交通檔案管理工作中存在的問題初探

沈小晶

【摘要】黨的十九大明確提出建設交通強國的宏偉目標，吹響了交通強國建設的號角，為未來一段時間的交通建設奠定了總的基調。這必將對交通檔案的管理工作產生重大影響，發現并探索新時代交通檔案管理工作存在的問題與策略，是當前有效提升交通檔案管理質量的重要前提。

【關鍵詞】交通檔案;檔案管理;管理工作

交通部、國家檔案局印發的《交通檔案管理辦法》（交辦發〔2005〕431號）中，對交通檔案有如下定義：“指交通系統行政、事業單位、社團組織以及個人在工作中直接形成的、對本單位和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式和載體的歷史記錄。”正如定義，交通檔案涵蓋的是整個交通系統直接形成的真實歷史材料等，可見，定義包含的范圍之廣，而建設項目工程檔案，作為交通檔案中重要的組成部分，是需要突出強調的。

交投集團作為建設項目和未來的運營企業，其主要的檔案是工程檔案，目的是收集和保管各類以項目檔案和科技檔案為主的文檔，為運營提供可追溯性的各類文檔記錄。交投集團文檔工作包括文件控制、檔案管理和文檔安全管理等業務工作，文檔業務工作是文檔工作的基礎性、專業性和實質性工作，是檢驗文檔工作質量與水平的重點和核心內容。交投集團是為了實現鹽城市交通行業迅猛發展而精心整合的國有一檔企業。其項目數量多且復雜，涵蓋范圍廣，公交、鐵路、公路、高架等都屬其列。作為交通類的集團企業，建設項目工程檔案管理的重要性不言而喻。筆者試析交投集團項目工程檔案管理工作的教訓與經驗，結合整個交通行業檔案管理的現狀，初步探索交通檔案管理工作中存在的問題，并提出相應的策略方法等。

一、以史為鑒，可知興衰

檔案是歷史的真實記錄，是各項事業發展的基礎。隨著交通事業的迅猛發展，交通檔案管理工作被賦予更多新的內容，要求越來越高，但問題也漸漸得以暴露，主要包括以下幾方面：

（一）制度層面。管理制度不完善，缺少制度保障。管理制度從總體來講，包括政策、法規、標準、規范以及內部管理制度等。這些制度未形成有機的整體、甚至自身經常存在矛盾，可操作性不強。比如，各單位及內部職責分工不明確;檔案收集制度不嚴，收集不及時，造成文件散失等等。

（二）人員層面。1.檔案意識不強，歸檔材料質量不高。項目管理人員甚至主管領導對建設項目檔案工作重要性認識不夠，存在著“重建設、輕檔案”的思想。在實際工作中，經常發現建設項目檔案內容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術人員手中，設計變更、施工記錄等遺失最為常見。檔案部門的監督檢查不到位。2.缺乏檔案專業人員。建設部門和檔案管理部門的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉工程業務又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。檔案人員不穩定、業務不熟悉。

（三）把控層面。項目過程中各單位監督指導、考核機制執行不到位，項目檔案整理返工現象嚴重;項目檔案的歸檔審查把關不嚴，項目檔案專項驗收申報材料、迎檢材料不完整;檔案管理未納入合同管理，不能為竣工文件的移交提供法律保障，未明確項目文件及電子文件歸檔和管理責任，特別是設備合同，一定要求技術人員在技術協議中明確提出設備歸檔文件（電子文件）的數量、質量及時間要求，如有違反不進行工程結算。其他合同中未約定的，可按上述要求及時單獨簽訂檔案管理補充協議。

（四）信息化層面。建設項目檔案信息化建設滯后，信息安全問題不容忽視。隨著工程設計、管理等環節信息化進程的加快，電子文檔大量產生，檔案信息安全問題日益突出。絕大多數單位仍局限于傳統的手工管理，檔案信息化建設工作落后，存在“重紙質輕電子”的思想和做法，未能將電子設計圖紙的移交歸檔工作納入相關合同條款，對于工程設計和建設過程中形成的電子文件沒有及時進行接收。絕大多數項目單位未開展檔案數字化和電子文件脫機備份工作，大量檔案仍隨機保存在電腦中，檔案信息存在安全隱患。

