標準化信息管理系統改造的業務需求分析

中國空空導彈研究院□張小利 張 宇

1 任務來源

現階段，企業推進研產與管理信息化，向業務流程化、流程無紙化的方向不斷前進，以期通過這些活動降低消耗，建立最佳研產秩序，獲得最佳經濟效果。依據國家標準化方針政策和企業經營發展目標，標準化管理通過有組織地協調各項標準化活動，不斷提高企業標準化水平，服務企業科研生產。

我院現有標準化信息管理系統主要實現標準信息服務、標準體系管理、標準化通知公告及模板下載等。現有系統已經運行數年，因系統自身存在的問題和標準化業務的變化，需對其升級改造。

2 項目目標

在全面梳理標準化業務、流程及系統的基礎上，實現對現有系統的優化、升級，項目目標：1）遵循院信息化統一部署，優化系統模塊設置；2）優化、完善技術標準管理的流程和標準體系、標準信息管理及標準化知識管理模塊的功能；3）提高系統易用性，滿足產品研發生產對標準信息應用的需要，提升標準信息服務能力。

3 同類信息系統標準化業務狀況及分析

（1）現有標準化信息管理系統

現有標準化信息管理系統是一個面向全院、運行在園區網上的信息管理軟件。通過廣泛調研可知，系統功能及應用情況方面存在的問題如下：

大多數員工，主要使用 “標準檢索” “標準化通知” “模板下載”模塊，其中主要使用 “標準檢索”。

部分欄目或模塊極少應用，如 “型號標準化” “貫標意見反饋與處理” “數據管理” “標準復審” “問卷調查”。

部分欄目或模塊不符合院信息化統一布局，如 “標準化通知公告”管理應納入院公共信息平臺， “標準檔案管理”應納入院檔案信息管理系統， “型號標準化”應納入院產品數據管理系統（PDM）等研發信息系統。

部分欄目或模塊不符合標準化專業發展而需要增刪、重組，如增加 “標準化知識管理”模塊，調整 “標準信息服務”模塊的范圍。

部分欄目或模塊功能不能滿足應用要求，如：不能進行標準全文檢索，復制粘貼受限，標準下載不夠便捷，不能進行標準信息推送等。

（2）其他同類信息系統情況

1）其他企業標準化業務信息化情況

通過調研可知，行業內其他成員單位標準化部門業務信息化情況參差不齊，情況如下：

某單位，具有標準與標準體系管理系統和文件在線管理系統；標準與標準體系管理包括標準體系，標準信息檢索、通知公告；標準信息檢索具有全文檢索功能；文件在線管理系統包括文件模板、知識共享等；認為國軍標、航標全文庫數據導入不便。

某單位，標準體系嵌在產品數據管理系統（PDM）中，認為應用稍顯不便；企業標準和型號設計文件通過產品數據管理系統 （PDM）履行相關審批流程。

某單位，具有標準化信息管理系統；標準查詢具有全文檢索功能且應用較多；系統里的標準體系模塊尚未使用，具體的企業標準體系表是紙質文件形式；企業標準立項論證報告和標準審批書是手工簽署，正考慮企業標準編制工作流程化；對于流程嵌入到產品數據管理系統 （PDM）還是做到標準化信息管理系統待定，且擔憂效率問題……其他單位情況，因篇幅所限不在此一一羅列。

綜上所述，各單位因業務范圍和需求等情況不同，標準化業務信息化狀況不一。依照本項目的項目目標，上述可供借鑒之處包括：①系統建設的重點是標準體系和標準信息服務；②實現標準全文檢索等，在標準檢索結果后增加相關標準推送功能；③技術標準管理流程信息化時需考慮效率問題。

2）成品軟件調研情況

目前，市場上標準業務相關的成品軟件有標準網絡化工作系統、標準體系信息管理系統等，具有不同的功能和特點。同樣，依照本項目的項目目標，并參照其他企業標準化業務信息化情況，這些成品軟件可供借鑒之處包括：1）可同時建立多個型號標準體系；2）GB、HB全文庫轉換成EXCEL文件后可直接導入體系；3）可進行簡單的標準推送服務；4）標準管理，可使用可視化流程配置；5）全文檢索、模糊檢索、二次檢索；6）在信息檢索結果后具有相關信息推送功能；7）信息收藏夾；8）發布信息瀏覽統計TOP。

