涉密檔案管理工作之我見

羅琳

【摘要】涉密檔案管理一直都是檔案管理工作的重點和難點，同時存在薄弱點，主要是檔案管理人員自身缺乏責任心，缺乏對涉密檔案的重視程度，以至于相關的制度得不到完善。另外，還缺乏對涉密檔案管理人員的監督工作，以至于涉密管理人員很難自我約束。本文就涉密管理工作談幾點看法，為涉密管理工作人員提供理論指導。

【關鍵詞】高校;涉密檔案;管理工作

涉密檔案，顧名思義，涉及國家或者工作上的秘密，不能被公開。涉密檔案管理一旦被公布出來可能危害國家安全，利益受損。一般情況下，涉密檔案分為三個級別，即絕密、機密以及秘密。對于國家而言，我國周邊局勢瞬息萬變，暗流涌動，國家必須做好一切防御外敵的準備，于是培養一批強大的軍隊，研究出先進的戰爭武器，這些都會在處理周邊問題時具有說話權，都包含著重要的軍事機密，需要國人保密，需要制定保密制度，雖然保密在整個過程中是不起眼的環節，但是仍需要引起重視。對于企業來說，一些關鍵的商業信息是自己在激烈的市場競爭中制勝的法寶，絕對不能泄露，可見涉密檔案管理工作是重中之重。

一、目前涉密檔案管理工作的做法

生產運營型企業在生產經營過程中必定要經過一系列的建設、改造以及維護的過程，以航空工業為例，航空工業技術改造過程中經歷了很多過程，例如建設生產線、實驗室的建設以及相關的改造工程，這些建設期間需要引進大量的設備、儀器儀表等，這些過程都會產生大量的數據資料，這些資料都是要存檔的，以后一旦某個項目出現了問題或者需要進行維修，那么就需要查找這些資料以支撐后期的維護過程，當然，這些資料作為企業擁有資產的憑證，需要好好保存。技術改造項目過程必然會產生一系列的資料，這些資料作為項目開展過程的有效憑證，為以后項目檢查做足準備。閱讀這些資料可以看出相關技術改造的投資重點與方向，甚至能看出技術水平與研制出的設備發展程度，一旦這些資料落入競爭對手那里，就好比別人看穿自己的本質，必然利于對手找準自己的弱點，所以，航空公司應當做好這些檔案的保密工作，加強保密檔案資料的管理，從目前的管理水平來看，其主要的做法如下：檔案資料都存放在具有密碼鎖或者指紋鎖的柜子里，這個密碼只有自己知道。涉密檔案管理流程一般包括以下幾點：即檔案資料的收集→整理→保管→借閱，這一個過程的每一環節都有可能造成資料的泄密，造成不必要的損失;當這些檔案資料需要進行復制時，基本上需要填寫一份申請單，這個申請單上需要經過層層領導的簽字蓋章以后才能拿到檔案管理員那里去復印，復印完成必須履行完成手續。當檔案管理人員離開此崗位之時，需要履行移交手續，將移交的資料列出詳細的清單，雙方應在移交清單上簽字以確認移交手續完成。某些涉密檔案不能公布于眾，又不需要保存下來，應當履行銷毀手續，相關人員需要提交一份銷毀審批記錄表，記錄表應當記錄完整，而且還需要經過層層領導簽字，例如分管領導、部門領導等，銷毀地點應為公司集中銷毀處。

二、涉密管理工作中存在的問題

第一節所介紹的涉密檔案管理工作的做法存在許多漏洞，雖然在一定程度上防止公司的秘密被泄露出去，但是隨著社會的發展，人們獲得涉密檔案文件的方式越來越先進，涉密檔案管理工作的創新不足。筆者從事多年的涉密檔案管理工作，積累了一些涉密檔案管理方面的經驗，但是縱觀涉密檔案管理過程，會發現存在許多問題，這些問題都有可能導致涉密檔案泄露，具體包括如下幾點：

第一，保密性處理不到位。當公司與第三方公司簽訂技改項目合同以及文本時，公司對所簽訂文檔的保密性處理方式不到位，例如項目背景、用途以及最終用戶等，最終使企業簽訂的文件信息泄露。

第二，涉密信息以外的技術內容。企業讓第三方企業履行合同所要求的項目時，有可能存在一些有關涉密信息以外的技術內容，而這些技術內容是履行合同所必需的，又是本次合同信息以外的涉密信息。被有心人利用會導致這些信息被泄露。

第三，員工保密意識和保密制度問題。涉密項目由多個合作企業共同完成，如果合作方企業員工保密意識不強，保密制度不健全，這就有可能導致項目相關資料泄露，影響企業可持續發展。

第四，未簽訂保密協議。一般情況下，企業與合作方合作時需要簽訂保密協議，確保項目實施整個過程中資料不被泄露，但是簽訂這個保密協議并沒有受到監督，很有可能導致某些內容忽略了簽訂保密協議，員工對此也沒有保密的意識，所以存在相關需要保密的信息泄露。

三、涉密檔案管理工作的要求

一個企業的技術改造項目中間流程很多，需要認真組織，落實到位，這些過程涵蓋立項、科研、設計施工以及竣工后的驗收，乃至驗收后的評價工作，這個過程涉及許多要保密的文件，這就需要對檔案管理人員提出更高的要求：首先，加強管理人員的保密意識與工作能力，管理人員掌握了許多保密性的管理資料，一旦泄露可能造成巨大損失，必須提高管理人員的保密意識，做好管理工作，避免管理資料特別是涉密管理資料泄露。企業還應加強檔案管理人員的培訓，對涉密信息守口如瓶。其次，目前，檔案管理人員應當履行好自身的基本職責，使所保管的資料完整、整潔、有秩序。再次，應當設立一套嚴格的檔案管理制度，加強管理，對涉密檔案的一系列操作都應當按照嚴格的手續進行完成，例如，調檔、移出以及銷毀等，這些都需要經過各層領導簽字確認后方可進行，缺一不可，任何人缺少手續都不能私自調檔，管理人員還應當仔細檢查歸還后的檔案。最后，做好檔案利用監督工作，做好檔案的利用及保密工作。

四、涉密管理工作的設想

根據筆者的工作經驗，對涉密檔案管理工作提出以下設想：第一，對于一些非保密性的技改項目，要保證不能有保密性信息出現。第二，對于涉密的項目，企業合作方應有相應的保密資質，并在保密協議上簽字。第三，對技改的各個環節產生的資料進行定密處理，這樣才能有重點地進行管理，定密的級別包括以下四種，即絕密、機密、秘密以及內部。第四，對各個保密級別的文檔分開管理，做好區分工作，按照時間和作用區分開來，確定檔案的保存價值與保管期限。因為很多檔案的秘密級別會隨著時間的推移而發生變化，這時涉密管理人員應當及時對相關檔案進行升密、解密或者降密處理，提高管理效率與質量。第五，制定完整的涉密檔案管理制度，如劃定密級制度、調密通知單等，這些制度能提高涉密檔案管理的效率。

五、結論

綜上所述，筆者總結實際工作經驗，粗略提出自己對涉密檔案文件的看法。隨著社會的不斷發展，特別是互聯網行業的迅猛發展，人民群眾的許多信息如同是公開的，一個企業或者國家如果不懂得如何創新涉密檔案管理工作，很多涉密檔案會被不法分子利用以達到自己的目的，危害國家與企業的安危，破壞社會和諧，損壞人民財產。對涉密檔案的創新式管理辦法需要無數學者進行探索發掘，且前進的步伐永不能停止。以上都是筆者下一步研究的重點。

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