提高醫(yī)院檔案管理能力的對策

劉超

[摘要] 在我國經濟社會快速發(fā)展的過程中，醫(yī)療行業(yè)也面臨著改革，近些年醫(yī)院在管理和服務方面都有了極大的創(chuàng)新和發(fā)展，整體的檔案管理能力也較過去有了顯著地提升，但是隨著醫(yī)院檔案量的提升，在檔案管理方面還存在著一定的漏洞和不足，為了保證醫(yī)院內部管理的規(guī)范，就是要在醫(yī)院的檔案管理上給予重視，該文圍繞提升醫(yī)院檔案管理的能力展開系統(tǒng)的分析和論述，客觀闡述醫(yī)院內部檔案管理過程中存在的不足之處，并針對如何讓提升醫(yī)院的檔案管理能力提出自己的見解，提升醫(yī)院的檔案管理能力已經成為新醫(yī)改背景下的重要要求，是醫(yī)院內部管理改進的重點。

[關鍵詞] 醫(yī)院改革;檔案管理;管理能力;問題;對策

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）03（a）-0067-03

[Abstract] In the process of rapid economic and social development in China， the medical industry is also facing reforms. In recent years， hospitals have made great innovations and developments in management and services， and their overall file management capabilities have also been significantly more significant than in the past， however， with the increase upgrade of hospital archives， there are still certain loopholes and deficiencies in archives management. In order to ensure the standard of hospital internal management， it is necessary to pay attention to the hospital's archives management. This article focuses on and carries out a systematic analysis and discussion on the promotion of hospital archives management ability， objectively explain the shortcomings in the hospital's internal file management process， and put forward their own opinions on how to improve the hospital's file management ability， improving the hospital's file management ability has become important requirements for a new medical reform background， which is the focus of hospital internal management improvement.

[Key words] Hospital reform; Archives management; Management capabilities; Problem; Countermeasure

醫(yī)院檔案管理是最基礎、最繁雜的一項工作內容，是收集、整理以及利用信息檔案的全過程，醫(yī)院的檔案管理可以實現對相關事件、醫(yī)院的救助信息以及工作內容有效記錄和利用。提升醫(yī)院檔案管理能力對于改進醫(yī)院的內部管理，提升檔案工作的有效性都具有重要的意義，利用科學的視角以及現代化的管理手段進一步優(yōu)化檔案管理工作是未來醫(yī)院檔案管理的方向，將一項基礎性的工作內容用嚴謹的態(tài)度和規(guī)范的標準來完成，才能在管理上實現改革和創(chuàng)新，讓檔案發(fā)揮出自身的應用價值，更好地服務于現代的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)。在過去的建設和管理中，醫(yī)院都尚未認識到檔案管理工作的重要性，也忽視了檔案本身的價值，只有改變這種常態(tài)，提升檔案管理的能力，才能挖掘和利用醫(yī)院檔案本身的參考價值。

1 ?新形勢下衡量醫(yī)院檔案管理能力的標準

1.1 ?檔案信息的真實性和完整性

醫(yī)院檔案和其他檔案內容具有相同的作用，都起到對重要信息的記錄、傳遞和使用的作用。就檔案本身的來看，其真實性和完整性最為重要，因此對于醫(yī)院的檔案管理來說要保證檔案信息的完整和真實，能夠讓檔案信息具有一定的利用價值，就實際的管理情況來看醫(yī)院的檔案管理工程相對龐大，信息內容復雜，信息量巨大，不僅記錄著患者的信息，同時還記錄著相關醫(yī)護人員以及醫(yī)院重大事件等內容，其涉及著管理和服務等多方面的信息，醫(yī)院的檔案信息量龐大，管理難度也比較大，因此檔案信息的真實性和完整性是評價和衡量醫(yī)院檔案管理能力的重要標準。

1.2 ?檔案管理的信息化

在信息化發(fā)展的背景下，現代化的網絡技術和信息技術等工具極大地豐富了人們的生活，改變著人們的工作狀態(tài)，現階段醫(yī)院無論是在醫(yī)療救治還是在管理上都普遍運用了現代化的技術手段，極大地促進了醫(yī)院內部管理的升級和優(yōu)化，醫(yī)院的檔案管理工作在新形勢下也可以充分借助現代化的技術手段和工具來提升檔案管理的效率，利用信息化的設備和技術來代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工檔案管理的方式，這不僅可以解放一定的勞動力，也可以提升醫(yī)院檔案管理的效率。

