檔案數字化的法律問題及應對研究

陳惠菁　林翔

關鍵詞 檔案數字化 知識產權 法律效力 技術保障

作者簡介：陳惠菁，自然資源部第三海洋研究所，科員，研究方向：新聞與傳播;林翔，廈門市湖里區人民法院，科員，研究方向：智慧法院建設。

中圖分類號：D920.4 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ?DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2020.05.142

科學技術的飛速發展，對檔案管理工作產生了積極而深遠的影響。傳統紙質檔案逐步轉化成為可以通過電腦記錄及識別的新型數字檔案，大大提高了檔案管理的效率，也節約了資源。因此數字化成為檔案管理的大勢所趨，也在實踐中發揮出了積極的作用，推動了檔案管理工作的進步和發展。盡管檔案數字化已經廣泛展開，且有顯著價值，但檔案數字化在帶來便捷與高效的同時，也存在各種風險和危機，出現各種各樣的法律問題，對傳統的法律體系形成了沖擊和挑戰，也成為影響檔案管理工作發展進步的桎梏和瓶頸。

一、檔案數字化帶來的法律問題

隨著我國檔案數字化工作的有序展開，承載著不同內容和信息的紙質檔案，實現了向電子檔案的順利轉化，大大提高了檔案管理的效率，也為檔案價值的發揮提供了保障。盡管如此，檔案數字化所帶來的法律問題也不容回避，這些問題主要體現在數字檔案的法律效力、知識產權保護及公民個人信息安全保護等幾個方面。

（一）數字檔案法律效力問題

數字檔案作為一種憑證，是否具有法律層面的效力？如何認定數字檔案的證據效力？這些問題的存在，對檔案數字化工作產生各方面的影響。我國法律中可以作為證據的證明材料，必須具有真實性、相關性、合法性這三個特點。因此在判斷數字檔案的法律效力時，也需要從這三個方面而展開。實踐中，數字檔案在合法性不能確定、真實性方面存疑，也影響了其法律效力的確認。與傳統紙質檔案不同，數字檔案在形成及保管的過程中可能存在各種不安全因素。數字化檔案管理模式，有很大的人為操作空間，可能會導致此類電子文件被修改毀壞，甚至是丟失。安全性的不足導致數字檔案具有了不穩定的特點，也正是因為其不穩定性使得電子檔案的真實性大打折扣，由此也影響了數字檔案的法律效力認定。

（二）數字檔案知識產權問題

數字檔案形成及管理的過程中，還存在知識產權方面的問題。依照我國現行法律的規定，將已有的作品制作呈數字化制品，屬于復制行為，應該受知識產權法律的保護。在檔案管理中，將原本受著作權保護的檔案資料進行數字化的轉化過程中，可能會存在編輯和制作的行為。這些行為是否會侵害著作權人的復制權也是存在爭議的，而且在數字檔案提供給他人利用的過程中，也會帶來著作權網絡傳播權保護的法律問題。

（三）數字檔案公開保密問題

依據政府信息公開相關法律的規定，檔案館應該依法公開相關的檔案，以便于滿足社會公眾的知情權。事實上檔案館展開數字檔案建設工作也是為了以更加直觀便捷的方式，向社會公眾提供各種類型的檔案，滿足公眾對檔案信息的知情權。但在檔案信息公開的同時，還存在檔案保密的問題，信息公開與檔案保密之間也就形成了沖突。

數字檔案相較于傳統紙質檔案，更容易被獲取也能夠在更廣泛的范圍內，以更快的速度傳播。因此，數字檔案公開也會帶來信息安全方面的問題。如果在數字檔案形成及傳輸的過程中，因病毒感染或是黑客攻擊而導致承載著公民個人信息的檔案被泄露，則可能會侵害公民的個人信息安全權及隱私權，還會導致公共利益、國家利益因此而受損。

二、相關法律問題的應對與解決

要妥善應對及解決數字檔案發展所帶來的各方面法律問題，以促進檔案數字化的規范健康發展，也需要從以下幾個方面來采取措施。

（一）完善相關法律制度

網絡時代，新技術的發展帶來了各方面工作的創新，帶來了檔案管理方式的改革與顛覆，也對傳統法律制度體系形成了挑戰。數字檔案的出現是先進技術在檔案管理中的積極應用，也的確發揮出了提高檔案管理效率、發揮檔案價值的顯著效果。但與此同時，數字檔案發展也帶來了信息安全、知識產權法律保護，以及法律效力認定等方面的問題和困惑。因新事物的出現而無法在法律層面有所回應，這也說明了傳統法律制度仍有欠缺不足，難以應對和解決各種新問題。因此，要有效的解決因數字檔案而帶來的各種法律問題，首先需要完善相關的法律制度。以法律的明確規定，為實踐中數字檔案的規范與發展提供指引，也能有效的化解因數字檔案運用而帶來的各種矛盾糾紛。

