探析基層衛(wèi)生防疫檔案的分級管理模式存在的問題

岳中美

[摘要] 在基層衛(wèi)生防疫工作中，檔案管理占據(jù)著至為重要的位置，只有做好檔案管理工作，才能匯總原始數(shù)據(jù)，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。該文將立足基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作，探討分級管理模式存在的問題及應對舉措，以期為有識之士提供參考。

[關(guān)鍵詞] 基層;衛(wèi)生防疫;檔案管理;分級管理

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2020）03（a）-0060-03

[Abstract] In grassroots health and epidemic prevention work， archives management occupies a very important position in grassroots health and epidemic prevention work. Only by doing a good job of archives management can raw data be aggregated and provide society with better services. This article will base on the basic level of health and epidemic prevention archives management work， discuss the problems of the hierarchical management model and the corresponding measures， with a view to providing a reference for people of insight.

[Key words] Grassroots; Health and epidemic prevention; Archives management; Hierarchical management

進入新世紀以來，我國的基層衛(wèi)生防疫工作取得顯著成效，各地區(qū)構(gòu)建了基礎的檔案管理體系，并采用分級管理模式開展檔案管理。檔案管理能夠為基層衛(wèi)生防疫工作提供支撐，輔助基層衛(wèi)生站做出防疫工作決策，實現(xiàn)基層衛(wèi)生防疫工作站的可持續(xù)發(fā)展。為了迎合時代發(fā)展的需要，滿足醫(yī)療衛(wèi)生服務需求，基層衛(wèi)生防疫站應該依據(jù)內(nèi)部檔案，明確醫(yī)療衛(wèi)生服務方向。值得注意的是，基層衛(wèi)生防疫工作檔案管理工作處于發(fā)展初期，分級管理模式存在與工作實踐不相適應的情況。許多基層衛(wèi)生防疫站并未完善檔案管理機制，壯大檔案管理人才隊伍，構(gòu)建信息化的檔案管理系統(tǒng)，導致分級檔案管理效率偏低。在發(fā)展過程中，基層衛(wèi)生防疫站需要把控現(xiàn)實問題，優(yōu)化檔案管理體系。

1 ?基層衛(wèi)生防疫檔案概述

1.1 ?類型

我國基層衛(wèi)生防疫檔案相對較多，具體包括如下幾類：①文書檔案，主要包括基層衛(wèi)生防疫工作會議總結(jié)等;②會計檔案，主要包括各類會計憑證等;③設備檔案，主要包括基層衛(wèi)生防疫工作設備的使用說明等[1];④基建檔案，主要包括基礎設施工程的審批材料等;⑤業(yè)務檔案，主要包括各個專業(yè)科室的日常業(yè)務情況等;⑥科研檔案，主要包括科研工程的課題申請立項總結(jié)材料等;⑦聲像檔案，主要包括基層衛(wèi)生防疫的音頻視頻材料等;⑧人事檔案，主要包括干部材料等;⑨技術(shù)人員檔案，主要包括技術(shù)人員的個人證書等。

1.2 ?作用

基層衛(wèi)生防疫檔案有著重要作用，體現(xiàn)在以下幾個方面：①利用基層衛(wèi)生防疫檔案，可以擴大基層衛(wèi)生防疫工作宣傳范圍。②利用基層衛(wèi)生防疫檔案，可以總結(jié)經(jīng)驗教訓，提高防疫工作效率[2]。③利用基層衛(wèi)生防疫檔案，可以輔助監(jiān)督考評工作。④利用基層衛(wèi)生防疫檔案，可以構(gòu)建信息化管理體系。