2 ?目前醫(yī)院檔案管理存在的漏洞和不足

2.1 ?檔案管理意識有待提升，對于檔案管理的重視度不高

在醫(yī)院的改革過程，醫(yī)院的重心往往都落實在業(yè)務水平的提升上，其在檔案管理方面并沒有給予應有的重視，整體的檔案管理意識也都有待提升，檔案管理工作繁雜，其作為一項基礎性的工作內容，很難得到醫(yī)院領導層和基層檔案管理人員的重視，在檔案的管理和應用過程中，醫(yī)院檔案信息的價值并沒有得到充分的挖掘和利用，很多重要有價值的檔案信息都被閑置，并沒有發(fā)揮檔案管理的做作用。

2.2 ?缺乏系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理制度，檔案管理混亂

系統(tǒng)完善的檔案管理制度和流程是保證醫(yī)院檔案管理工作有序開展和穩(wěn)步進行的重要標準，也是醫(yī)院檔案管理工作開展的基本要求，但是在很多醫(yī)院的內部管理上，對于檔案管理都缺乏系統(tǒng)完善的檔案管理，無法為當管理人員提供標準化的指導，目前很多檔案管理工作者尚未意識到自身的責任，對于醫(yī)院檔案管理的規(guī)定以及崗位責任的劃分都不清晰，很難有效地落實醫(yī)院的檔案管理工作，同時一旦出現管理方面的問題很難得以有效地解決。

2.3 ?缺乏對現代化的檔案管理技術和設施引進和引用

傳統(tǒng)意義上的醫(yī)院檔案管理，都是由人工進行錄入和整理的，隨著醫(yī)院的內部改革和優(yōu)化，醫(yī)院的整體檔案信息和內容都在逐年增加，原本人工檔案管理的模式已經無法順應醫(yī)院改革的需求，也不能讓檔案信息得到有效的利用，對此還需要利用現代化的技術手段實現管理的革新，但是醫(yī)院針對檔案管理工作其對于現代化的技術設設備引進和利用程度還相對較低，整體檔案管理設備投放量也明顯不足，很難在根本上來改善醫(yī)院的檔案管理工作，這一方面受醫(yī)院檔案管理意識薄弱影響，一方面受醫(yī)院資金等多方面因素的限制。

2.4 ?缺乏專業(yè)高效的檔案管理團隊

醫(yī)院檔案管理工作需要相關人員具備一定的醫(yī)療知識和經驗，同時也要具有專業(yè)化的檔案思想，縱觀當前醫(yī)院內部的檔案管理隊伍來看，其整體他缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)和能力，由于醫(yī)院內部對于檔案管理工作缺乏應有的重視和關注，所配備的人員和隊友往往都是缺乏素養(yǎng)和能力的后勤人員，沒有對檔案管理人員進行專業(yè)化的考核和培訓，極大地影響了檔案管理工作的質量，在日常的管理工作中無法讓檔案信息的價值得到有效的挖掘。

2.5 ?醫(yī)院檔案管理的標準化程度不高

在新醫(yī)改的背景下醫(yī)院在管理上普遍重視業(yè)務和醫(yī)療服務，其對于整體檔案管理的關注和投入力度并不高，醫(yī)院的檔案信息涉及到各個組織部門，檔案的內容和信息也都具有一定的多樣化特點，針對檔案信息的收集還需要各個部門和科室的協(xié)同。但目前醫(yī)院檔案管理工作的開展在內容和流程還有待規(guī)范，使得檔案管理工作存在著明顯的漏洞甚至存在一定的安全隱患。

