PDCA循環在醫院文書檔案管理中的應用

劉英霞

【摘要】對醫院文書檔案管理的最佳方式是PDCA循環。本文主要分析了目前醫院文書檔案管理存在的不足，接著探討如何將PDCA循環應用到醫院文書檔案管理工作中。

【關鍵詞】PDCA循環;醫院;文書檔案管理;應用

醫院文書檔案管理工作是一項意義重大的工作，需要相關管理人員將公文內容轉化為檔案，記錄重要時間，整合醫院的人文事件，整理歷史事跡等，并進行歸納總結，最后通過醫院實踐等方式向外部展現出來。其中對醫院文書檔案管理的最佳方式是PDCA循環，這種循環包含計劃、執行、檢查、處理等環節，這四個環節緊緊相連，能讓檔案管理更加多元、規范及制度化，能夠使得醫院文書檔案管理工作更順利。

一、現階段醫院文書檔案管理存在的不足

（一）醫院文書檔案管理的制度不完善。作為醫院評審關鍵的要素之一是醫院的文書檔案管理內容，因此需要提高檔案管理質量，但是有些醫院對相關文書檔案管理工作的關注度不高，缺乏文書檔案管理的意識，存在不規范的檔案管理行為，導致這項工作凌亂無序，難以順利開展。最主要的原因是缺乏規范標準的文書檔案管理制度，使得醫院各部門難以進行有效溝通，導致很多重要文件信息遺失，難以獲得準確的檔案信息。

（二）檔案管理人員專業能力、綜合素質能力不足。很多醫院文書檔案管理人員缺乏相應的專業能力，不懂得檔案管理工作，有些是年齡較大的工作人員，不懂得如何利用信息化技術辦理文書檔案，存在文書檔案整合及歸納不合理的行為。相關醫院缺少對管理人員定時培訓環節，導致文件管理知識不能按時更新，管制制度沒有及時更新。此外，文書檔案管理工作人員并不是固定的，存在著極大的調動，并且管理人員的專業性不夠，甚至有些人員缺乏責任心，自我約束管理能力差，導致管理工作效率及質量差。

（三）醫院文書檔案管理投資力度不足，硬件設施差。很多醫院辦公條件較差，造成醫院文書檔案難以擁有獨立的辦公空間，主要原因是醫院投資力度不足，導致文書檔案管理相關設備不夠，缺乏存儲檔案專用電腦，掃描機、打印設備等，硬件設施差，嚴重影響醫院文書檔案管理進度。

（四）醫院文書檔案管理信息化建設不足。現階段，很多醫院比較重視建設醫院治療體系的建設，卻忽視了文書檔案的建設，導致檔案管理信息化建設不足，此外，醫院管理人員自身的能力不足，信息操作水平差，自我管理能力不足，對信息化管理不熟練，導致信息錄入不及時，檔案管理不全面、不標準，導致很多文書檔案遺失浪費，缺少科學完善的檔案管理，難以發揮醫院文書檔案價值，工作效率低。

二、PDCA循環在醫院文書檔案管理中的應用

PDCA循環大致分為四個主要環節，包括計劃（P）、執行（D）、檢查（C）、行動（A），現如今很多管理項目都采用PDCA循環提高管理的效率和質量，這四個環節是密不可分的關系，不是一味地重復循環使用，而是在管理過程中如果發現問題，及時解決問題。若沒有解決方案，之后再循環，最終解決問題，一環扣一環，相互促進，直至檔案管理效率階梯式上升。在醫院文書檔案管理中，PDCA循環主要應用部分如下：

