行政檔案管理創(chuàng)新思路分析

林秋廷

【摘要】推動創(chuàng)新是現(xiàn)代管理發(fā)展的必由之路，現(xiàn)階段，各企業(yè)事業(yè)單位重視加強對內(nèi)部管理的創(chuàng)新探索。行政管理作為企業(yè)事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，其制定的檔案制度將決定企業(yè)內(nèi)部的穩(wěn)定與否，必須加強管理工作。但傳統(tǒng)的行政檔案管理模式明顯不適應(yīng)新時期的發(fā)展，特別在信息化不斷發(fā)展的過程中，行政檔案管理需要樹立新目標、利用新工具、推行新模式。通過探索創(chuàng)新管理方法，有利于為企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展提供高效、穩(wěn)定的內(nèi)部環(huán)境保障，節(jié)約管理成本，提高經(jīng)濟管理效益。

【關(guān)鍵詞】行政檔案;檔案管理;管理創(chuàng)新

隨著社會的不斷發(fā)展，企業(yè)事業(yè)單位工作任務(wù)繁重，行政檔案管理作為企業(yè)事業(yè)單位日常行政管理工作中形成系統(tǒng)科學的歷史記錄，能夠客觀地反映管理過程，對未來的發(fā)展起著指導(dǎo)作用，是日常企業(yè)事業(yè)單位運營、發(fā)展和監(jiān)督的重要工具。企業(yè)事業(yè)單位有明確規(guī)定，在行政管理過程中必須對行政檔案進行妥善管理，慎防檔案的缺失，并通過完善行政檔案管理系統(tǒng)來提升企業(yè)管理的效率。創(chuàng)新是企業(yè)的生命，行政管理工作作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要內(nèi)容必須同步更新，以行政檔案管理為主的基礎(chǔ)性工作首當其沖，通過率先創(chuàng)新發(fā)展為行政管理打下基礎(chǔ)，以點帶面促進企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展。

一、行政檔案管理的創(chuàng)新問題

（一）功利主義嚴重，制約行政檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，功利主義日趨嚴重，而行政檔案管理在創(chuàng)新的過程中需要進行成本的投入和面臨創(chuàng)新失敗的高風險，導(dǎo)致企業(yè)事業(yè)單位為謀求最大的經(jīng)濟效益和降低運營風險而有限制地開展創(chuàng)新工作，導(dǎo)致創(chuàng)新效率低。例如行政部門在進行行政檔案管理創(chuàng)新時，需要重新制定檔案管理制度，意味著行政部工作人員要重新適應(yīng)工作方式，在推行過程中容易影響團隊士氣，出行惰性執(zhí)行的情況。利用現(xiàn)代信息技術(shù)作為檔案管理的新手段，需要投入大量的資源購入設(shè)備，增大企業(yè)事業(yè)單位的運營壓力，特別對國有事業(yè)單位和公共行政機構(gòu)的資源投入需要進行審批和接受群眾的監(jiān)督，大量的設(shè)備資源投入需要上級財政審批，手續(xù)麻煩導(dǎo)致創(chuàng)新受阻。功利主義還體現(xiàn)在企業(yè)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層為追求政績，在缺乏必要的準備措施下盲目推行行政檔案管理創(chuàng)新，導(dǎo)致過程中因為缺乏風險評估反而損害行政檔案，例如缺乏專業(yè)科室和專業(yè)監(jiān)督人員，在進行舊檔案更新管理時造成檔案丟失或損壞，在處理后原有紙質(zhì)檔案混亂，影響后續(xù)查閱。

（二）檔案資料繁多，管理工作任務(wù)大。行政檔案管理是指對企業(yè)或事業(yè)單位行政工作過程中出現(xiàn)的流程和文件做檔案記錄，一般情況下行政檔案復(fù)雜多樣，橫跨多年甚至數(shù)十年，進行創(chuàng)新管理時，往往需要重新核查。例如傳統(tǒng)的行政檔案以紙質(zhì)化文本保存，而進入信息化時代后，檔案可以直接被電腦收錄，海量的存儲空間了高科技技術(shù)，不但能夠簡化管理程序，還能節(jié)省場地和文件維護的費用。但對多年的行政檔案進行信息化所需時間長，需要耗費大量人力，面對龐大的工作量，企業(yè)事業(yè)單位及其行政部門難以抽出充足的時間和精力進行處理。創(chuàng)新管理工作需要操作員進行摸索，面對陌生的新管理手段和繁雜的檔案內(nèi)容，容易造成混亂和檔案錄取錯誤的情況，導(dǎo)致行政檔案管理工作的成功施行出現(xiàn)更大阻力。在長期傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理人員工作固化，創(chuàng)新工作的開展效率緩慢，積極性低。

