科學管理提高經濟效益

蔡春玫

【摘要】就目前我國大部分企業檔案管理工作開展的情況而言，想要切實提升檔案管理工作的質量，還需要根據企業的實際需求，在原有的管理體系上進行完善。本文淺析檔案管理工作的重要性，提出優化管理效率的措施。

【關鍵詞】科學管理;檔案管理;重要作用

檔案是記錄個人、團體、社會等行為活動的重要形式。從古至今，檔案記錄工作經歷了各種各樣的形式，如繩結法、刻木法、甲骨等，發展到以文本記錄和電子記錄為主的檔案記錄形式。這些發展無處不體現著人類智慧和高速發展的科學技術。在科技迅速發展的現代社會，“知識”的價值越來越凸顯出來，對經濟社會的發展起著重要作用，不言而喻，我們已經步入知識經濟時代，知識在各方面發揮著重要作用，提高了各行業產品、服務的質量和價值。

一、重要性淺析

信息化時代，企業想要在行業發展中占據主動，就要做好相關的信息采集、分析工作，而檔案作為信息的重要來源之一，對企業打好信息仗具有極為重要的意義和參考價值。所以，檔案管理工作的質量，直接影響企業未來發展的格局。

首先，檔案管理工作能夠保障企業運行的流程性，當企業內部任何一個部門需要調取檔案時，可以迅速作出反應，如果由于管理體制存在缺陷的話，會延誤該部門工作人員的工作進度。其次，企業檔案部門存儲了海量的信息資料，除了企業自身的資料之外，還要同行業以及海外市場的資料等，而這些資料是開展大數據分析必要的信息，所以檔案管理工作可以為企業提供寶貴、豐富的數據信息，從而幫助企業更好地制定發展戰略。檔案記錄了企業各項活動精確的數據、過程等，這些單靠人腦是不足以長久記憶的，并且不能提供更加直觀有效的表現形式。而對于檔案，不僅可以利用文字永恒的記憶企業相關活動，而且其呈現形式可以多樣化，有利于企業決策者更好地獲取歷史數據，做出更為客觀的評論。同樣的，這些記錄數據可以作為企業的憑證，當企業出現問題時，可以采用這些記錄的數據作為重要依據，為矛盾的解決提供證據。

二、主要管理措施淺析

（一）創新理念。作為企業負責檔案管理的負責人，再到企業的領導，都要打破傳統的管理思維，創新理念，才能夠有效提升企業檔案管理的效率。首先，要合理配置檔案資源，并結合企業實際生產情況開展檔案管理工作。檔案管理不僅指企業員工人事檔案的管理，還包含企業工程項目等全方位的和企業有關的信息。作為檔案管理工作人員而言，要主動打破傳統的檔案管理模式，不是按照常規的檔案記錄流程，對相應的資料進行歸檔，而是在拿到資料之后，迅速反映資料對企業發展的重要性，進而可以對該部分資料進行更加具有針對性的管理。尤其是企業的科技檔案，是企業在同行業的核心競爭力，無論是深入研發，還是實際應用，都需要借調檔案查看，所以對此類檔案的管理工作要提高重視，在保障檔案內容無損的前提下，還要確保檔案本身的安全性。其次，企業要定期開展宣傳教育工作，促使每一位企業員工都能夠認同“檔案就是企業資產”的理念，只有這樣，才能夠切實提高檔案管理工作的質量和效率，對檔案管理工作人員而言，無論是科技成果、會計檔案，亦或者是影像資料，相應的工作人員都會嚴格按照檔案管理的流程執行。

