新形勢下辦公室檔案管理工作的創新途徑分析

鄭藝

【摘要】信息化時代，信息是重要的資源，檔案作為信息的重要來源，使各行業發展過程中對檔案管理工作越發重視，辦公室檔案管理工作面臨著嚴峻的挑戰。在這種新形勢下，需要針對辦公室檔案管理工作中存在的問題進行分析，并創新策略，提高辦公室檔案管理工作的質量和水平，實現辦公室檔案信息資源的開發利用。

【關鍵詞】辦公室檔案;檔案管理;問題;創新途徑

作為一個機構的中樞大腦——辦公室對整個單位的管理有著非常重要的作用，發出正確指令，整體機構運作的科學化、規范化、精細化可以使一個單位有機運行。檔案是地勘單位的重要信息，是記錄歷史的重要載體，對于地勘單位而言，辦公室作為綜合管理部門，檔案管理是其中較為關鍵的一項職能，需要在實際工作中針對單位各項重要歷史事件、重要工作內容和重點建設項目等內容進行記錄、收集和保管，從而為單位發展提供重要的資料。隨著檔案工作作用的不斷凸顯，檔案管理工作中需要積極對管理方式方法進行創新，以此來提高辦公室檔案管理工作的效率和質量，更好地發揮檔案信息資源的重要價值。

一、新形勢下辦公室檔案管理工作存在的問題

（一）對辦公室檔案管理工作重視度不夠。由于大部分單位領導覺得辦公室檔案管理工作屬于常規性工作，不會給單位帶來具體的經濟收益，對于提升單位社會形象也沒有多大幫助，在這種錯誤思想影響下，對于辦公室檔案管理工作投入不足，導致檔案管理工作經費缺乏，檔案管理人員在實際工作中存在得過且過的心理，這必然會影響辦公室檔案管理工作的質量。

（二）缺乏完善的辦公室檔案管理制度。在實際辦公室檔案管理工作中，需要具備一套適應本單位的、完善的檔案管理制度，明確檔案工作人員崗位職責，在文件的收集、整理、利用、銷毀等重要環節都能實現制度化、規范化，做到收集齊全、分類合理、歸檔及時。從而實現對檔案管理工作質量的優化。在實際辦公室檔案管理工作中，仍有部分單位沒建立健全檔案重審制度，這就導致辦公室檔案管理工作缺乏規范性，時間一長，導致辦公室檔案管理混亂和無序。

（三）檔案管理信息化水平低。目前形成的檔案仍以紙質檔案為主，信息化管理水平處于較低水平。這就導致實際檔案管理工作量較大，而且檔案管理工作效率不高，檔案管理質量得不到保障。特別是在領導重視不夠的情況下，檔案管理經費不足，這也嚴重制約了檔案信息化建設的進程，不利于辦公室檔案管理質量的提升。

（四）檔案管理工作人員專業素養有待提高。檔案對于地勘單位的發展具有極為重要的意義，無論是地勘單位的經營、改革和發展都離不開檔案的支持。這就對辦公室檔案管理人員的專業素質提出了更高的要求。當前地勘單位辦公室檔案管理人員存在兼職的現象，部分檔案管理人員僅能夠保證每年參加一次檔案局組織的檔案崗位培訓，工作中做到自學、提高業務技能的時間很少。而且在實際檔案管理工作中，由于檔案管理人員流動頻繁，工作交接不規范、對本單位檔案管理情況了解不夠透徹，對檔案管理的重要性了解不到位等，制約了檔案管理工作的有效開展。

二、新形勢下辦公檔案管理工作的創新途徑

（一）積極轉變思想，強化對辦公室檔案管理工作的重視度。進一步提高單位領導及檔案管理人員對檔案工作和檔案安全工作的認識。單位領導需要積極轉變思想，認識到辦公室檔案管理工作的重要性，并在實際工作中給予高度重視，提升辦公室檔案管理的規范化。并要樹立先進的檔案管理思想，將辦公室檔案管理工作納入單位整體發展規則中，加大資金和人員方面的投入，全面促進辦公室檔案管理工作水平的提升。作為辦公室檔案管理人員，也需要積極創新自身的檔案管理理念，并樹立良好的服務意識，從被動服務轉變為主動服務，更好地滿足檔案利用者的需求，更好地服務于單位的發展和建設。

（二）建立健全辦公室檔案管理機制。在當前辦公室檔案管理工作中，需要加快構建完善的符合單位實際的管理機制，從而為單位各項管理活動有序開展打下堅實的基礎。而且通過加快檔案管理制度，積極推動檔案管理工作的創新。為了避免辦公室檔案管理機制的構建流于表面形式，則將其納入檔案管理工作創新體系中來。另外，還需加大監管力度，通過構建監管制度，確保檔案管理工作能夠嚴格按照具體的規章制度執行，進一步發揮其對檔案管理活動的導向和約束作用。

（三）創新辦公室檔案管理模式。由于辦公室檔案管理工作中文件種類繁雜，文件數量呈現不斷增長的態勢，而且檔案歸類和存檔缺乏具體的規范，導致文件缺失現象較為常見。針對這種情況，需要積極對辦公室檔案管理模式進行創新，具體可以針對收錄的文件構建一個系統的檔案目錄，針對檔案內容和性質進行科學分類。運用檔案信息管理系統對于辦公室檔案進行管理，這樣能夠為檔案信息的查詢和檢索提供更多的便利。而且為了保證檔案信息的安全，還需要建立備份系統，避免檔案信息出現丟失。

（四）加快推進辦公室檔案的信息化建設。在辦公室檔案管理工作中，需要對繁雜的信息進行歸檔和妥善保管，并實現檔案信息的有效利用。但隨著檔案數量的增加，導致檔案工作效率不高，檔案管理工作越來越無法滿足單位發展過程中對信息的需求。針對這種情況，可以充分利用先進的信息技術，通過加快推進辦公室檔案信息化建設，構建檔案信息管理系統，以此來提高檔案管理工作的效率，實現檔案信息的快速查找。相較于傳統檔案管理方式，檔案信息化管理可以有效實現檔案信息的高效存儲和保證檔案信息的安全。對于地勘單位而言，還可以通過單位局域網來構建公共信息資源平臺，構建信息數據庫，實時對存儲的信息進行更新，這樣可以強化單位各部門之間的聯系，為檔案信息在單位內部共享的實現打下良好的基礎。

（五）提高辦公室檔案管理人員的專業素養。在當前信息社會及數字化背景下，在辦公室檔案管理工作中，對于檔案信息的安全性和保密性有嚴格的要求，這就需要一支高素質的專業性檔案管理隊伍。地勘單位在實際工作中，需要重視對檔案管理人員的培訓，通過采取多種形式的培訓和教育，努力提高現有檔案管理人員的專業知識水平和專業技能，并重視對檔案管理人員職業道德素質的培養，提升檔案管理人員的責任心，使其在實際工作中樹立良好的服務意識。同時還要加大對人才引進的力度，積極引進高素質專業化檔案管理人才，構建一支業務精通的高素質檔案管理隊伍，促進辦公室檔案管理工作的水平進一步提升。

三、結束語

在地勘單位改革不斷深入的新形勢下，辦公室檔案管理工作的重要性不斷凸顯出來，為了能夠進一步提高辦公室檔案管理工作的水平，使其與當前新形勢發展需求相符合。在實際工作中需要積極探索辦公室檔案管理工作的方式方法，并通過運用先進的科學技術來創新檔案管理工作的內容，全面提高檔案管理水平，使其為地勘單位各項工作的有序開展提供重要的信息支持。

【參考文獻】

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