占用大量的資源與存放空間，而且還不利于長久保存。長期如此，紙質檔案難以得到有效利用。另外，紙質檔案經過反復翻閱，會產生磨損與遺失等問題。相比之下，人事檔案管理信息化能夠節省資源與空間，簡化工作程序，使檔案的保存與利用更加方便，同時也為檔案信息的收集、記錄與查詢提供了便捷的方式。

2.4檔案信息更加安全

檔案信息中蘊藏著不可估量的價值，一旦出現檔案信息泄露或丟失等問題，都會使企業遭受一定的損失，威脅企業的相關利益。因此，檔案信息的保密工作也是檔案管理的一項重要內容。檔案管理信息化建設能夠有效保護檔案信息的安全。在信息化管理系統中，工作人員能夠對信息進行快速檢索與保存，及時檢查并發現信息缺失等問題，并采取相關措施，有效保證檔案信息的安全。

3人事檔案信息化建設路徑

人事檔案信息化建設是一項系統工程，需要多方協同推進建設。從制度管理、資金投入、人員素質、管理方式及數據庫建設等方面健全管理機制，從而保障檔案管理信息化建設的順利開展。

3.1完善管理制度

完善的管理制度，是保障人事檔案管理信息化建設順利進行的前提。在人事檔案信息化管理工作中，要不斷完善與規范相關的管理制度，提高檔案管理與服務水平，促進信息化管理工作的有序開展。通過建立專門的人事檔案信息化管理部門，強化創新管理理念，建立人事檔案信息化管理情況定期匯報制度，加強對人事檔案信息化建設的監管力度，真正使信息化建設落到實處。另外，企業要不斷完善人事檔案的使用制度，并嚴格依照相關的規章制度及流程使用檔案資料，保證檔案信息的真實性與完整性，避免出現信息缺失、篡改等問題。通過管理制度的建立與完善，真正發揮人事檔案信息化管理的價值，提高檔案的利用率，為企業的長遠發展提供制度保障。