（二）借助電子信息技術提升檔案管理效率。傳統的檔案管理工作模式都是由人工操作，最終以紙質檔案進行歸檔的，整體管理效率不高，而且檔案保存需要配置大面積的檔案室，對企業各個部門的工作人員而言，想要借閱檔案需要長時間的查找，而對于檔案管理部門的工作人員，同樣需要大量的時間來維護以往的檔案，并開展新檔案的收錄工作，所以要借助電子信息技術，切實提升檔案管理效率，才能夠切實提高企業檔案管理工作的效率。也就是說，要根據企業的實際情況，打造一套電子檔案管理系統。首先，要深入探究企業的組織架構，詳細記錄各個部門檔案的構成情況。在開展前期調研工作的過程中，要詳細分析每一個部門實際的工作情況。其次，依照前期調研得到的檔案數據，搭建相應的電子管理系統。系統需要對每個部門進行編號，而每個部門的下屬組織則使用二級編號，例如科研部門-第一科研小組對應的編號就為“001-001”，以此類推，將企業所有的部門或項目以編號的形式錄入系統當中。最后，要對系統進行測試。選擇企業的一個部門或項目作為測試部門，對電子檔案管理系統進行試運行，當發現系統運行期間出現BUG的時候，及時對其進行修正，直到管理系統可以正常存儲、調取檔案。在電子檔案管理系統的加持下，可以有效降低檔案管理工作人員的工作強度，在一份資料信息錄入完畢后，只需要點擊保存按鈕，系統就會自動生成相應的電子檔案，并按照檔案提前設置的路徑保存，期間不需要任何人工操作就能夠完成。當企業職工想調取檔案用來查找信息，可以在連接企業內部網絡的電腦上查詢，而不是到檔案室調取，對于一些機密檔案而言，只有在企業職工取得相應訪問等級之后才能夠查閱，這樣在實現了檔案管理便捷化的同時，還能夠確保企業機密檔案的安全。此外，對于人事檔案管理工作而言，在電子檔案管理系統的加持下，人事部門可以為每一位工作人員配置相應的IC卡，當任何一位職工需要辦理人事調動手續的時候，只需要刷卡，其個人檔案就會被調取出來，整個流程只需要十幾分鐘的時間就可以完成，和傳統的人事調動模式相比，電子管理系統的工作效率極高，極大程度上簡化了人事調度的流程。

（三）優化管理體制。現代化企業一個顯著的特征是高效，企業為了謀求更好的發展，就要適應時代特征，才能夠占據更大的市場份額。作為企業檔案管理工作而言，需要從管理體制入手，通過采取具有針對性的措施來提升企業檔案管理工作的效率和質量。首先，要深化并拓展檔案管理工作。檔案管理工作不僅僅是文檔收集工作，其中科技類的檔案對于提升核心科研實力有著重要的意義，而行業數據類的檔案由于能夠對市場未來發展作做出很好的預判，所以在實際開展檔案管理工作的過程中，要注重深度。企業在實際開展檔案管理工作的過程中，要形成集檔案、資料、統計、情報以及信息為一體的綜合信息管理平臺，企業各個部門都能夠從平臺上汲取有助于推動企業發展的信息和資料。對于企業的領導層，檔案管理部門要將各類檔案的信息進行匯總，以戰略報告的形式呈現給管理層級，為其制定企業未來發展戰略提供可靠依據。其次，要以高效作為檔案管理的第一要義，在實際開展檔案管理工作的時候，要從單一逐步邁向綜合。檔案管理部門要從實際出發，順應企業發展戰略的轉變，對本部門的工作模式進行相應的調整。在采取相應措施之前，想要運用大數據分析技術，對現行企業檔案管理體系的效率進行評定，并根據評定的結果，先對體系的架構進行優化，將存在部分重疊的兩項工作流程予以合并，并對繁瑣的工作流程進行精簡，確保檔案管理工作的效率得到顯著的提升。

三、結束語

檔案管理工作的質量和效率直接影響企業的發展，所以企業要對該項工作提起足夠的重視，企業上下要充分認同檔案管理工作的重要性，尤其是企業主要領導，要深刻認識到檔案管理工作對企業未來發展的作用，作為檔案管理部門的工作人員來說，也要切實提高思想覺悟，認真完成每一項檔案管理工作。此外，還要合理使用各項信息化技術，將檔案管理工作的效率提升一個檔次。

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