信息化背景下加強事業單位財務檔案管理構想

豐金云

內容摘要 隨著信息化時代的到來，我國事業單位的檔案管理工作也融合了信息化技術，使財務檔案管理效率有了大幅提高。然而，檔案管理信息化程度越高，暴露出來的問題也越多。文章旨在通過分析檔案信息化的含義、檔案信息化建設的重要性，找出當前檔案信息化過程中存在的主要問題并找到有效的解決措施，力求讓檔案信息化管理工作簡單、高效、安全。

關鍵詞 信息化 事業單位 財務檔案管理

1 檔案信息化概述

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程[1]。隨著時代進程的不斷加快，檔案信息化建設勢在必行。如何加強事業單位財務管理值得深入研究探析，事業單位需要認清時代發展特征，按照時代發展方向改革財務檔案管理工作模式，充分利用現代化技術加強檔案管理，完善檔案信息化建設。財務檔案作為重要的研究資料，其價值較大，實現財務檔案信息化管理，可以增加檔案資料的利用率，有助于提高事業單位的整體管理水平，確保項目順利實施。

2 檔案信息化建設的必要性

在信息化背景下，建設檔案信息化尤為重要，是時代發展的必然趨勢。事業單位財務檔案管理工作必須要落到實處，其影響較大。通過檔案信息化建設，能夠提高事業單位財務檔案管理的工作效率，更加完整地保存檔案，并且保存的時間會更長久。同時，也便于檔案管理人員進行資料查找、檢索，這無疑減輕了工作人員的工作量，大大節省了工作時間，有助于實現管理工作效率的提升[2]。隨著信息技術的不斷發展與成熟，事業單位需要保持先進的管理理念，轉變財務檔案管理方式，充分把信息技術利用起來，從而更好地對財務檔案進行管理，使其優勢呈現出來，提升檔案管理的價值意義。

檔案信息化建設是應用信息技術生成、管理、開發利用檔案的過程，可以提高檔案的利用率，把檔案的作用充分發揮出來。實現事業單位財務檔案信息化建設，能夠滿足當前形勢發展需要，可以保障檔案安全，從而增強檔案管理的有效性，保證事業單位的各個項目正常運作。在信息化時代背景下，我國各項事業都已向信息化方向加速發展，加強檔案信息化發展至關重要[3]。長期整理冗長煩瑣的財務檔案資料，會降低檔案工作人員的工作熱情，與當今時代發展趨勢不相符合。為此，事業單位需要重視檔案信息化建設，確保財務檔案管理滿足時代發展特征，以此跟上時代發展步伐，提高財務檔案管理的實效性。

3 當前檔案信息化過程中存在的困境

3.1 檔案信息化建設參差不齊

檔案信息化建設依賴于信息技術的應用，因各地的信息技術發展存在差異性，檔案信息化建設參差不齊，這影響了檔案信息化建設的整體水平。一般來說，在經濟水平較高的一線城市，檔案信息化建設相對完善，其投入的資金和技術比較充足。而對于經濟發展落后的城市，其檔案信息化建設還存在諸多問題，檔案管理水平還有很大的提升空間。

3.2 檔案信息化管理專業人才不足

檔案管理必然離不開專業素質較高的人才，檔案管理涉及的事物較多，其工作煩瑣冗雜，管理人員需要具備一定的專業素質，才能實現檔案管理工作水平的提升，充分利用檔案資料發揮其應有的價值。財務檔案管理區別于普通的檔案管理，尤其在信息化背景下，儲存的財務檔案量較多，管理人員需要對其整合、歸檔，把相關的檔案歸納到同一級目錄中，便于日后在信息系統中查找、提取。

檔案信息系統的應用，需要檔案管理工作人員具備一定的硬件應用能力，能夠規范使用。在新形勢下，檔案信息化管理制度顯得極為重要，它是開展檔案信息化管理的思想指導，是確保有序開展檔案管理工作的重要因素，檔案信息化管理工作人員需要將完善的制度作為工作依據。因此，事業單位需要制定完善的財務檔案信息化管理制度。

