企業辦公室文秘工作效率的提高策略研究

亢步春

內容摘要 基于對企業辦公室文秘工作效率提升策略的探討研究，首先要明確提高企業辦公室文秘工作效率的重要意義與文秘日常工作中的主要問題，然后與其中內容相結合，對提高企業辦公室文秘工作效率的有效措施進行分析，希望能夠在實現文秘工作高效化的基礎上，為企業的健康發展提供更多幫助。

關鍵詞 企業運行 辦公室文秘 效率提升

1 引言

隨著社會經濟的飛速發展，我國企業體制機制的改革也在不斷深化，新時期下的企業運行，對辦公室人員綜合素質的要求也在不斷提升，但由于電力企業辦公室文秘人員的特殊性較強，除需要具備相應的專業知識之外，還需掌握電力行業相關知識，這也是導致其日常工作復雜性強的主要原因。站在宏觀角度上來看，電力企業辦公室的工作雖然枯燥且煩瑣，但卻是企業運行過程中不可忽視的重中之重，此時只有促進企業辦公室文秘工作效率的真正提升，才能夠為企業在激烈市場競爭下的良好發展提供更高保證。

2 辦公室文秘對于企業發展的重要意義

在企業日常運行中，辦公室文秘最主要的工作職責就是為領導服務，文秘人員不僅需負責領導工作事項的合理規劃與安排，事件鋪墊與信息收集也是其工作內容的主要構成，譬如文秘人員除需做好相應的文件工作外，在領導需要外出時，也需事先安排好領導行程與出行工具等。文秘前期準備工作的效率與質量，也會對領導辦公決策產生直接影響，其需要對領導的思想意圖準確把握，才能通過對辦公時間與內容的科學規劃，充分發揮自身對于領導而言的重要作用。

3 企業辦公室文秘工作中的主要問題

3.1 綜合水平相對較低

部分辦公室文秘人員在職責不清、責任心不強的情況下，認為日常事務處理即為自身的全部工作內容，如此不僅難以把控領導的工作重點，內容關鍵點掌控的準確性也無法得到保證，問題處理水平與緊急情況應對能力極差。此時再受到上下級交流思想偏差的影響，文秘人員能夠為領導提供的幫助微乎其微，從而導致在文秘人員工作效率低下的同時，領導層的工作效率也隨之降低。

3.2 日常工作壓力較大

由于電力企業的特殊性較強，再加上辦公室文秘人員數量較少，現有人員由于工作壓力過大，而導致工作效率下降的問題十分普遍，特別是對于中小型企業而言，在經濟條件與發展方向等多種因素的制約下，造成人員數量、素質與電力企業辦公室職能需求嚴重不符的現象。還有很多企業為滿足實際發展需求，強迫辦公室文秘人員加班，卻不想給予應有的待遇或補償，長此以往不僅會降低文秘人員的工作效率與質量，還會嚴重磨滅其工作積極性，造成離職率的大幅增長。

3.3 沒有明確的工作目標

若辦公室文秘人員沒有明確的工作目標，工作規劃的整體性與有序性自然也無法得到保證，在片面掌握領導意向的情況下，極易在工作中出現錯誤判斷。導致辦公室文秘人員工作目標不明確的主要原因，通常為以下兩點：第一，并未對工作標準進行統籌分析，從而致使在實際工作中把控失衡;第二，辦公室文秘主動性思維能力與創造性較低，領導意向任務無法在積極自主的情況下完成，進一步降低工作效率。

3.4 工作模式與理念未及時更新

部分文秘人員在日常工作中，依然遵循著傳統陳舊的工作模式與理念，在刻板化思維的消極影響下，不僅無法保證工作內容把控的合理性，還會導致日常工作愈發機械化，不利于工作效率的提升。另外，由于電力企業辦公室文秘工作性質較特殊，因此，很多文秘對自身所處崗位的認知，都存在一定程度的偏差，此時若企業對文秘人員培訓力度也比較弱，文秘人員服務意識差、工作散漫的狀態也難以避免，進而影響到工作質量[1]。

4 提高企業辦公室文秘工作效率的有效策略

4.1 促進文秘人員綜合素質的提升

辦公室文秘人員作為領導的參謀與助手，不僅需高效處理辦公室日常事務，也要為辦公活動的展開做好基礎工作。與此同時，企業辦公室文秘還應有參政設謀、督促檢查以及協調等職責，在企業內各部門與上下級的溝通、業務交辦以及事務協調工作中，都應起到不可代替的重要作用。此時為提高文秘人員的綜合素質，進一步推動其工作效率提升，企業可以從兩方面采取措施：一方面，企業可通過招聘的方式引進人才;另一方面，企業也可結合實際情況，定期展開對辦公室文秘人員的有效培訓，同時注重企業文化宣傳，增強其工作效率與積極性。

