大數據時代文書檔案管理及信息化應用途徑研究

潘曉梅

【摘要】在如今大數據時代，對于各個院校來說，如何科學合理地利用信息技術進行文書檔案管理工作，已經成為院校今后工作的重要方向。本文先對信息化管理文書檔案的優點以及目前信息化管理文書檔案信息現狀進行簡單概述，再對如何在大數據背景下實施文書檔案的信息化管理進行探究。

【關鍵詞】信息化;文書;檔案管理;大數據

在各個院校中，所有文書檔案都是對一些數據及歷史資料進行細致且全面的記錄，同時也反映了院校的整體發展狀況。現如今，隨著我國科技的不斷進步，信息化技術應用越來越廣泛。在大數據時代，如果可以將信息技術合理運用到院校的文書檔案管理中，將會有效提升工作效率。雖然我國很多院校逐漸運用了信息化技術，但是在實際應用過程中依然存在不同程度的問題。為此，需要采取有效措施針對性解決問題。

一、信息化管理文書檔案的優勢

（一）提高檔案管理的整體工作效率。院校的文書檔案管理工作主要是將數據信息以及院校的歷史發展資料進行全方面的歸納與整理。隨著社會的不斷發展，很多院校在不斷擴招，如果依然延續使用傳統的管理模式，勢必會對管理的效果有所影響。在信息化時代，如果可以將信息化技術合理應用于檔案管理的優化中，能夠顯著提高院校文書檔案管理的工作效率。

（二）信息化發展的必然趨勢。現如今，信息化不斷發展，多媒體技術日漸發達，各行各業都開始順應時代的發展趨勢，將內部管理技術以及手段逐漸結合信息化技術進行創新和優化。由此可見，院校將文書檔案管理工作進行優化是一種必然趨勢。

（三）有利于文檔長期穩定保存。與紙質版文書檔案相比，電子文檔的壽命會長的多。傳統對紙質版文書檔案進行管理時，由于容易受多種外界因素影響，導致其很容易受到各種損壞，而電子檔則不會受保存不當問題的困擾。隨著電子技術的飛速發展，在大數據社會背景下，我們可以不限時間、不限地點利用身邊設備對電子文件進行獲取和傳遞。這些介質都具有不易損壞、攜帶方便、使用便捷的優點，由于不容易受外界因素的干擾，電子文件能夠保存更長的時間。

二、目前信息化管理文書檔案信息現狀

（一）文書檔案管理模式及設備落后。目前來說，依然有很多院校是以傳統的記錄方式進行文書檔案管理工作。這種傳統的檔案管理模式比較落后，且對于院校的整體運營有非常大的影響。現如今是一個信息技術飛速發展的大數據時代，因此傳統的管理模式已經無法順應當今社會對信息管理的需求。

（二）對文書檔案管理工作不夠重視。現如今，受傳統文書檔案管理觀念的影響，很多檔案管理人員并不十分重視文書檔案管理工作，甚至有些工作人員認為只是單純地對資料進行匯總和堆砌，是一項可有可無的工作。這種意識不僅會對檔案管理人員的工作效率有非常大的影響，而且也會大大抑制工作人員后期工作的積極性。除此之外，如果院校的管理層不重視文書檔案管理工作，那么在該工作方面的物力、財力、人力等投入會出現嚴重不足，從而無法有效提高工作效率。

（三）對于檔案內容無法及時更新。目前大多數院校無法實時對文書檔案信息進行更新，導致許多文書檔案內容比較陳舊，文書檔案管理的信息化建設出現問題，無法滿足現代工作的需求。由于有些院校的文書檔案甚至關系個人信息，因此與個人利益有直接的關系，這就出現了有些院校雖然已經引入信息化技術，但卻沒有標準應用流程的情況。

