高校電子會計檔案實現路徑分析

【摘要】本文立足高校實際，結合現階段高校會計檔案管理現狀，對高校會計檔案電子化的必要性進行分析。并以山東大學為例，有針對性提出電子會計檔案發展路徑。文章結合現代電子信息技術，從管理模式、技術層面及安全問題等方面，提出電子會計檔案管理的實現機制，以全面完善電子會計檔案管理工作，旨在保證會計檔案管理的科學規范。

【關鍵詞】高校;會計檔案;電子化;路徑

隨著社會信息化的飛速發展，計算機、數據管理、網絡管理等信息技術在高校得到廣泛應用，高校校園信息化逐步發展。2015年12月，國家財政部、國家檔案局發布修訂后的《會計檔案管理辦法》，自2016年1月1日起施行，電子檔案納入會計檔案范圍，肯定了電子會計檔案的法律效力。與此同時，國家稅務總局自2015年12月1日起在全國范圍推行通過增值稅電子發票系統開具的增值稅電子普通發票，電子發票行業的空間全面打開，電子發票的應用推進了會計檔案電子化的進程。會計檔案正隨著計算機的廣泛應用以及電算化會計的實施而逐步走向信息化。

隨著高校經濟業務數量和規模的日益增長，高校會計檔案數量不斷增加，對高校會計檔案管理工作的要求也越來越高，傳統檔案管理方法已不能滿足高等學校發展需要，高校會計檔案工作面臨嚴峻挑戰。高校會計檔案管理從以紙質為媒介的傳統管理存儲方式到數據形態的數字化管理的轉變。會計檔案電子化使得會計檔案的保管、查閱更加方便，突破了紙質檔案保管的地域和時間等限制因素。

一、高校會計檔案管理現狀分析

高校會計檔案是反映高校發展過程中經濟業務往來的真實記錄，反映高校經濟業務、財務收支狀況及其結果的重要史料和證據，是進行會計監督、分析、決策和制訂計劃不可缺少的依據和條件。

根據新《會計檔案管理辦法》，高校會計檔案主要由下面幾部分組成。一是會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證。二是會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔助性賬簿。三是財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。四是其他會計資料，包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。新《會計檔案管理辦法》還提出了新的要求，提出滿足條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案;正式將電子會計檔案納入會計檔案范圍，肯定了電子會計檔案的法律效力。

信息化的發展使高校會計檔案數量、形式及管理方式發生了巨大變化。目前的高校會計檔案管理工作，大部分高校仍然以傳統的模式管理檔案，在實際的檔案管理工作中，存在著管理的薄弱環節和各種弊端。

（一）管理模式落后。在信息化、大數據時代，高校會計電算化已經實行多年，大部分高校已經將電子票據納入會計核算系統的環節，然而會計檔案的管理仍然采取傳統的“為保管而保管”的管理模式和“你查我調”的被動服務方式。對于大部分高校而言，目前會計檔案的管理從裝訂、接收到保管利用的整個過程，仍然采取手工為主的紙質檔案管理方式。會計檔案以紙質文件材料的形式大量存在于檔案庫房中，除了大量的原始憑證外，即便是會計核算系統完全電算化的會計賬簿包括總賬、明細賬、日記賬以及財務會計報告等，也是經會計核算系統輸出打印后移交檔案館保存，不僅占用大量的庫房空間，而且毫無利用價值。接收后的會計檔案仍然以防火、防盜、防潮等保證財務會計憑證及報表的安全和完整為主要保管目標，沒有太多的技術含量，仍然停留在保管型檔案管理階段。而在查閱利用時，仍需大量人工調閱檔案，工作量大，步驟繁瑣。落后的管理模式與數字化校園的要求跟無紙化辦公的現狀嚴重脫鉤，其弊端是雖投入大量人力物力，但工作效率和工作質量低下。落后的財務檔案管理方式明顯不能適應現在電子文檔管理與存檔要求。

（二）數量激增。高校會計檔案作為專門檔案的一種，是高校發展過程中經濟業務與財務狀況的真實記錄，與其他檔案材料相比較，有其獨特性，實物憑證多，查詢利用率高。近年來高校規模日益擴大，高校經費增長，高校精細化管理的要求，使得高校會計檔案庫藏劇增，給檔案管理帶來了新的挑戰。以山東大學為例，2000年之前約20年的所有會計檔案，包括會計憑證、外匯、賬簿、綜合、基建等共約12000余卷，而2000年后的會計檔案數量增長明顯，且增長速度很快。尤其是伴隨著高校辦學規模的擴張以及精細化管理的要求，增長更是驚人。以會計憑證這一類會計檔案為例，近19年來會計憑證數量激增，且增長速度很快。2019年一年的會計憑證數量已經接近過去近20年來的檔案數據總量。數量的激增和速度的增長，使得傳統的檔案管理模式面臨巨大的挑戰和壓力。數量的激增，不僅進一步加大了憑證打印的數量和成本，而且傳統打印流程也影響了高校的正常運作，降低了工作效率。大量會計檔案的打印、移交、整理上架等工作不僅浪費了大量的人力、物力和財力，更是占用了龐大的庫房空間。