4.2 合理控制文秘人員的數量

對于電力企業的日常運行而言，辦公室文秘人員的日常工作本就十分枯燥且煩瑣，若人員數量始終無法提升，其在壓力越來越大、精力越來越少的同時，工作效率與準確性也必然會降低，同時，企業也需注重文秘人員數量不能太多，否則不僅會造成資源浪費，現有人才的能力也難以充分發揮。經實踐證明，只有確保人員配置模式構筑的科學性，將人才合理分配到合適的崗位上，才能真正意義上做到人盡其才、人盡其用，確保人力資源利用率的最大化。基于此，企業人力資源部門或相關領導，就需根據企業實際需求進行綜合分析與科學評估，在結合文秘人員實際能力的基礎上展開調配與安排，進而有效提升辦公室文秘的工作效率。

4.3 培養文秘人員的創新意識

企業若想在新時期獲得更好的發展，創新意識是絕對不能忽略的重要因素，而辦公室工作作為企業管理中承上啟下關鍵所在，作為企業管理能夠順利展開的前提基礎，文秘人員創新意識的培養必須要得到重視。同時，因為辦公室文秘不僅需與基層人員創建并保持良好溝通，也要向領導學習、為領導服務，因此，在面對各種新狀況、新問題的時候，文秘人員只有具備創新思想與足夠的創新能力，才能不斷探索工作的新方法、新思路。

除此之外，企業也要注重運行理念的有效更新，落后、陳舊的工作模式與方法就要及時淘汰，結合先進理論與實踐經驗制定辦公室工作計劃與管理細則，并確保其科學性與合理性，為文秘人員日常工作效率的提升奠定基礎[2]。

4.4 全面掌握辦公室規章制度

辦公室文秘人員除需處理內部事務之外，也要負責與外界的溝通，因此，文秘工作開展的優質與否，將直接決定辦公室在外的整體形象與精神面貌。除此之外，辦公室規章制度也需合理完善，將企業工作內容與發展實際要求作為根據，一方面確保對崗位職責、工作標準以及工作流程等各個方面的充分考慮，另一方面也要為辦公室文秘入職報名、面試、實習、考核直至入職培訓，提供健全的制度支持。與此同時，制度在辦公室工作中必須要嚴格落實，辦公室包括領導在內的全體人員，都需按照規章制度辦事。企業不進需從制度出發進行文秘崗位招聘、管理與培訓工作，也要配合辦公室文秘提高細節性工作的效率。

4.5 創建健全的激勵與考核機制

提高辦公室文秘工作效率的關鍵途徑之一，就是增強其工作熱情與積極性，而合理有效的激勵與考核機制，獎罰分明的制度與措施，正是提高其工作熱情與競爭意識的重要手段。尤其是現如今我國多數企業已然步入改革的深水區，此時全體人員在工作中的積極性與主動性，就是企業在激烈市場競爭下穩步前進的巨大動力。同時，企業必須重視績效考核的強化，在科學完善內部激勵機制與獎懲機制的基礎上，促進辦公室文秘人員向更高的目標前進，最終達成自身綜合實力與辦公室工作效率全面提升的目的[3]。

5 結語

綜上所述，辦公室文秘工作效率與質量的提升，是企業從始至終都重點關注的問題，其不僅是企業日常運行水平提升的關鍵基礎，也是企業健康發展重要前提。但與此同時，企業也應明確意識到，辦公室文秘人員工作效率的增強，并非是一蹴而就的事情，只有將其當作一件長期發展的事業，才能在提高工作效率的基礎上，為企業未來發展奠定更加牢固的基礎。

（作者系河南能源化工集團有限公司 助理工程師）

【參考文獻】

[1]黃潤欽.電力建設企業辦公室文秘工作水平的提升途徑探討[J].現代經濟信息，2019（10）：104.

[2]周潔.國有電力企業基層辦公室文秘工作現狀及改善策略[J].中外企業家，2018（14）：64.

[3]周鋒華.提升電力企業辦公室文秘工作水平的途徑[J].辦公室業務，2014（20）：45.