二、針對暴露的問題進行整改，并取得初步成效

基于此經驗教訓，為了更好地提高檔案管理質量水平，筆者針對以上問題，總結以下幾種策略方法。

（一）全維度構建建設項目檔案管理體系。加強制度規范建設，建立健全適合本項目的檔案管理制度。項目開工前，建設單位應遵循相關法律法規、規章制度和標準規范，按照職責明確、流程清晰、措施有效、要求具體的原則，建立覆蓋項目各類文件、檔案的管理制度和業務規范體系。為了進一步加強交通檔案工作，檔案工作者要通過學習和運用，進一步增強依法治檔意識，加大檔案法律法規的宣傳力度，加強檔案機制建設。進一步抓好檔案基礎業務工作。按照新的文書立卷改革要求和各項業務建設規范，扎扎實實做好檔案收集、整理、保管、編目、鑒定、統計、檢索、數字化、利用等各項基礎業務工作，努力實現檔案基礎業務工作的制度化、規范化、標準化。在此基礎上，要積極推廣、貫徹執行有關電子文件歸檔和電子檔案管理等方面的國家和行業標準或規范，努力提高檔案管理的科技含量和科技創新能力。

（二）提高檔案人員的專業素質和技能。加強人員培訓，引進社會力量，提升建設項目檔案管理的專業化程度和效率;加強各單位和人員之間的技術交流與培訓;項目內部和參建單位工作人員進行系統專業培訓。檔案社會化服務管理模式是項目建設啟動時，引進專業管理隊伍。這些隊伍經驗豐富，專業技術全面，實際操作能力強，熟知各項標準法規，服務具有連續性和持久性，可以較好推進項目檔案工作。檔案工作是一項崇高的事業，對歷史負責，為現實服務，替未來著想，檔案工作肩負著歷史的責任。廣大檔案管理人員要熱愛檔案工作，積極主動參加多種形式和渠道的學習培訓，不斷提高檔案人員的崗位適應能力和業務能力，掌握檔案工作的方法和規律，優化知識結構，提高綜合素質，全面加強檔案隊伍建設，不斷提高檔案管理工作水平，為推進交通事業全面跨越發展作出新的貢獻。

（三）實現工程檔案管理到管控的轉變。運用工程管理的方法，實現建設項目檔案管理向建設項目檔案管控方向的轉變。工程管理方法包括進度管理、質量控制、成本核算等;通過事前控制、事中控制、事后控制等方法，實現管理與控制的有機轉變。以建設項目檔案質量評估為抓手，實現建設項目檔案管理由粗放式向精細化的方向發展，文件質量評定標準可從數量齊全（35%）、內容準確（35%）、形式規范（20%）和歸檔及時（10%）4個方面進行綜合評定。落實檔案責任主體，強化管理。工程結算付款及質保金支付時實行檔案人員簽字制度，若付款審批單無檔案員簽字，財務部門不予結算付款。系統閉環是檔案管理的保障，在抓好制度與機制建設的基礎上，突出過程控制與成效考核，形成閉環管理。制定檔案工作考核評價辦法，對公司系統各單位檔案工作的組織建設、業務建設、信息化、開發利用、硬件建設等進行全面考評，并將檔案工作納入辦公室對標管理內容，納入各單位負責人年度業績考核指標體系。同時，在工程項目管理過程中，將文件歸檔嵌入工程進度資金支付的審批流程，有效保證項目檔案管理的順利實施。

（四）建立檔案現代管理模式。信息化建設是做好檔案管理的支撐。信息化不僅包括檔案實體的數字化、檔案管理系統的信息化，還應包括對應歸檔電子數據的自動甄別、捕獲、歸檔、存儲的電子檔案“全生命周期”的智能控制。統一信息系統平臺。公司統一部署檔案管理信息平臺，并貫穿工程管理各層級單位，做到界面統一、流程統一、數據標準統一，為實施工程項目檔案管理的標準化奠定基礎。通過電子文件管理系統與電網工程的基建業務管控系統相對接，初步實現基建管控平臺部分應歸檔數據與材料的自動歸檔推送功能，避免重復錄入。對于系統外參建單位，通過發放工程檔案離線收集客戶端，實現各參建單位工程檔案元數據和整理規則的統一定制與數據采集，做到工程檔案管理的規范與高效。實現工程項目日常工作開展、參建單位的檔案收集、參建單位付款審批等一體化集成，工程日常管理和檔案收集管理相互融合。做好檔案工作，必須保持檔案資料的齊全、準確和安全，做到資料的完整性、管理的規范性、利用的有效性，更好地為交通事業發展服務。我們要善于發現問題并積極解決問題，以與時俱進、開拓創新的精神，積極拓展檔案為全市交通工作大局服務的廣度和深度，在為經濟建設、為領導決策、為查檔人員提供系統優質檔案信息服務方面不斷推出新舉措，拓展新領域，不斷實現檔案服務機制的創新。