（三）利用效率低。山東大學會計檔案的利用迄今為止主要用于財務查詢和項目審計及個別教職工查詢，不僅利用效率很低，且查詢利用手續繁瑣。大量的憑證調閱目前的利用只能采取去財務部門核算系統調用記賬憑單號，然后再到檔案館進行采用人工查詢調閱的方式，不僅利用效率很低，而且必須有專人進行查詢利用，使得檔案館的工作壓力倍增。

（四）信息孤島。由前面的數據分析可以看出，目前山東大學會計檔案積累了大量的歷史數據，但主要以紙質檔案的形式大量存在。會計信息資源受制于紙質化的載體而不能完全共享。財務會計檔案信息在很大程度上被閑置和忽視不能體現出應有價值，大量的會計檔案信息資源不能被合理配置和科學管理，因此無法用于學校決策管理，形成了信息孤島。

二、會計檔案電子化的必要性分析

（一）高校信息化的組成部分。目前各高校正致力于建設數字化校園，推進無紙化辦公。作為信息化的重要組成部分，檔案管理必然要進行數字化信息化建設。高校會計電子檔案信息在信息領域具有特殊的地位，實現高校會計電子會計檔案信息資源的合理配置，科學管理，在校內外實現資源共享，是高校信息化的必然要求。電子會計檔案通過數字化技術實現會計檔案從傳統紙介質向電子化檔案的轉變，契合信息化時代發展趨勢，并通過網絡實現電子化檔案的遠程訪問和管理，提升檔案信息利用效率，實現檔案信息的隨需訪問，同時降低高校能耗支出、減少辦公成本、順應“互聯網+”時代大融合、大變革趨勢;不僅是檔案事業適應時代要求的體現，也是學校信息化建設的客觀需要。

（二）高校未來發展的必然要求。近年來，中國的高等教育事業面臨著前所未有的機遇和挑戰，高校在辦學規模、經費來源、招生分配、科技成果轉讓等方面都存在著激烈的競爭。會計檔案信息利用的主體越來越多，從校內領導、各部門、各系逐步發展到校外的投資者、債權人、捐贈人等，面對這些變化，傳統的高校會計檔案管理方法已不能滿足需求，對其進行電子化管理已是當務之急。與此同時，隨著山東大學辦學規模的擴大，目前學校呈現出三地多校區辦學特色，校區多且地域分散，導致學校歷史檔案維護和接收保管利用困難，維護成本逐年遞增。會計檔案管理作為高校財務管理工作的基礎，落實此項工作，可以提高高校財務管理工作效率，減輕工作強度，使得高校財務清晰、準確，為促進我國高校良好發展奠定基礎。如果缺乏相對完善的現代化管理，不僅檔案工作與學校的發展脫節，還會影響學校中心工作的順利開展，進而使學校其他領域的建設和信息化進程受到影響和制約。

（三）檔案管理模式轉變的必然趨勢。大數據、云會計時代的到來，使得高校檔案管理的職能和模式已經發生了改變，高校檔案管理從原來的以保管為主，現在更加體現于服務職能。傳統的會計檔案管理方式，雖然有大量的歷史數據，但是囿于空間和時間的限制，這些數據大都無法進行共享和利用，使得許多有價值的會計檔案資源成了無法利用的“死”信息。電子會計檔案的實施，可以使得大量財務信息進行資源共享，進行實時決策，可以全方位、多層次、綜合開發和共享財會資源，對高校改革與發展具有重要決策與參考價值的檔案資源進行重點開發與利用，以便發揮更多的管理職能。高校電子會計檔案的實施，符合高校檔案管理職能轉變的必然趨勢。

三、會計檔案電子化路徑分析

（一）完善雙軌制管理模式。目前，電子會計檔案包括數據類檔案和程序類檔案兩大類。主要包括記賬憑證、財務賬簿、財務報表等會計電算化數據，以及財務軟件系統開發運行中編制的各種文檔以及其他財務資料。會計檔案電子化，是指將會計檔案信息內容轉換為計算機所能識別的數字代碼的過程，實質就是會計檔案信息的數字化。電子會計檔案的來源一種是傳統財務檔案資源的數字化;另一種是在電算化環境下產生的各種電子數據。因此，在管理層面上，對當前的會計檔案進行雙軌制管理。對會計檔案產生的歷史數據信息進行有效分類管理，對利用率較低的檔案采取原來的紙質檔案管理方式不做改變;對利用效率較高的檔案逐步進行影像化處理，以減少翻查歷史數據的時間和工作;對新增數據直接接收電子數據和會計核算系統，使其符合《會計檔案管理》辦法的新要求。雙軌制管理在目前階段將長期并存。

