人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策

蘇琦

【摘要】人才流動過程中，人事檔案管理存在著重復(fù)建檔、信息不實、滯留檔案、管理混亂等問題，要通過加強組織領(lǐng)導(dǎo)，加強正規(guī)化、信息化建設(shè)，加強對人事檔案的管理利用，提高檔案管理人員的責(zé)任心和能力素質(zhì)，加強檔案信息的保密等措施，逐步解決人才流動給檔案管理帶來的新問題。

【關(guān)鍵詞】人才流動;檔案管理;對策措施

隨著市場經(jīng)濟的逐漸完善，我國人才流動呈現(xiàn)出越來越頻繁的特點，對流動人才的服務(wù)和管理也必須跟進和完善，尤其是在人事檔案的管理方面必須得到加強和完善，但是由于受長期的計劃經(jīng)濟的影響，人才服務(wù)中心等有關(guān)部門對因人事檔案管理工作做得還不夠深入細致，對因人才流動帶來的檔案管理問題應(yīng)對的不足，需要采取有關(guān)措施認真研究解決。

一、人才流動給人事檔案管理帶來的新問題

（一）存在重復(fù)建檔的現(xiàn)象。主要是因為在人才流動的過程中，人員檔案傳遞的不夠及時，原單位沒有及時給新單位傳遞檔案，新的用人單位又需要及時為流動人才建立檔案，用于建立薪酬機制，加強培訓(xùn)和管理，這就導(dǎo)致了原單位檔案未轉(zhuǎn)遞，新的用人單位又重復(fù)建立的問題發(fā)生。

（二）存在檔案信息不實的問題。一些流動人才到了新單位后，不如實匯報個人的信息，新的用人單位由于人力有限的問題，存在工作作風(fēng)不實的現(xiàn)象，沒有認真地核實流動人才的個人信息，導(dǎo)致了一些流動人才到了新單位建立新檔案之后，有的信息不夠準(zhǔn)確。

（三）存在滯留檔案的問題。一些流動人才調(diào)轉(zhuǎn)和辭職手續(xù)不夠完整，有的甚至是不辭而別，原單位本著為工作人員負責(zé)的精神，不能夠隨便的處置辭職人員的檔案。但是這些辭職人員也不及時回來聯(lián)系，并積極協(xié)調(diào)調(diào)轉(zhuǎn)檔案，導(dǎo)致了這些檔案處于滯留的狀態(tài)。

（四）檔案管理比較混亂。新舊用人單位交接程序和機制不夠完善，一些人力資源管理部門工作人員責(zé)任心缺失，導(dǎo)致檔案信息更新不及時，缺乏嚴(yán)密的審檔機制，借用、查閱、流轉(zhuǎn)手續(xù)不完善，檔案管理不夠嚴(yán)密，檔案信息保密不夠嚴(yán)格，甚至存在隨意涂改信息的問題。

二、加強人事檔案管理的對策和措施

（一）充分認識到加強人事檔案管理的意義，不斷加強組織領(lǐng)導(dǎo)。建立具有我國市場經(jīng)濟特色、體現(xiàn)人才流動要求的人事檔案管理體系，是我國人才建設(shè)和人才培養(yǎng)管理部門的一項重大決策，對于進一步深化認識管理政策制度調(diào)整改革，全面推進和加強人才隊伍建設(shè)，具有十分重要的意義。人事檔案作為歷史、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)，要在改革發(fā)展的大潮中把握時代形勢，必須緊密依托當(dāng)前正在進行的市場經(jīng)濟建設(shè)和人才培養(yǎng)管理工作，構(gòu)建流動人才動態(tài)信息檔案，重新煥發(fā)人事檔案管理的生命力和活力。要加強對流動人才檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)。人社部門要及時制發(fā)《實施細則》。各用人單位要結(jié)合本單位實際情況，制定相應(yīng)的流動人才檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實施細則。用人單位要及時成立領(lǐng)導(dǎo)小組，搞好新舊單位人事檔案管理的對接。用人單位要依托人力資源管理部門成立人才檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負責(zé)公司所有人員的檔案信息及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作。應(yīng)組織協(xié)調(diào)有力，能夠切實解決檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)所需要的人員、設(shè)備和經(jīng)費等實際問題，確保按未來發(fā)展要求完成人才檔案信息建設(shè)任務(wù)。

（二）加強檔案的正規(guī)化、信息化建設(shè)。人才檔案是由具有保存、查考價值的文字、圖表、聲像等憑證性材料構(gòu)成的。但是，由于技術(shù)和觀念的上的原因，一些用人單位的流動人才檔案一直以來僅僅指的是紙質(zhì)的案卷。隨著時代進步和科技的創(chuàng)新，流動人才頻率逐漸加劇，原有的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能全面反映各類人才的現(xiàn)實和歷史表現(xiàn)，進而導(dǎo)致人事檔案利用率偏低，生命力和活力不足。面對這種情況，各用人單位要樹立