（3）系統擬優化方向

1）標準化業務范圍和信息化現狀

按院管理標準 《標準化工作管理制度》規定和后續業務調整方向，院標準化業務范圍包括發展規劃、工作計劃、總結，標準體系、標準管理，型號標準化、標準化信息、標準化培訓、標準化知識管理。各業務信息化現狀如下：

部分業務信息化在企業其他信息平臺實現，如發展規劃和總結信息化在院辦公自動化系統（OA）實現，工作計劃信息化在院任務管理系統實現，標準化培訓信息化在院在線學習系統實現。

部分業務 （如型號標準化、技術標準管理）在現有標準化信息管理系統已有功能模塊實現，但未應用，而是利用辦公自動化系統 （OA）、產品數據管理 （PDM）等平臺實現一些業務的信息化。

部分業務信息化在院標準化信息管理系統實現，如標準體系、標準化信息服務、標準化法規等。

2）系統擬優化方向

依據上述現有系統應用情況與存在問題、其他同類信息系統情況、標準化業務范圍和信息化現狀，按項目目標對現有標準化信息管理系統擬優化方向進行說明，如表1所示 （因篇幅所限，表1所列內容僅起示意之用，具體的優化結果見下文 “業務信息化需求方案”）。

表1

4 業務信息化需求方案

（1） 概述

根據表1所述的系統優化方向，確定改造后標準化信息管理系統的項目范圍和各業務信息化需求方案。

（2）項目范圍

項目范圍包括：系統公告、標準體系、標準信息管理、技術標準管理、標準化知識管理。

（3）系統公告

業務描述：對系統運行中一些事項進行公告。

功能描述：可進行系統公告全文、查詢、統計、修改、刪除、置頂、導出等功能。

（4）標準體系

1）概述

標準體系管理包括標準體系結構管理、標準體系明細管理、型號標準體系。

2）標準體系結構管理

業務描述：標準體系管理以樹型結構的方式進行相關管理。

功能描述：包括體系結構的建立、修改和刪除，節點拖拽，進行查詢，導入、導出數據報表。

3）標準體系明細管理

業務描述：對納入到標準體系中的標準進行統一管理。

功能描述：

a）對標準體系分類下的標準 （含規劃修訂標準）目錄信息、全文信息及更改單信息進行管理；

b）對標準信息的添加、修改、刪除、統計、報表、查詢 （功能同下文 “標準查詢”）導入導出等功能，包括標準類別和級別、新增和刪除標準統計和報表等；

c）標準體系庫數據來源于標準庫，二者相同數據保持一致，當標準庫此數據有更新時可給標準體系庫推送；

d）用戶可選擇標準類別進行訂閱推送；

e）通過對人員賦予權限，可對各分支體系標準進行維護管理。

4）型號標準體系

可建立多個型號標準體系。

（5）標準信息管理

1）概述

標準信息管理范圍包括：標準查詢、標準庫管理、標準借閱下載、標準發放回收。

2）標準查詢

業務描述：標準發布后，相關人員可根據需要查詢所需標準，標準檢索針對標準庫及GB、HB、QJ全文庫等標準信息。標準檢索范圍包括相關標準信息屬性和標準全文。檢索類別包括：模糊檢索、二級檢索、全文檢索。系統可關聯新發布標準，根據客戶瀏覽歷史進行后臺推送及可個性化選擇推送標準，還可以進行相關知識推送，并有系統檢索瀏覽統計等輔助功能。