（一）計劃（Plan）環節。計劃（P）環節一般是制定方針及明確文書管理質量目標環節，要想維持文書檔案管理的正常運行工作，需要提前做好計劃。因此需要做好以下幾點計劃：1.一般來說醫院的文書管理工作能清晰反映出醫院實際運行狀況及整體管理情況，因此相關工作人員需要妥善保管文書材料，并對相關檔案進行科學規范整理，最重要的是構建一套醫院文書檔案管理方針制度，使得文書檔案能夠有效收集管理，提高管理質量。2.制定文書檔案管理流程，節約管理時間。醫院文書檔案內容很多，需要長時間的收集、歸檔文書，針對這個問題，首先，需要制定歸檔方案，需要考慮檔案的自身特征，明確檔案整理目標，根據檔案的差異性，提高醫院科室之間的溝通交流，明確各科室的特點，合理制定歸檔范圍，制定合理的歸檔方案。其次，需要根據具體目標方針，收集文書檔案，在整個收集過程中，相關的工作人員需要明確自身的責任，持有認真嚴謹的態度，嚴格分類、統計、總結，確保文書資料的完整性。最后需要合理分類各個科室的文書檔案，明確分類，區分各個科室的實際情況，做好年度規劃，將各科室人員的合同協議、醫院重大會議記錄、年度綜合以及工作規劃內容進行分類總結，以便提高文書檔案管理工作質量。3.需要完善制度流程、規范使用，滿足文書檔案管理需求，利用信息化技術，實現自動化的檔案管理，提高工作效率。

（二）執行（Do）環節。一般執行環節主要是針對計劃環節展開執行任務。首先，年度計劃任務制定。醫院文書管理人員需要嚴格制定的計劃，并及時向上級反饋工作進展。在相應的時間段完成醫院年度歸檔任務，分類總結歸檔信息，防止信息的遺漏，提高文書檔案管理的效率。其次，需要開展文書檔案管理培訓工作，改變傳統意識，增強管理人員的責任感，明確醫院明確文書檔案的價值。其次，醫院需要引進文書檔案管理人才，招聘專業性人才，之后通過專業培訓、學習后，正式上崗，提高管理人員的綜合素質及專業水平能力。另外，還需要形成信息化管理制度，醫院需要重視文書管理環節，增強硬件設施，例如掃描儀、打印機、計算機等，提高文書檔案管理的效率，及時增加信息。最后，需要打造一支醫院文書檔案管理人才隊伍，定時開展集中學習培訓，提高管理水平，讓相關人員能夠應對突發事件，保證文書檔案的完整性和精確性。

（三）檢查（Check）環節。檢查（Check）環節主要針對執行環節內容進行監督檢查。檔案管理人員需要針對制定細節、歸檔情況、文書管理制度進行監督檢查，檢查計劃環節的年度完成情況，檢查執行過程進度，檢查完成的、未完成的和正在進行的項目的情況。在這個環節需要及時發現執行環節中存在的問題，并且及時根據醫院實際情況，進行改善文書檔案管理制度，改善不合適的管理行為，及時解決問題，監督檢查整改方案是否可行，并對管理環節中存在不足之處進行不定時抽檢，進而提高文書檔案管理的質量。

（四）行動（Action）環節。行動（Action）環節主要是分析檢查環節的可行性和有效性。需要定期開展文書檔案管理人員的考核工作，針對檢查和行動環節存在的問題，根據問題的來源進行系統分析，最后找到有效的改進措施。例如找到文件檔案的遺漏、錯誤、拖延等情況，及時分析其不足之處，采取有效措施改善這些不足。讓檔案管理工作更加規范、標準。此外，醫院文書檔案管理人員需要及時做好實踐相關方面的總結，使得整個檔案管理工作能順利進入下一循環中，提高文書檔案管理的整體質量。

三、結束語

推動醫院文書檔案管理工作順利進行的有效原理是PDCA循環，這個原理能有效提高管理水平，促進醫院文書管理朝著更規范的方向進行。醫院相關領導需要足夠重視文書檔案管理工作，提高基礎硬件設施，通過PDCA循環完善檔案管理工作質量，提高檔案辦理效率，同時檔案管理工作人員還需要不斷實踐，找出PDCA循環在檔案管理中存在的不足之處，采取不同的措施去改進不足，促進醫院文書檔案管理工作不斷發展。

【參考文獻】

[1]韋香玲.醫院文書檔案管理中PDCA循環的應用[J].辦公室業務，2019（14）：183.

[2]馬偉建，徐昊，李磊.醫院文書檔案管理中PDCA循環的應用分析[J].中國衛生標準管理，2019，10（5）：7-10.

[3]李晶.PDCA循環在醫院文書檔案管理中的運用[J].中國衛生產業，2018，15（32）：61-62.

[4]高倩，曾瑞清.PDCA循環在醫院文書檔案管理中的運用和體會[J].辦公室業務，2018（18）：151-152.