3.3 檔案管理人員缺乏信息化網絡管理意識

在信息化背景下，檔案管理從以往的紙質歸檔管理轉變成了網絡管理，其工作模式發生了很大的改變，一些檔案管理人員仍舊保持以往的工作思想，對新型的信息化管理不太適應，缺乏信息化網絡管理意識，這影響了檔案信息化建設進程。在當前形勢下，若是檔案管理人員缺乏網絡意識，可能會導致檔案存在風險，混淆檔案資料，在很大程度上會影響檔案的利用率，造成不必要的損失。數字化處理檔案是時代發展的必然趨勢，檔案管理人員必須要保持與時俱進的工作理念，提高自身的網絡管理意識，以此促進檔案管理工作效率的提升。

4 加強事業單位財務檔案信息化管理的有效途徑

4.1 明確財務管理工作目標

在信息化背景下，事業單位需要明確財務管理工作目標，從實際出發，對自身的財務情況進行全方面的分析，根據實際情況，做出科學合理的財務規劃，以便更好地推動財務工作的有序實施。事業單位的財務工作相對比較復雜，其中涉及的內容較為繁雜，明確財務管理工作目標，是實現財務檔案信息化管理的根本條件，是重要的指導思想。事業單位需要具體情況具體分析，結合所開展的項目，綜合各個因素，設立明確的財務管理目標，確保有效地開展財務檔案信息化管理工作，促進財務管理整體水平提升。

4.2 建立科學合理的信息化財務管理制度

目前，仍然有一些事業缺乏科學合理的信息化財務管理制度，影響了檔案管理工作的有效性，制約了財務管理水平的提升?；谛畔⒒曈蛳?，事業單位必須認清時代發展趨勢，革新財務管理制度，根據自身的發展實際情況，建立科學合理的信息化財務管理制度，以此確保檔案管理工作的有序實施。財務管理制度的規范性，與事業單位的項目運作有著緊密的聯系，對事業單位的影響頗深，事業單位可從自身的項目運作出發，制定符合自身發展的信息化財務管理制度，并嚴格按照制度開展工作，切實有效地發揮出信息化財務管理制度的作用，確保高效開展管理工作，在工作開展中取得較好的效果。

4.3 加強財務檔案信息化管理工作人員的專業培訓

事業單位需要加強對檔案信息化管理工作人員的專業培訓，使之專業素質不斷提升，更好地為工作服務，以此促進財務檔案管理工作效率的提升。事業單位可定期對財務檔案管理工作人員進行考核，把考核結果納入綜合測評之中，以此鞭策檔案管理工作人員不斷完善自我，主動學習專業知識。另外，事業單位可以給財務檔案管理人員提供學習機會，如與其他單位交流學習，或組織集中培訓，或開展專業知識競賽活動，激發財務檔案管理工作人員的學習熱情和工作熱情，以此實現對財務檔案信息化管理工作人員的培養，確保財務檔案管理工作有序進行，保證事業單位各個項目正常運作。

4.4 加快檔案信息化基礎設施建設

信息技術的發展為加快檔案信息化基礎設施建設提供了便利條件，事業單位需要把信息技術充分地利用起來，建立完善的財務檔案信息系統，通過強大的技術支撐保證網絡辦公環境安全，確保財務檔案管理工作高效開展。事業單位需要充分保證網絡條件能夠滿足工作需求，能夠保證網絡辦公實現檔案的歸檔、查閱、提取、修改、補充等活動進行，確保減輕財務檔案管理人員的工作量，節省辦公時間，提高管理效率，以便跟上信息化檔案建設發展進程。因此，需要加快檔案信息化基礎設施建設，便于更好地保存檔案資料，確保檔案的完整真實性，以此提高事業單位財務檔案管理工作的有效性。

5 結語

總而言之，在信息化時代背景下，信息技術的應用為加強事業單位財務檔案管理創造了有利條件，以信息化建設帶動了檔案工作的規范化，能夠有效實現檔案信息化管理，有助于提高事業單位財務檔案管理工作水平，增強檔案管理的實效性。事業單位需要積極應對困境，結合本單位的實際情況，通過多種途徑，加強財務檔案管理，保證高效地開展財務檔案管理工作，并充分利用檔案資料，發揮檔案的價值作用，促進檔案工作水平進一步提高。

（作者系山東省農業農村廳機關服務中心 助理會計師）

【參考文獻】

[1]文建.探究行政事業單位專項資金的管理[J].財經界（學術版），2017（14）：55.

[2]張金艷.新時期行政事業單位強化專項資金管理探究[J].行政事業資產與財務，2016（3）：26+25.

[3]李玉輝.淺議大數據背景下加強事業單位財務管理的策略[J].中國商論，2018（24）：176-177.