功能描述：

a）系統檢索界面友好，使其符合當前查詢信息模式；

b）在已有高級檢索、精準檢索的基礎上增加全文檢索、二次檢索、模糊檢索功能；

c）取消復制粘貼限制；

d）在相應位置設置標準收藏夾，方便用戶查閱曾經檢索的信息；

e）可進行貫標意見反饋；

f）在標準檢索結果后增加相關標準推送功能；

g）對新發布的標準，根據客戶瀏覽歷史進行后臺推送，個別標準可定向推送相關客戶；

h）標準借閱關聯人力資源系統，并與辦公自動化 （OA）系統集成，實時更新，實現借閱到期提醒；

i）提供標準瀏覽統計 （界面展示季度統計TOP）、標準狀態統計、下載次數統計、標準推送統計等綜合統計和報表等。

3）標準庫管理

業務描述：標準庫是所有各類標準匯集在一起的數據源，標準庫管理是對每個標準的屬性信息進行動態管理，包括：標準編碼、標準級別、體系分類、標準代號、標準名稱等。

功能描述：

a）對全部標準庫中目錄屬性信息、全文信息進行管理；

b）具有標準庫信息的添加、修改、刪除、檢索、報表導入導出、排序、復制粘貼等操作功能；

c）標準庫與標準體系庫相關聯，保證標準數據唯一性，查詢時相互調用，方便管理員維護；

d）標準的級別與狀態可進行前臺維護管理；

e）可與其他信息系統集成，調取相關信息。

4）標準借閱下載

業務描述：相關人員在需要時可借閱紙質標準、下載電子標準，借閱紙質標準需提交電子借閱申請。下載電子標準時，企業標準需提交下載申請并經相關領導審批后可下載，其他標準無需申請。

流程模板表單模板可自定義業務流程圖（按院管理標準 《標準信息管理規定》）。其他標準無需申請。

5）標準發放回收

業務描述：針對科研生產現場紙質標準的需求，進行現場受控電子化管理 （包括體系文件管理），進行發放與回收業務流程圖 （按院管理標準 《標準信息管理規定》）。流程模板表單模板可自定義。

（6）技術標準管理

技術標準 （包括院技術標準、國軍標、行業標準、集團公司標準等，以下簡稱標準）管理包括四個業務流程：新編標準立項審批，標準審查和報批、發布，標準征求意見，標準復審和修訂立項、更改。四個流程的業務流程、業務流程圖按院管理標準 《技術標準管理規定》的要求可對流程中的節點進行管理 （人工干預）。流程模板表單模板可自定義，便于后續修改。

（7）標準化知識管理

1）概述

知識管理模塊包括上級文件、培訓材料、標準情報、論文資料、文件模板、內部共享等子模塊。子模塊可根據需要進行增刪。

2）上級文件

上級文件包括標準化工作中所遵循的標準化法律法規、集團標準化要求等各種上級文件。

業務描述：將上級文件搜集、上傳到標準化信息系統并動態管理，用戶可在線瀏覽或自行下載到本地查閱。

功能描述：提供瀏覽全文、發布、查詢統計、修改、刪除、報表、排序功能。

3）培訓材料

培訓材料包括各種標準宣貫、標準化培訓與交流等材料。

業務描述：將培訓材料分類上傳到標準化信息系統并動態管理，用戶可在線瀏覽或自行下載到本地查閱。

功能描述：提供瀏覽全文、發布、查詢統計、修改、刪除、報表、排序、反饋等功能。重要材料可推送給相關人員。

4）標準情報

標準情報包括標準發布信息，企業內網、國內外、行業內外相關的標準化方面的信息以及專項課題的研究情況及發展方向信息。

業務描述：將標準情報分類上傳到標準化信息系統并動態管理，用戶可在線瀏覽或自行下載到本地查閱。

功能描述：提供情報的全文瀏覽、發布、查詢統計、修改、刪除、報表、排序、反饋功能。重要情報信息可推送給相關人員。

5）論文資料

論文資料包括發布在期刊等媒體的標準化論文。

業務描述：將論文資料分類上傳到標準化信息系統并動態管理，用戶可在線瀏覽或自行下載到本地查閱。

功能描述：提供全文瀏覽、發布、查詢統計、修改、刪除、報表、排序、反饋功能。

6）文件模板

文件模板包括設計文件類模板、標準編寫類模板。

業務描述：將文件模板分類上傳到標準化信息系統并動態管理，用戶可在線瀏覽或自行下載到本地查閱。

功能描述：提供全文瀏覽、發布、查詢統計、修改、刪除、報表、排序、反饋功能。

7）內部共享

內部共享包括專兼職標準化人員共享的工作經驗交流材料，如型號標準化工作相關知識、標準化工作經驗材料。

業務描述：將內部共享材料分類上傳到標準化信息系統并動態管理，用戶可在線瀏覽或自行下載到本地查閱。

功能描述：提供全文瀏覽、發布、查詢統計、修改、刪除、報表、排序、反饋功能。

提供用戶登錄、欄目管理、個性化定制，權限管理、數據備份、角色權限管理 （包括業務分工、產品分工）等系統功能。

5 結論

依據項目目標，通過對同類信息系統標準化業務信息化狀況全面、詳盡分析，明確系統優化方向，確立了業務信息化需求方案，滿足項目目標要求，完成了標準化信息系統改造的首要且重要的工作。