三、如何在大數據背景下實施文書檔案信息化管理

（一）引進先進的管理手段，加強資金的投入。保障檔案管理工作得以順利展開的有效手段之一就是加大資金的投入，而資金的投入是優化各種管理設備及技術的重要基礎條件之一。首先，想要順利開展文書檔案管理工作，需要更新相關設備。現如今，我國計算機技術飛速發展，將計算機具有的兼容性、可延伸性以及適用性等優勢合理地與文書檔案管理工作相結合，使工作人員通過計算機使檔案管理工作的電子化以及高效化得以實現。其次，需要將多種管理手段進行綜合運用，比如可以考慮建立起一個電子文檔，同時做好電子文檔的封存工作，如果涉及的重要文檔可以采取手寫或電子等方式進行備份。最后，需要在有效完成檔案管理工作的基礎上，逐漸對檔案管理的信息資源進行有效開發，通過計算機網絡技術，以檔案管理工作為主要核心，在工作過程中不斷總結經驗，確保檔案信息的真實及準確性。

（二）加強對文書檔案管理的重視程度。想要有效對文書檔案管理工作進行優化，首先需要具有重視文書檔案管理工作的意識。針對這一問題，可以專門建立一個文書檔案管理領導小組，定期對文書檔案管理制度進行檢查，并實時監督檔案管理人員的工作，除此之外，可以將考核制度進行進一步完善。對于院校的領導層來說，需要對文書檔案管理加大宣傳力度，以此來提高工作人員的重視程度，增加工作人員的工作積極性，從根本上有效展開文書檔案管理工作。

（三）構建信息化平臺推廣。院校之所以需要大力推廣文書檔案管理信息化建設，根本目的是為文書檔案的使用者提供更加方便快捷的服務。因此在院校的信息管理系統中建立文書檔案管理系統，使其成為一個一體化系統是非常有必要的，通過資源的共享，可以使文書檔案管理系統獲得綜合效益。將信息化技術應用于文書檔案管理系統中，可以使其具有強大的檢索功能，這樣可以將計算機網絡所具有的優勢充分發揮出來。值得注意的是，建設信息化平臺時，一定要選用標準的信息化設備，最好選用一些主流產品，以免由于升級換代等原因而增加重新開發的成本。設置設備時需要盡量合理化，要將網絡的響應時間、吞吐能力以及傳遞速度等因素綜合進行考慮。

（四）提高員工綜合素質，加強內部培訓。可以通過定期組織員工進行培訓、學習共享以及深造等提高人員的綜合素質，同時逐漸加強人員的服務意識。院校文書檔案管理的信息化建設并非一朝一夕就能夠實現的，由于其涉及的問題比較廣泛，因此可能會對院校的各部分工作產生不同程度的影響，屬于一項比較系統的工作，需要加大對員工進行相關培訓的力度。對于新員工要做好崗前培訓工作，有助于其對工作流程及內容盡快了解，對于老員工則需要結合工作中存在的不足，進行有針對性的培訓，提升其專業素質水平。

（五）對信息化管理設備進行全面優化。要想構建一個性能較好且較為穩定的信息化系統，首先需要在資金上能夠支持配置一些性能較好的軟硬件設備。其次需要建立一個紙質化的常態機制，以保障這些設備不只是一種擺設。進行檔案信息化建設時，檔案的信息資源是一個最為重要的前提和基礎，同時也是保護檔案原件的重要方式之一。要想實現檔案的數字化，需要通過先進的信息手段將其轉變為數字化信息，再建立院校專屬的檔案目錄以及檔案全文數據庫，這樣就可以使檔案的管理及查閱更加方便快捷。

四、結語

結合以上觀點，作為檔案信息管理的必然趨勢，將院校的檔案管理進行信息化建設不僅有利于院校的發展，同時也是院校轉變舊思想、創新檔案管理模式、與時俱進的一個重要手段。如今已是大數據時代，對于實現政務公開、提高檔案管理水平、促進良性發展來說，檔案管理的信息化建設具有非常重要的意義。各院校可以通過引進先進的管理手段，加強資金的投入、加強對文書檔案管理的重視程度、構建信息化平臺推廣、提高員工綜合素質、加強內部培訓以及對信息化管理設備進行全面優化等方式使院校文書檔案管理更加信息化。

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