醫務人員技術檔案管理信息系統的構建

李韻怡

【摘要】本文主要對醫務科的檔案管理進行分析，從而對醫務人員技術檔案管理信息系統的構建進行探討。

【關鍵詞】醫務人員;技術檔案管理;信息系統;構建

醫務人員的技術檔案主要是由醫務人員在從事科研項目和醫療工作時產生的憑證材料，能夠反映他們的專業能力、工作經歷、業務技能、學術水平和科研成果等。這些檔案是長期積累下來的珍貴材料，不僅具有醫學上的科研價值，有助于醫療教學，而且還是醫院醫療水平和發展潛力的體現。由此，落實醫務人員的技術檔案管理工作有利于醫院的發展。而醫務人員的技術檔案都堆放在醫務科，因此做好醫務科的檔案管理工作對醫務人員技術檔案管理信息系統的構建具有重要作用。

一、醫務科檔案管理的現狀

（一）檔案管理的意識薄弱。醫務科的檔案管理本身沒有產生實際的經濟效益，所以醫院常常不夠重視醫務科的檔案管理工作，使得醫院在檔案的管理上存在很多問題。首先，由于領導層的輕視，醫務科的相關人員難以認識到自身工作崗位的重要性，在工作過程中只是做好上層安排的事務，沒有留下檔案的意識，從而沒有對檔案管理工作上心，更別提醫務人員的技術檔案管理。其次，醫務科的資金投入較少，檔案管理的基礎設施不夠完善，導致很多有價值、專業性強的技術檔案沒有獨立的放置空間。此外，也加大了檔案管理和檔案利用的難度，對醫院的后續工作產生一定的影響。

（二）檔案管理人員團隊單薄。醫務科的檔案管理工作沒有聘請專業的資源管理人員，大部分是由年齡偏大的人員擔任或者是部分醫務工作者兼管。年齡偏大的工作人員文字能力薄弱，檔案管理水平比較低，資料整理和分類等工作的效率不高，而兼職的醫務工作者一般沒有經過專業培訓直接上任，因此他們的檔案管理工作內容僅僅只是接受檔案、保存檔案、存放檔案，沒有發揮技術檔案的實際價值，更不會利用信息技術協助檔案資源的管理，實現檔案信息的共享。

（三）檔案管理工作沒有統一和規范。醫務科的工作瑣碎、工作種類繁多且復雜，資料的來源范圍也比較廣泛，而相關人員對檔案的管理工作沒有進行統一和規范，影響了醫務科的工作效率，也降低了檔案的利用價值。首先，檔案管理沒有規范收集和歸檔制度，資料雜亂堆放，沒有進行系統的分類，對醫務人員在工作中或科研活動中產生的技術檔案也沒有進行及時的整理和存檔。其次，檔案管理沒有規范資料審核制度，醫務科的相關管理人員在離崗時，沒有交接好工作，可能將有價值的檔案無意毀壞或者有意帶走，造成檔案資料的遺失或斷層，甚至是有效信息的泄露。最后，檔案管理沒有規范檢索管理和保管利用制度，在外借時不做登記等手續，資料容易缺失，也容易失去真實性，給后續的工作增加了難度。長此以往，醫務科的檔案資料不齊全，資料的準確性會降低，同時也不方便資料的查找和利用，難以體現醫務科的職能和價值所在。

（四）檔案信息沒有實現共享。醫務科的檔案管理還停留在傳統的管理模式上，資料信息的管理比較松散，不能在各部門之間實現檔案資料的共享，同時檔案的管理相對滯后，資料的更新與實際的發展不匹配。這不僅沒有發揮檔案的有效價值，也降低了各個崗位之間的合作效率和工作效率。