3 ?新形勢下提高醫(yī)院檔案管理能力的對策和建議

3.1 ?提高對檔案管理宣傳力度，關注基層的檔案管理工作

在新醫(yī)改的推進過程中，醫(yī)院不僅要關注自身業(yè)務方面的創(chuàng)新和改革，同時也要充分關注自身內部檔案管理的重要性，明確檔案管理的意義。想要有效加強醫(yī)院內部的檔案管理水平，應當讓內部工作人員認識到檔案管理的重要性，加大宣傳力度，定期安排檔案管理人員和醫(yī)院相關負責人學習檔案管理的有關管理制度內容。

3.2 ?建立系統(tǒng)完善的檔案管理體系，實現對檔案管理科學的指導

面對當前停滯不前的檔案管理工作，醫(yī)院還需要明確新形勢下檔案管理工作的方向，了解自身檔案管理工作中的不足，在醫(yī)院的內部改革過程中，要從基層的檔案管理工作入手，為其構建系統(tǒng)完善的檔案管理體系，為檔案管理工作的改革保駕護航。對此醫(yī)院還需要針對檔案管理制定管理機制和流程，根據宏觀檔案管理法的指導，按照醫(yī)院內部的管理章程，有效改善醫(yī)院內部檔案管理的質量和效率。

3.3 ?積極引進現代化的技術設備，創(chuàng)新檔案管理手段和模式

提升醫(yī)院檔案管理的能力，離不開現代化技術手段和設備的支持，醫(yī)院的檔案管理工作者要樹立創(chuàng)新的思想和理念推動醫(yī)院檔案管理工作的改革，現代化技術手段和工具的運用能夠改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，醫(yī)院可以全面推進電子病歷的管理，利用電子病歷搜索、存儲以及信息共享的功能，來方便醫(yī)院檔案的信息收集和管理，同時在一定程度上也能保證了檔案信息錄入的及時性和完整性。

3.4 ?關注對專業(yè)檔案管理人才的引進和培訓

針對醫(yī)院內部檔案管理的問題，應主要從人為因素進行考慮，在當前形勢下，對于醫(yī)院內部的檔案管理工作應當加大力度引進高水平的管理人才，并定期對工作人員進行相關的專業(yè)培訓。主要可以從以下兩個方面進行：①醫(yī)院應當將工作的重點放在提升管理人員的業(yè)務能力上，讓檔案管理人員能夠獲得現金的信息化技術，全面提升管理思想;②要充分培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人員的責任意識和學習意識，通過多元化的檔案管理平臺以及先進的管理思想，提升管理人員的技術能力和職業(yè)素養(yǎng)。

4 ?醫(yī)院檔案管理能力提升的現實意義

4.1 ?是新醫(yī)改背景下醫(yī)院管理的基本要求

在我國醫(yī)療事業(yè)不斷創(chuàng)新和改革的背景下，醫(yī)院不應該僅僅關注到業(yè)務方面的創(chuàng)新，同時也要在管理上進行優(yōu)化和改革。醫(yī)院的檔案管理作為一項基礎性的內容，影響著醫(yī)院日常管理的方方面面，提升醫(yī)院的檔案管理能力，創(chuàng)新和改革醫(yī)院的檔案管理工作可以為醫(yī)院的現代化發(fā)展提供一定的支持，無論是在管理上還是醫(yī)療服務上都具有一定的參考價值。

4.2 ?優(yōu)化醫(yī)療服務，提升醫(yī)療水準

醫(yī)院的檔案信息不僅記錄著醫(yī)院發(fā)展的歷程，同時患者的病歷更是記錄了我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)臨床的經驗，提升醫(yī)院的檔案管理能力，強化對檔案信息的利用，可以總結醫(yī)院醫(yī)療服務的經驗，提高自身臨床技術的水平，而通過對檔案信息分析，也可以為患者提供更加精準的服務和治療，對于整體醫(yī)療水準的提升，以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的研究都提供著重要的指導。

綜上所述，醫(yī)院檔案管理能力直接反映著醫(yī)院管理的水平，在醫(yī)院內部的管理中還需要充分關注檔案管理的質量和效率，在新的時代背景下，醫(yī)院要借助現代化的技術設備、先進的檔案管理團隊來全面提升自身檔案管理的能力，促進醫(yī)院檔案管理的標準化以及規(guī)范化的發(fā)展。

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（收稿日期：2019-12-04）