淺析辦公室文書檔案管理工作

趙雅博

【摘要】辦公室文書檔案是每一個單位檔案管理工作中的重中之重。辦公室文書檔案的收集、分類、歸檔和管理都是極其重要的。本文就辦公室文書檔案管理工作展開淺顯的論述，分析文書檔案管理的重要性和存在問題，并提出相對可行的改進策略。

【關鍵詞】辦公室;文書檔案;檔案管理;重要性;問題;策略

隨著社會的不斷進步和發展，單位對辦公室文書檔案的管理工作相當重視，文書檔案的收集、整理與歸檔，不能隨便找一個工作人員去管理，而是需要專業的檔案管理工作人員來從事這份匯集技術性與服務性為一體的工作，保證文書檔案的完整性與安全性，不斷提高文書檔案管理的質量，最大限度提高單位工作人員的工作效率。

一、辦公室文書檔案管理的重要性

辦公室是一個單位的重要組成部分，對于辦公室文書檔案的管理，單位領導要給予重視。文書檔案的收集、整理、分類、歸檔、利用等這些都是檔案管理過程中的必要環節，如何更好地利用文書檔案的優勢，并且發揮文書檔案的作用，讓文書檔案為單位的中心工作服務，這是管理好辦公室文書檔案的主要原因。當然，做好辦公室文書檔案管理工作，是為了更好的發揮文書檔案的作用，從而為單位更好地發展作貢獻。因此辦公室文書檔案管理的重要性可見一斑。

二、辦公室文書檔案管理存在的問題

（一）缺少規范的文書檔案管理制度。由于缺乏規范的文書檔案管理制度，很多事業單位的文書檔案放置在行政辦公室的檔案室里，但是，一般情況下行政辦公室的工作人員工作任務過于繁重，根本沒有時間將其他文書檔案進行整理、分類并歸檔。而且，有些辦公室人員沒有及時將用完的文件進行歸檔，有時甚至會導致文件的丟失。因此，為了提高辦公室文書檔案管理的效率，單位領導要不斷規范文書檔案管理制度，讓單位的檔案管理工作人員都重視對文書檔案的管理工作，并不斷提高文書檔案的利用率，讓單位的文書檔案管理跟上時代發展的步伐，進一步促進文書檔案管理的規范化。

（二）檔案管理人員缺乏管理意識。某些單位的文書檔案管理人員并非專業人士，所以，他們缺乏一定的管理經驗和管理意識。在文書檔案管理的過程中，他們只重視對紅頭文件的管理和歸檔，在整理其他文書檔案時會出現疏漏，對于沒有編號的文件，他們也沒有進行記錄和整理，甚至有些工作人員會忽略一般性的文件資料，致使部分文件的真偽性不明，從而嚴重影響了其他文件的歸檔工作。因此，為了提高辦公室文書檔案管理工作的質量，要不斷加強辦公室文書檔案管理人員的管理意識和工作責任心，從而在一定程度上保證檔案管理工作順利進行。

三、做好辦公室文書檔案管理的措施

辦公室文書檔案管理工作的順利進行，對提高辦公室人員的工作效率有著決定性的作用。因此，為了有效地提高辦公室文書檔案管理的質量，我們首先應該建立健全辦公室文書檔案管理工作機制，不斷規范辦公室文書檔案管理體制，從根本上提高文書檔案管理水平。其次，運用信息技術，提高文書檔案管理的真實性和安全性。最后，應該提高辦公室文書檔案管理工作人員的綜合素質，進一步做好辦公室文書檔案管理工作。