（二）加快實現會計核算系統與檔案管理系統對接。當前會計檔案電子化的實質是數字化、網絡化，將大量的會計檔案信息用數字來表達、來存貯，再通過網絡連接，使這些會計檔案信息能夠有效利用，實現自身價值，同時提高其使用效率，實現財務檔案信息資源的高度共享。完善的檔案管理信息系統是電子會計檔案管理的基礎，可以將會計核算系統納入數字檔案館項目當中，實現會計核算系統與檔案管理系統的無縫對接。根據會計檔案管理的特點，并結合檔案館數字化管理的方式，可以在以下三方面采取措施，進而實現高校會計檔案管理的電子化。1.通過采用計算機識別和處理技術，將紙質原始憑證及會計檔案文檔轉化為數字信息，或是直接獲取外部電子數據信息，并將這些資料系統組織成結構有序的信息資源庫。這種將會計檔案信息數字化的做法，不僅可以壓縮紙質存儲的空間，又改進了信息的組織方式。2.通過建立會計檔案的信息數據庫，并以此數據庫為結點，以通信線路為連線，把各種縱橫交織的網絡作為信息通道，并采用C/S或B/S模式實現各種會計檔案信息在集團內外部各個實體之間的傳遞。或將會計檔案信息加入到共享資源平臺，實現資源共享。這種網絡化的傳遞方式不僅實現遠程服務，加快了信息交流和回饋的速度，還提高了信息利用率。3.通過將紙質會計檔案信息轉化為數字型信息，在會計檔案的信息資源庫形成各種目錄、索引和全文等文字，還形成了各種表格、圖像等多媒體信息，通過多元、多檢索點的組配檢索，不僅可以進行會計憑證的檢索，還可以實現原始附件的不同用途的歸集整理使用。這些智能化的檢索方式，增強了檢索速度。檔案管理系統和會計核算系統的無縫對接，可以使得檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用一體化，檔案信息高度共享，使得會計檔案全生命周期電子化。

（三）建立統一的數據共享平臺。在大數據、云計算發展模式下，進行共享云模式，建立一個信息化的會計檔案管理平臺，是檔案管理的終極發展目標，大數據時代的必然發展趨勢。將會計檔案信息加入共享資源平臺實現資源共享，首先以數據采集為主收集存儲會計大數據電子檔案，然后以數據分析處理為主，統計分析會計大數據電子檔案，最后進行數據挖掘，實現會計大數據電子檔案的價值，建立一個高校數據共享平臺。通過建立統一的數據歸納平臺，集中式部署，構建檔案云，收集各種來源的數據資源，提供集中統一的管理和利用平臺。在統一數據平臺上，嘗試云存儲，提高會計檔案的存儲能力和服務效率。實現財務數據的統一管理和多口徑查詢，為高校的各項決策奠定基礎，推動高校的科學決策，真正做到精細化管理和科學化管理。通過局域網、互聯網來加強各部門之間以及與外界之間良好的溝通渠道。通過科技化手段，來實現會計檔案的高效管理，并在一定程度上解決了財務信息資源的重復數字化所帶來的浪費。

（四）建設有效的安全風險防范機制。在信息化條件下，電子會計檔案已在會計檔案管理中占有非常重要的作用和地位。這就要求即時發現計算機操作系統的不足，改進電子技術措施，增加電子文件的安全性，建立安全權限控制機制，強化了電子化檔案使用時的安全性保障。采用日志管理、權限控制、防偽加密等技術手段，確保會計憑證安全有效，杜絕人為修改數據資料，有效防范安全風險。對于整理完畢的正式會計檔案數據及電子文件，控制其可被查詢、在線查閱的用戶相應權限角色，部分敏感會計檔案只能通過“借閱利用”流程審核通過后才能進行瀏覽。同時，提供基于數字簽名的驗證服務，規范電子會計檔案各個環節的管理，確保會計信息安全運轉。建立會計電子檔案信息安全保障體系，設立電子檔案數據中心，建立完整的權限體系，通過采取內網外網物理隔離、設置防火墻等技術手段以及雙機熱備份等措施來保證數據的安全，同時配備專人負責日常的維護和管理，保障系統運行安全。

四、結語

綜上所述，隨著互聯網技術的飛速發展，云計算時代的來臨，信息化建設水平成了綜合實力的重要標志。高校財務作為高校經濟的重要組成部分，大力推動高校電子會計檔案的深度開發和有效利用，才能充分發揮電子會計檔案信息在決策、管理中的作用，為高校的高速發展提供數據分析和理論依據。

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