二、加強檔案管理工作

（一）強化檔案的管理意識。醫務人員的技術檔案真實記錄了醫務人員的業務成長經歷，客觀反映了醫務合作者在成長過程中的專業能力素質和存在的不足等。醫院的相關領導應該充分意識到技術檔案的實際價值，從而將醫務科的檔案管理工作放在恰當的位置，加強醫務科的建設。首先，加大資金的投入，完善醫務科檔案管理的基礎設施，有助于檔案資料的合理分類和存放。其次，正視和支持醫務科的管理工作。醫務科承擔著醫院管理的重要職能，有著豐厚的資源儲備。醫務科的相關人員在做好檔案管理工作的同時，要按要求落實醫院的醫教研防工作，這對他們的醫學水平有一定的要求。所以應該根據實際情況，在一定程度上提高他們的待遇或者獎金。此外，領導的重視有助于增強醫務科檔案管理人員對檔案管理工作的自覺性。

（二）加強檔案管理人員的隊伍建設。檔案學是社會科學中的一門學科，檔案學中學習的實際運行方式是檔案管理。醫院相關部門在招聘時可以注重這方面人才的引進。然而，醫務科的管理工作不僅要求相關人員有檔案管理的能力，還對其醫學水平提出了一定要求。因此，醫院的相關部門應該強化醫務科工作人員的培訓制度和考核制度，提高相關人員的專業能力和綜合素質。此外，還可以安排一定的院間學習交流活動，創造現代化技術的學習條件，促進醫務科管理人員的學習和管理人員自身水平的提高，從而有助于檔案管理人員的隊伍建設。

（三）規范檔案的管理工作。首先，用制度規范檔案管理工作。以國家出臺的相關法律法規為基礎，結合醫務科的工作性質和實際情況，完善檔案收集和歸檔制度，規范檔案資料的收集、分類、整理和存檔，特別是醫務人員技術檔案的管理;完善檔案資料審核制度，確保檔案資料在任何情況發生時的完整性，以及資料內容的真實性和準確性;完善檔案資料的檢索管理制度和保管利用制度，規范資料的檢索和外借手續，提高檔案資料的利用率和檔案資料的質量。其次，明確醫務科工作人員的工作任務和工作責任，避免責任不明確而責任人相互推脫的情況出現。比如，兼職的醫務人員在進行檔案管理工作時可以負責檔案資料的收集與整理。在人力資源上有優勢的醫務科可以分配兩個負責人：一個主要管理醫療和防保方向的建檔;另一個主要管理教學和科研方向的建檔。在選擇檔案管理的負責人時，應該注重文字能力等條件，以確保檔案資料管理工作的質量。

（四）使檔案逐步走向社會。隨著改革開放的發展，醫院的財務工作、政務工作和黨務工作等逐步走在了公開化的道路上，醫務科的檔案管理工作也應該提高透明度。再加上互聯網等現代信息技術的發展和運用，醫務科的檔案管理工作應該要改變傳統的管理模式，逐步實現醫務人員技術檔案等檔案資源的信息共享，發揮檔案資源的實際運用價值，促進醫療水平的提高和醫院的發展。

三、檔案管理信息系統的構建

構建檔案管理信息系統，能實現檔案的信息化管理，提高檔案資源的利用，特別是醫務人員的技術檔案。此外，依靠信息管理平臺，建立檔案數據庫，實現醫療、教學、科研、防保的信息共享，最大程度發揮醫務科的工作職能。

（一）提高檔案資料的管理水平。構建檔案管理的信息系統，在一定程度上減輕了醫務科工作人員的工作量，實現了檔案的快速檢索和統計等，有效解決了檔案資料存檔時空間不足的問題，也有效解決了檔案資料多而難以匯總、查詢和統計的問題。此外，可以有效收集各方的信息資源，實現醫務人員技術檔案的及時更新與補充，使醫務人員的技術檔案管理工作更加專業和系統。

（二）利于醫院的人力資源管理。醫務人員的技術檔案能客觀反映醫務人員的業務成長過程，檔案的信息化管理能使人事部門全面把握醫務人員的綜合信息，為醫務人員的考核、人才的選拔以及人才的招聘上提供參考依據。

（三）提高醫院的工作質量。構建檔案管理的信息系統，能在各部門之間實現信息共享，提高各部門的工作效率，有效避免因信息不符及信息更新不及時等引發的醫療醫患和信息安全等問題。此外，醫務人員的技術檔案管理能便利醫院的相關工作，全面、合理控制醫療質量，從而相應提高醫療質量。

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