（一）建立健全辦公室檔案管理機制。辦公室文書檔案的有效管理，對于提高單位人員的工作效率有著直接的影響。因此，單位的領導要對辦公室文書檔案管理工作給予重視，在該項工作中投入更多的精力，并建立健全辦公室文書檔案管理機制，貫徹辦公室文書檔案管理制度，并且將其落到實處，在單位人員的不斷努力下，提高辦公室文書檔案管理水平。在豐富辦公室文書檔案管理機制過程中，首先要做的便是對原有的文書檔案管理機制做出分析，找出其中所存在弊端，以及其中是否有不合理的地方，此過程中可以成立專門的調查小組，由調查小組來負責到基層調查現行文書檔案管理工作問題，隨后做好工作記錄，在調查工作完畢之后，需要將調查結果上報，之后經過大會討論，探討研究改正現行文書檔案管理機制存在問題的措施。在此期間，要做到全面且細致，同時保證全新的文書檔案管理機制可以涵蓋到文書檔案管理工作中的各個方面，從而補足文書檔案管理工作中的弊端，確保文書檔案管理工作可以順利完成。

（二）把信息技術運用在文書檔案管理工作中去。隨著科技的日新月異，信息技術被廣泛應用于辦公室文書檔案管理領域。在信息化環境下，文書的整理、分類與歸檔，都將在信息化影響下變得更加規范，當然，在文書歸檔的同時，也需著重考慮前期的文書處理工作和后期的歸檔工作，這對于資源的共享是極其有利的。因此，通過計算機對辦公室文書檔案進行管理，能有效地實現文書處理與檔案管理的效率，還能提高檔案管理工作的安全性。通過將信息技術與文書檔案管理兩者之間相互融合，可以有效提升文書檔案管理工作的效率，在此期間，要求工作人員同時掌握辦公室文書檔案管理技術以及信息技術兩個方面，并且可以將兩者充分融合，這樣便可以實現文書檔案管理工作的信息化管理，同時也令信息技術的應用得到普及。在進行檔案存放期間，首先需要將文書檔案信息錄入計算機中，隨后按照分類將文書檔案進行保存。若是后續需要調取文書檔案，不需要像之前那般查找，只需要通過計算機，將文書檔案信息輸入計算機中，就可以在短時間內獲取文書檔案的詳細信息。因此，要發揮計算機的優勢，實現文書檔案管理工作的一體化，需要將信息技術以及文書檔案管理工作兩者之間相互融合。

（三）提高辦公室文書檔案管理工作人員的綜合素質。在選拔辦公室文書檔案管理工作人員時，單位領導要嚴格要求，設定全方位、多層次的考核制度，盡量選拔具備檔案管理知識的專業人員，并且還要具備一定的管理能力，有較高的檔案管理意識和工作責任心，并能認真做好自己分內的工作。當然，單位也要加強對檔案管理人員綜合素質的考評，進一步做好辦公室檔案管理工作。定期開展辦公室文書檔案管理工作人員培訓大會，并且要求單位的文書檔案管理工作人員加入其中，在培訓大會上面對工作人員的專業技能進行培養，補足工作人員的知識盲點，同時在培訓大會上，定期拋出一些案例以供工作人員進行分析，提升文書檔案管理工作人員在工作中的專業技能。這樣可以令文書檔案管理工作人員掌握更多的理論知識，同時在后續的工作中發現理論與實踐之間的差異性，并且通過自己的努力更好地平衡兩者之間的差異性。為了強化培訓大會的培訓效果，可以針對大會的內容來定制相應的考核內容，對于考核成績比較突出的工作人員，可以給予其一定程度的獎勵，例如：現金獎勵、大會表揚、增加年終獎等;針對考核成績不合格的工作人員，需要給予一定的懲罰措施，例如：罰金、罰勞動等。同時，要責令考核成績不合格的工作人員停止其本身工作，待到其考核成績合格之后才能恢復工作。通過這種方式，可以有效提升辦公室文書檔案管理工作人員的綜合素質。

四、結束語

總而言之，辦公室文書檔案管理工作是單位管理工作中的重要環節。因此，辦公室工作人員要意識到文書檔案管理工作的重要性，并且采取一定的措施，不斷提高辦公室文書檔案管理水平，使得文書檔案管理工作不斷規范化和標準化，為單位的建設貢獻力量。

【參考文獻】

[1]文圭賢.文書檔案管理中存在的問題及對策之我見[J].現代經濟信息，2010（16）.

[2]王麗巖.強化文書檔案現代化管理的有效方法[J].環球市場信息導報（理論），2014（2）：81.