淺談信息化促進行政辦公效率的提升

張曉妍

【摘要】本文先闡述了高校辦公室行政辦公的基本現狀，接著從顯著提高信息流通效率、促進行政辦公流程清晰化、實現審批流程公開、增強辦公方式的靈活性、有利于完善知識管理系統的建立五個方面，分析了信息化提升行政辦公效率的表現，接著探討了發揮網絡技術價值的策略。

【關鍵詞】信息化;行政辦公;辦公效率;信息流通

隨著我國高等教育體系的不斷發展，高校行政辦公體系所涉及的內容與承擔的職責也顯著提高。為了保證高校行政辦公的整體效率和質量，很多高校開始進行行政辦公自動化系統建設，通過使用各類信息化技術來武裝自己，提高自身行政辦公的整體能力。結合當前各高校的實際情況來看，行政辦公體系雖然已經開始使用各類信息化技術，但是最終取得的效果很難得到充分的保障，必須要進行全面的分析與探討。下面立足于這個層面，談談信息化提升行政辦公效率的策略。

一、高校辦公室行政辦公的基本現狀

隨著我國各高校自身辦學規模的不斷擴大，高校的事務性工作也在不斷變多，直接影響了辦公室行政辦公的整體效率和管理水平。結合高校行政辦公的實際情況來看，很多高校的行政辦公體系存在多個方面的不足與問題。第一，信息傳達不及時。當前我國很多高校的辦學規模都在不斷增加，同時也出現了多校合并等情況。這使得高校出現了跨校區辦公等各類情況，無法充分保證各類信息的傳達，不利于各類信息文檔的快速處理。第二，在各高校辦學水平不斷提高的基礎上，高校辦公室需要處理各類公文信息。在這個過程中，人工處理不僅會提高公文信息傳輸的成本，同時也容易發生各類錯誤。第三，高校行政辦公過程中，可能需要多個部門協同辦理的業務內容。而目前高校在這類業務內容上，自身流程存在不清晰的環節，致使業務辦理效率不高。第四，高校部分行政文件涉及多個部門領導的審批與簽字，而當前辦公方式比較僵硬，很難在規定時間內完成事務。

二、信息化提升高校辦公室行政辦公效率的分析

在信息化技術全面應用到高校辦公室行政辦公體系以后，高校行政辦公效率得到了顯著的提升。這里結合高校行政辦公的特點，以及高校OA協同辦公系統（又被稱之為辦公自動化系統）的應用現狀，全面闡述信息化技術提高高校行政辦公效率的具體體現。

（一）顯著提高了信息流通效率。在當前我國各高校行政辦公體系中，公文流轉本身就是非常重要的業務模塊。而在信息化技術全面融入以后，實現了公文流轉的電子化轉變，不僅降低了公文流轉的時間周期，同時也解決了公文流轉跟進消息不及時、意見實時審批查閱困難等各個問題。而各高校在使用信息化技術進行公文流轉業務時，應該按照公文重要性、緊急性等特征進行分類，同時還要設置公文流轉時間提醒等功能，保證公文可以在規定時間內得到流轉。當公文流轉需要多個部門共同審批的時候，也需要注意保留相關痕跡，使得公文修正內容和審批意見等信息都得以保留。

（二）促進了行政辦公流程清晰化。在使用信息化技術以后，高校行政辦公體系也能夠結合學校各個部門的實際情況構建標準化的工作流程審批體系，形成了行政辦公流程的清晰化設計。對于辦公人員來說，不必再像以前那樣拿著單據文件前往不同部門進行審批，只需要使用電子流程表單在網絡系統中進行流轉。不僅如此，電子表單的流轉模式避免了紙質表單填寫錯誤需要重新拿表單等情況。但高校辦公室在使用這種信息化辦公模塊的時候，也應該注意自身跟其他部門之間的信息流通，保證電子流程表單能夠在各個部門之間順暢流通與審批。

（三）實現了審批流程公開。在引入信息化行政辦公系統以后，高校辦公室可以考慮依托于行政辦公業務流程設置中的各個節點來布設專門處理人員、審批權限等內容，逐步實現各個教職工工作職責的細化。特別是高校辦公室通過網絡行政辦公系統所制定的權限設置模塊，能夠對于那些流轉速度較慢的事務進行強化監督，實現了審批流程的優化調整。通過這套信息化審批流程公開模式，領導都可以及時監控各個部門的工作狀態，有利于多部門合作協同審批辦公格局的形成，解決當前所遇到的低效辦公問題。

（四）增強了辦公方式的靈活性。在信息化技術全面應用以后，高校信息化辦公已經不僅僅限于PC端的信息處理與審批工作，很多高校行政辦公業務開始向移動端轉移，使得辦公人員能夠通過智能手機等渠道來實現移動辦公和異地辦公，同時也能夠實現行政辦公信息文件的遠程分項與調取。特別在發生一些突發應急事件的時候，即便相關領導者處于外出狀態，依然能夠通過手機終端進入系統中，進行相關事務的審批與處理。

（五）有利于完善知識管理系統的建立。在當前我國高校教育管理過程中，會形成很多知識資料，其主要包括了數據、檔案等各類顯性知識文件和工作經驗、教研思維等各類隱性知識內容，對于高校來說，都有著非常顯著的應用價值。而通過信息化技術，高校能夠逐步構建內部知識管理體系，并逐步融入高校行政辦公的相關業務內容，形成一套完備的知識檔案庫，將各類隱性知識固化下來，形成一種重要財富。除此之外，信息化行政辦公系統還能夠提供一些數據挖掘技術，避免高校知識管理體系出現信息孤島等情況，使得各類知識數據信息能夠得到更好的儲存與調用，充分發揮各類知識信息的潛在價值。

三、信息化提升高校辦公室行政辦公效率的策略

在當前我國各高校的行政辦公體系中，信息化技術的引入雖然能夠顯著提高行政辦公的效率，但是想要充分發揮這些技術的價值，需要高校做好多個方面的工作：第一，在使用了信息化技術以后，高校行政辦公的相關信息就會進入到互聯網環境中，容易遭到泄露、篡改等威脅。這需要高校充分重視網絡信息安全，同時還要做好行政辦公網絡系統的權限管理，做好戰略數據與信息的保護。第二，高校行政辦公體系應該依托于信息化系統來實現各類行政信息資源的有效整合，同時還要實現各個部門的聯動，最終提高各類行政信息資源的利用效率。第三，高校辦公室還應該切實提高各個行政辦公人員的綜合素養水平，同時還要在信息化技術全面應用的基礎上，提高行政辦公人員的信息化素養，保證各類信息化行政辦公技術能夠得到較好的應用。

四、結束語

隨著移動互聯網、大數據、云計算等各類技術的發展，我國高校行政辦公體系將會進入一個新的格局。特別是OA協同辦公系統等各類現代信息化元素的融入，能夠顯著推動高校行政辦公信息化建設的整體水平，同時也可以實現各類行政辦公資源的整合應用，營造一個相對寬松與高效的辦公環境。對于各高校行政辦公人員來說，平時應該積極了解互聯網辦公的相關內容，切實提高自身的互聯網素養。而對于高校來說，則應該不斷強化行政信息的保護力度，并優化內部辦公系統框架與格局，最終顯著提高高校辦公室行政辦公的整體成效。

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