“大檔案觀”，突破紙質(zhì)檔案的束縛，建立集聲、像、圖、表等為一體的立體信息檔案。積極構(gòu)建具有“聲像文件”功能的檔案管理平臺，正好為檔案管理的正規(guī)化、信息化提供了這個平臺。用人單位通過建立信息化的檔案管理平臺，利用錄音、錄像和其他媒介記錄人才考評過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，既有助于加強對考評過程的監(jiān)督，更有利于直接反映工作人員在考評中的表現(xiàn)，并且為以后考察培養(yǎng)人才提供直接的、近乎面對面的場景。當(dāng)用人單位在系統(tǒng)中保存了人才歷次考評的場景，那么呈現(xiàn)在用人單位檔案利用者面前的便是一部各類人才成長的紀(jì)錄片。把立體的信息影音信息和紙質(zhì)檔案結(jié)合，就能全方位反映一名人才的信息，也能夠很好地克服新舊用人單位交接檔案過程中的不便和紕漏。

（三）加強對人事檔案的利用，克服閑置擺放的傾向。在檔案的利用和信息收集管理過程中應(yīng)著重把握以下環(huán)節(jié)：一是個人述職。通過記錄干工作人員述職過程，可以得知工作人員的工作業(yè)績和履職盡責(zé)情況，以及工作人員本身的談吐舉止、氣質(zhì)形象，這對于以后考察各類人才具有十分重要的參考價值。二是面試。面試是地方政府機關(guān)和各類企事業(yè)單位普遍采用的手段，也是企事業(yè)單位中正在探索改進的一種方法。面試過程可以直接反映一個工作人員的心理素質(zhì)，應(yīng)變能力等素質(zhì)。通過調(diào)閱工作人員歷次面試錄像，可以看到一名工作人員逐漸走向成熟的過程，具有重要的參考價值。三是綜合評定。按照考評實施辦法，公司在綜合評定階段考評組要召開會議，成員逐個發(fā)表意見，集體分析研究考評對象的主要優(yōu)點、缺點及特長，考評項目的檔次評定意見和培養(yǎng)使用建議。記錄此過程可有利于加強對考評過程的監(jiān)督，并全面反映工作人員的優(yōu)缺點。

（四）提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和責(zé)任心。通過人事檔案的嚴(yán)密管理加強對人才的考評是公司正規(guī)化、制度化建設(shè)的集中反映。為了全面提高企事業(yè)檔案專職管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，使檔案管理崗位專業(yè)化、規(guī)范化，各類用人單位要強化人力資源管理部門人員的責(zé)任心，探索對國內(nèi)企事業(yè)單位檔案專職管理人員進行崗位培訓(xùn)，考試合格發(fā)給“崗位合格證書”，實行持證上崗制度，逐步實行持證上崗。為了認真開展這項工作，抓好在崗專職檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和持證上崗制度的落實，培養(yǎng)對象為從事企事業(yè)各級圖檔庫（室）的領(lǐng)導(dǎo)及專職檔案管理人員。培訓(xùn)內(nèi)容為公司經(jīng)濟法與人力資源檔案管理法規(guī);檔案基本建設(shè)管理程序及文件材料;檔案保護技術(shù);公共關(guān)系學(xué);檔案現(xiàn)代化管理。 通過培訓(xùn)使得企事業(yè)檔案管理人員對流動人才的檔案高度重視，能夠了解檔案專業(yè)的基本知識，熟悉檔案法規(guī)。了解企事業(yè)人事檔案管理和國內(nèi)企事業(yè)單位檔案管理的基本知識，熟悉國家、地方政府和企事業(yè)的檔案管理的政策、法規(guī)。了解計算機應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)信息的知識。熟悉本單位和本部門建設(shè)的歷史與現(xiàn)狀。掌握人事檔案管理和工作程序。

（五）加強對檔案信息的保密。負責(zé)傳遞檔案和接收管理人事檔案的單位，要嚴(yán)格執(zhí)行信息系統(tǒng)安全保密規(guī)定，切實做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全保密工作，并結(jié)合本單位實際，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保密制度;在企事業(yè)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)上提供查詢的檔案信息，必須經(jīng)過本單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)程序的審查批準(zhǔn);人才在流動過程中檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)終端必須采取嚴(yán)格有效的技術(shù)加密措施。

三、結(jié)語

總之，人才流動有利于提高經(jīng)濟活力并形成人才集聚優(yōu)勢，但是相關(guān)的人才流動檔案管理方法和制度機制更應(yīng)該盡早完善，通過逐步完善對流動人才檔案的規(guī)范管理，為各類人才的流動和發(fā)展提供有力的保障。

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