2 ?基層衛(wèi)生防疫檔案分級管理模式存在的問題

2.1 ?管理機制并不健全

就目前來看，我國大多數(shù)基層衛(wèi)生防疫站采用了分級管理模式，但是檔案管理規(guī)范性欠缺，主動收集信息能力較弱[3]。基層衛(wèi)生防疫站并未按照分級管理原則，對工作任務進行科學分配，主動匯總檔案信息，構(gòu)建完善的建檔制度，導致分級檔案管理逐漸淪為了形式化的產(chǎn)物。近幾年來，我國城市化水平顯著提升，城市發(fā)展速度加快，大量農(nóng)民涌入城市，加大了基層衛(wèi)生防疫工作的壓力。外來務工者可能存在傳染病等，基層衛(wèi)生防疫站需要收集傳染病信息，建立基層衛(wèi)生防疫檔案。在管理機制并不健全的情況下，基層衛(wèi)生防疫站無法拓展信息渠道，對傳染病信息進行有效收集，并確定信息的歸檔方式等，導致檔案管理并不如意，基層衛(wèi)生防疫工作漏洞百出[4]。

2.2 ?專業(yè)管理相對欠缺

隨著時代的不斷發(fā)展變革，基層衛(wèi)生防疫工作面臨新變，對工作人員提出了更高要求。基層衛(wèi)生防疫站工作者需要不斷提升業(yè)務素質(zhì)，把握檔案分級管理規(guī)則。我國幅員遼闊，部分基層衛(wèi)生防疫站處在偏遠地區(qū)，存在人才流失的問題，專業(yè)的檔案管理人才不足，無法對檔案信息進行分級管理。基層衛(wèi)生防疫站并未對檔案管理人員開展業(yè)務培訓，導致工作者知識結(jié)構(gòu)滯后，工作方法落后。由于檔案管理人員個人素質(zhì)偏低，其在檔案收集、檔案借閱、檔案復印等工作上容易出現(xiàn)漏洞，檔案資料外泄的情況屢見不鮮[5]。很多檔案甚至存在信息訛誤問題，制約了基層衛(wèi)生防疫工作站發(fā)展。

2.3 ?信息技術(shù)引用不足

現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，其與基層衛(wèi)生防疫事業(yè)的融合更加緊密，將現(xiàn)代信息技術(shù)應用在分級檔案管理中，可以取得事半功倍的效果。基層衛(wèi)生防疫站檔案信息較多，現(xiàn)代信息技術(shù)取締了人工管理方式，能夠構(gòu)建龐大的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，對檔案信息進行自動分類。部分基層衛(wèi)生防疫站并未認識到現(xiàn)代信息技術(shù)的重要性，缺乏必要的資金投入，致使信息化檔案管理系統(tǒng)無法構(gòu)建起來。紙質(zhì)檔案的管理難度較大，容易增加檔案管理風險。

3 ?基層衛(wèi)生防疫檔案分級管理模式的應用路徑

3.1 ?完善管理機制

在基層衛(wèi)生防疫檔案管理中，必須建立健全檔案分級管理機制，明確檔案分級管理工作要求，對檔案進行收集分類，做好檔案儲存工作[6]。基層衛(wèi)生防疫站檔案分級管理機制應該包括如下幾項內(nèi)容：①需要確定信息收集、檔案歸類工作流程;②需要確定檔案存檔、檔案借閱標準;③需要確定檔案處理、檔案銷毀工作規(guī)范。為了保證檔案分級管理工作的順利開展，基層衛(wèi)生防疫站需要完善相關(guān)管理制度，統(tǒng)一防疫站和各個科室的管理標準，并對檔案進行有效排序，按照序號進行檔案管理。基層衛(wèi)生防疫站需要制定獎懲機制約束管理行為，不斷提高檔案管理效率。