（三）行政檔案管理創(chuàng)新局限在工具創(chuàng)新，開展形式化。行政檔案管理是企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)營管理的其中一環(huán)，是人為活動，其工作需要制度保障，其創(chuàng)新重點在于人思維方式轉(zhuǎn)變。但是常規(guī)的創(chuàng)新管理工作局限在工具層面上，例如單純將文本轉(zhuǎn)換成電子信息等，對電子檔案的錄入規(guī)范性和監(jiān)管形式缺乏與之匹配的制度保障，導(dǎo)致出現(xiàn)電子信息檔案紊亂查閱困難，容易在網(wǎng)上瀏覽的過程中被外傳等。事物存在兩面性，對該行政檔案管理進行創(chuàng)新有利于企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展，提高行政部門的工作效率，但也會出現(xiàn)缺陷，行政管理部門和檔案管理負責人必要有足夠的思想覺悟，預(yù)示新管理方法將會出現(xiàn)的問題并制定具體的措施，而現(xiàn)實中思想的轉(zhuǎn)變往往被忽視，導(dǎo)致創(chuàng)新工作開展后行政檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)諸多漏洞，例如網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)被黑客攻擊出現(xiàn)企業(yè)機密文件泄露等。

二、行政檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）自上而下開展，以制度作為創(chuàng)新工作推行的保障。為了確保企業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作有序開展，首先應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)干部的重視程度，注重在傳統(tǒng)工作基礎(chǔ)上創(chuàng)新，建立完善的檔案管理制度，為后續(xù)工作有序開展提供堅實的保障，促使檔案管理工作可以充分發(fā)揮原有作用。在開展創(chuàng)新管理工作時可以采用創(chuàng)新轉(zhuǎn)變流程，指導(dǎo)員工進行新檔案管理工作，適應(yīng)新方法的轉(zhuǎn)變。為避免初期員工適應(yīng)能力不足和工作任務(wù)過于繁重而造成嚴重失誤，可以時間為節(jié)點進行工作過渡，例如以2016年-2019年工作為首期，對該時間段的檔案運用新方式進行管理，有利于員工邊實踐邊適應(yīng)，提升對新工作的熟悉程度，同時降低創(chuàng)新管理工作推行的風險。其后按照節(jié)點逐漸推移，直到所有傳統(tǒng)檔案按照新管理方案落實為止。與此同時，還需要發(fā)揮制度的約束作用，促使員工可以嚴格遵循制度要求開展工作，確保制度內(nèi)容落到實處，例如規(guī)范員工對檔案的錄入和查閱行為，對檔案的錄入要根據(jù)明確要求標注統(tǒng)一編著名稱編碼，對檔案的查閱需要在規(guī)定范圍內(nèi)進行，重要電子化文件的翻閱需要明確登記查閱者信息和在公司內(nèi)網(wǎng)進行，禁止外網(wǎng)及拷貝閱讀。同時建立完善的獎懲制度，調(diào)動員工工作積極性，對于違背制度要求的予以懲處，切實提升檔案管理工作的成效。

（二）定期開展培訓活動，提高工作人員素質(zhì)。為了便于各項工作的開展，應(yīng)該加強檔案管理工作的宣傳力度，定期組織員工培訓和學習，掌握更加前沿的理論知識和工作技能，可以借助現(xiàn)代化手段開展檔案管理工作。同時，企業(yè)事業(yè)單位應(yīng)該加強隊伍建設(shè)，定期檢查檔案管理工作情況，根據(jù)實際情況動態(tài)完善管理方法，并進行嚴格的檔案管理考核工作，提高檔案管理重視程度，促使檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化。行政檔案的管理關(guān)乎企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展，因此有必要端正檔案管理人員的工作態(tài)度，重視對檔案的維護和監(jiān)督工作，以負責的態(tài)度嚴格按照企業(yè)事業(yè)單位行政檔案管理制度開展工作，對錯誤行為敢于指正，維護企業(yè)的實際利益。企業(yè)也需要賦予檔案管理人員的一定職權(quán)，避免上級領(lǐng)導(dǎo)層利用職務(wù)便利越權(quán)操作。

（三）更新管理設(shè)備，為檔案管理工作提供物質(zhì)支持。檔案存在一定的脆弱性，容易被損壞，因此企業(yè)事業(yè)單位必須提供一定的物質(zhì)條件落實保護性工作。例如電子信息的檔案需要安裝殺毒軟件和建立企業(yè)事業(yè)單位內(nèi)網(wǎng)，避免行政檔案出現(xiàn)泄漏。對有必要進行文本留底的檔案，需要進行防潮防蟲處理，建立獨立的檔案管理室，并加強安防管理設(shè)備的投入。現(xiàn)代檔案管理工作的創(chuàng)新一定程度上需要硬件設(shè)備的創(chuàng)新，例如電腦增加儲存空間、提高設(shè)備配置提升檔案錄入和查閱的效率，通過利用最新的檔案管理軟件，讓行政檔案的管理更加方便快捷等等。

三、結(jié)語

總之，行政檔案管理的創(chuàng)新需要在物質(zhì)投入的基礎(chǔ)上為創(chuàng)新工作提供制度性保障，并通過提高管理人員的思想和能力，確保管理工作順利開展。

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