辦公室公文寫作和公文保管中應注意的問題探討

摘 要 辦公室公文在推進高校各項工作的具體落實和開展中占據著極其重要的位置。如何高效率的完成高校辦公室公文寫作與分類保管，不僅僅是高校工作人員必備的基本工作能力，同時更是高校行政工作的必然要求。高品質的公文寫作和合理的公文保管方案，不僅能夠幫助有效提升高校辦公室的工作效率，也能夠促進辦公室各項業務的順利開展。本文旨在討論高校辦公室公文寫作的規范性與公文保管的合理方案。

關鍵詞 辦公室 公文寫作 公文保管

中圖分類號：H152.3文獻標識碼：A

0引言

隨著時代的發展和社會體制的完善，高校辦公室公文管理工作都面臨著從形式到內容的巨大挑戰。辦公室公文寫作是辦公室的基本工作內容，在新時代發展下，提高辦公室公文寫作能力是每一個辦公室工作人員迫切需要解決的問題。基于高校辦公室工作內容的需要，辦公室寫作的主要要求有以下兩點。第一，嚴格保持辦公室公文的規范性，每一篇公文做到“精確，優質、高效”，提高辦公、辦文、辦會效率。第二，充分融合現代教育技術與文化建設發展思路的特點，吸取優質的新思想、新理念，力求完善辦公室公文寫作的內容實質，緊跟當代形勢步伐。

1關于辦公室公文的寫作要求

辦公室文書，首要要求就是實事求是。對于高校辦公室公文寫作人員來說，必須準確、真實地反映情況，不得摻雜個人觀點和情感，堅持不夸大、不縮小，一是一、二是二、客觀反映事實的基本原則。

第一，將充分領會寫作意圖作為前提條件。在公文寫作前，必須要準確把握寫作方向與主題，深入了解公文寫作的意圖、背景和目的。只有在此基礎上，才能夠保證后續寫作的準確性，否則就會“失之毫厘，謬以千里”。同時還需要確定好寫作的立場、意見、看法，進而使所描述的文字內容才能夠緊扣主題，達到預期的表達效果。另外值得注意的是，單從領悟到寫作的意圖展開是不夠的，公文寫作人員還需對實質目標進行系統化地拆解分類并整理歸納，從而確保公文寫作的系統性、科學性、實用性。

第二，保證寫作內容的言之有物。公文質量的好壞取決于能否做到言之有物。只有保證寫作內容的充實、有序、完整，才能夠使讀者從中獲得有價值的具體信息，從而使他們遇到的訴求得以解答，進而產生共鳴感且頗具認同感。想要獲得讀者的認可，必須要了解讀者的需求，需求是公文的基本素材，又是公文的寫作目的。為了準確地理解需求，就必須對公文的材料背景有著充分的了解，對材料所涉及的背景、形勢也具有深刻的認識。公文寫作的內容必須緊密聯系實際，并掌握真實的資料素材，深入調研、查漏補缺、總結經驗。

第三，實現對公文寫作結構的合理編排。合理安排文章內容的結構，形成完整的文章脈絡和順序，構建清晰的思路布局，是公文寫作中的關鍵要素。從本質上看，布局結構既可以清晰地反映出公文寫作者的思路與想法，也充分體現了文章的重點和精華。文章的布局結構應當遵循以下幾個原則。第一，內容服務于擴展主題，切不能偏離主題;第二，準確客觀地反映事物的發展與其內在規律;第三，邏輯清晰，條理分明。

總之，辦公室公文寫作作為高校各項工作開展中不可或缺的重要環節，公文寫作者應當具備嚴謹的工作態度，高度的責任意識，豐富的文字功底。辦公室公文撰寫者對起草的公文必須要“站得住腳”，在充分考量內容真實性和邏輯嚴謹性的前提下，做到字斟句酌，反復推敲每一個字詞、句段，確保行文科學合理、真實有效。

2關于辦公室公文保管的建議

第一，對所有的辦公室公文進行系統分類。保管者在接收到每一份公文后，必須及時、準確地對其進行分揀，嚴格按照辦公室對于文件保管的規定來統一整理、分類排序，使公文的排列一覽無遺、井然有序。不當的分類管理既容易造成公文遺失，又不利于公文的檢索查找。所以，要對每一份公文在運轉過程的每一個落腳點都予以及時記錄，從而體現公文保管的全流程痕跡。此外，還應嚴格地遵循學校的相關規章制度，給每一份文件設定相對應的保密等級，在申請查閱涉密公文時，應獲得相應的權限審批并依規辦理登記手續。

第二，做好公文的日常管理工作。在現實工作中，通常在公文分發后，因保管落實不及時、跟進不到位，造成個別公文在運轉中長時間滯留，以至時間延誤，失去時效性甚至嚴重影響了相關工作的正常開展。這就要求高校建立科學合理的公文管理流程，結合工作實際完善公文管理制度，對公文保管及運轉流程進行有效管控，避免辦公室公文運轉長時間滯留，公文遺失、缺乏痕跡管理、影響工作開展等現象發生。

第三，重視對檔案和公文管理人員在專業理論知識和技能操作方面的培訓。公文管理人員的工作能力和專業素養直接體現在公文保管在全流程中的應用效果。辦公室公文作為高校行政工作中尤為重要的組成部分，因此必須重視公文管理人員的學習和培訓，提高公文管理人員的專業素質和操作技能。在互聯網信息化時代，公文運轉和管理流程大多利用信息化技術手段，如使用OA電子辦公系統、手機APP應用等。公文管理人員應根據實際工作需要，有針對性地學習檔案管理的相關專業知識，熟練自動化辦公管理軟件的操作技巧，通過加強系統專業的理論學習和對信息化技術資源的熟練掌握，有效提升公文管理工作的實際效率。

3結語

綜上所述，辦公室公文寫作的總體要求就是緊扣主題，明確讀者需求，客觀全面地反映真實情況，在寫作中應做到主題明確，觀點鮮明，結構合理，表達清晰這幾點要求。此外，在公文保管流程中，應注重構建并完善科學有效的公文保管制度，不僅要求對公文的權限進行分級保護、按照類目有序排列，還要求重視培養公文保管工作人員的專業素質和信息化技術水平，據此科學有效地完成辦公室公文保管工作。

作者簡介：王磊（1987.12-），漢族，四川省內江市人，本科，武漢大學本科生院，事業職員九級，研究方向：辦公室公文寫作能力與技巧。

參考文獻

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