3.2 ?壯大人才隊伍

檔案管理工作直接關(guān)系著基層衛(wèi)生防疫站的平穩(wěn)運行，因此需要充分認識到檔案管理工作的重要性，壯大檔案管理人才隊伍。檔案分級管理的主體包括防疫站、各個科室、村衛(wèi)生防疫工作者等，為了提升人員素質(zhì)，應該做到以下幾點：①應該先分配防疫站內(nèi)部工作者的檔案管理責任，設置專門的檔案管理部門，并貫徹落實分級管理模式，指派工作人員投入到檔案管理之中，為檔案管理者提供必要的工作支持，如設備支持、技術(shù)支持等等;②應該對各科室進行動態(tài)監(jiān)督，保證科室人員履行自身的工作責任;③應該和村衛(wèi)生防疫工作者建立互通聯(lián)系，明確村衛(wèi)生防疫工作者權(quán)責[7];④應該定期開展教育培訓，提升檔案管理者個人素質(zhì);⑤應該提高薪資待遇水平，吸引更多專業(yè)人才的注意力。

3.3 ?利用信息技術(shù)

現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中不可或缺，基層衛(wèi)生防疫站需要投入技術(shù)資金，引進現(xiàn)代信息技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)。近幾年來基層衛(wèi)生防疫檔案材料逐年增加，但受到人力資源、物力資源的限制，檔案管理效率相對較低。現(xiàn)代信息技術(shù)為基層衛(wèi)生防疫檔案管理提供了必要支持，基層衛(wèi)生防疫站需要提高檔案管理的微機化水平。一方面，基層衛(wèi)生防疫站應該積極錄入重要信息，包括傳染病信息、會議記錄等，并對檔案信息進行自動分類，審核檔案信息內(nèi)容[8];另一方面，應該優(yōu)化頂層設計，拓展檔案管理信息化系統(tǒng)的功能，隨時查詢檔案狀態(tài)，確保檔案信息準確無誤。

3.4 ?明確管理內(nèi)容

衛(wèi)生防疫檔案分級管理應該接受檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領導，分級管理應該包括站級檔案管理和科級檔案管理。劃歸站級管理和科級管理的基層衛(wèi)生醫(yī)療檔案，應該由各個檔案員負責整理、立卷，完成歸檔任務，并由檔案室保管檔案，在必要情況下應用檔案資料[9-10]。各站級業(yè)務檔案范圍如下：在確定站級檔案管理任務時，需要秉持總體性原則，對站級檔案進行學術(shù)性劃分。基層衛(wèi)生防疫檔案中有部分學術(shù)性較強的材料，這些檔案材料有較高的學術(shù)價值，需要延長保管年限，對檔案材料進行有效保存。具體而言，這一類材料包括基層衛(wèi)生防疫業(yè)務工作法律法規(guī)、基層衛(wèi)生防疫業(yè)務工作方法、傳染病防治方案、傳染病預測發(fā)展趨勢、年度月度基層防疫衛(wèi)生監(jiān)督報告、重大衛(wèi)生事故調(diào)查報告、基層衛(wèi)生防疫業(yè)務論文、業(yè)務年報、業(yè)務月報等。科級業(yè)務檔案管理范圍如下：在確定科技業(yè)務檔案管理范圍時，需要將著眼點放在本轄區(qū)之內(nèi)，定期開展衛(wèi)生監(jiān)督工作，提供衛(wèi)生監(jiān)測服務，對經(jīng)常發(fā)生的傳染病進行動態(tài)監(jiān)測，形成檔案材料加以保管，且要隨著工作年限的延長補充檔案材料。具體而言，這一類材料包括預防性和常規(guī)性的衛(wèi)生監(jiān)督材料、一般性的污染事故調(diào)查處理材料、食物中毒調(diào)查處理材料、轄區(qū)產(chǎn)品鑒定材料、行政處罰材料、工作人員體檢材料、工作人員衛(wèi)生培訓材料、咨詢登記材料、病毒化驗材料等[11-12]。

4 ?結(jié)語

綜上所述，在基層衛(wèi)生防疫工作中，需要對檔案信息進行匯總，提高檔案的利用效率，保證檔案管理的專業(yè)性。為了提高檔案管理效率，我國基層衛(wèi)生防疫站需要采用分級管理模式，建立健全檔案管理制度，壯大檔案管理人才隊伍，構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)。

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（收稿日期：2019-12-05）