要進一步完善《檔案法》，通過對《檔案法》的修訂，使其與當下數字檔案發展的大趨勢協調統一起來，體現立法的與時俱進。在立法中對數字檔案所涉及的各種法律問題做出具體明確的規定，比如明確數字檔案的法律效力，完善數字檔案著作權保護的相關規定，明確數字檔案運用過程中對公民個人信息權及隱私權的法律保護要求，規定各方主體在電子檔案管理過程中的責任和義務。通過法律制度的明確規定，督促檔案管理人員認真積極履行注意義務，引導社會公眾形成對數字檔案的正確認識，支持知識產權權利人維護保障自身權益，確保在數字檔案轉化過程中，體現對各方主體合法正當權益的維護保障。

要進一步完善配套法律法規，體現對數字檔案帶來的各方面法律問題的回應。比如完善刑訴法關于證據的相關規定，明確數字檔案可以作為案件證據的標準和條件;完善知識產權相關立法，對著作權合理使用制度在數字檔案領域的運用等作出進一步明確的規定;完善憲法、民法等關于公民個人信息權、公民隱私權的相關規定，以便于在數字檔案使用的過程中，體現出對公民信息的周全保護。通過立法的完善，目的是對數字檔案這一新生事物所帶來的各種法律問題有所回應，也使立法與數字檔案的發展統一起來，應對因數字檔案而形成的各種新的法律問題。

（二）強化人員技術保障

要避免在數字檔案管理過程中出現各種法律風險，帶來法律問題，不僅需要法律制度的完善以對相關主體形成督促和約束，而且也應該要通過人員素質的提高與技術水平的提升，來有效地防范法律風險，確保數字檔案管理健康規范的運行，發揮出數字檔案在檔案管理中的優勢與價值。

首先要加強人員隊伍建設。檔案數字化工作的展開需要各檔案館相關人員的積極參與，也需要檔案使用者的積極配合。要加強對檔案工作人員的培訓教育，提升其職業道德素養，提高其對數字檔案的認識。引導檔案工作人員掌握檔案信息化相關的法律法規，并努力做到在數字檔案建設及保管的過程中，做好信息安全工作，體現對知識產權的有效保護，也要盡可能地以嚴謹的工作態度確保數字檔案的真實性與客觀性。學習相關的法律法規，提高在數字檔案管理中的法律意識，有效地規避各種法律風險，切實維護各主體的合法權益。在數字檔案管理的過程中，尤其要提高管理人員的保密意識，堅決杜絕檔案泄漏事件的發生，以從源頭上保護社會公眾的個人信息安全。要加強對檔案利用者的宣傳教育，引導檔案利用者合理規范地使用檔案，提高他們的法律意識，以免在檔案利用過程中出現故意侵害他人合法權益的行為。

其次，要不斷提升技術水平，以發揮技術優勢，實現對數字檔案的科學管理。信息技術的發展為檔案管理方式創新提供了契機，但也可能會因此帶來信息安全方面的風險。回歸技術本身，利用技術升級的方式，做好數字檔案的安全防護工作，更符合數字檔案的特點，也能起到更理想的防護效果。比如，可以通過數字簽名、技術加密技術等措施，提高數字檔案的客觀性、真實性，確保數字檔案與原始檔案保持一致，以依靠技術手段來提高數字檔案的法律效力。可以通過加密技術、防火墻技術等技術手段來保證數字檔案信息的安全性，確保檔案信息不會被人輕易篡改、不會被隨意泄露，以維護保障著作權人的著作權以及社會公眾的個人信息安全。為數字檔案管理提供技術層面的保障，能從源頭上防范法律風險，引導數字檔案管理工作朝著健康良性的方向發展。

（三）加強宣傳教育引導

整體上看，我國檔案管理的法治化水平不高，檔案從業人員以及與檔案管理工作相關的各類工作人員，也沒有良好的法律意識，沒有掌握全面的法律知識。社會公眾的檔案法律意識，亦存在顯著欠缺。因檔案法律意識的淡薄，使檔案信息化與法治化的建設過程中，極容易出現各種法律問題。

要確保數字檔案實現健康發展，也需要通過宣傳教育提升各主體的檔案法律意識，確保在檔案管理的各個環節均能夠實現對不同主體權益的周全保護。檔案管理是一項專業的工作，也牽涉到了眾多主體的法律權益，理應在法治的框架內規范有序地運行。數字檔案的出現，又帶來了許多新的法律問題，大大增加了權益保障的難度。只有從根本上提高法律意識，從源頭上規避法律風險，在數字檔案形成、管理、保存及利用的各個環節，嚴格依照法律的規定來進行，才能使法律問題出現的幾率大大降低，才能使數字檔案得以順利發揮作用，推動我國檔案管理事業整體發展進步。

三、結語

促進數字檔案發展成為當下檔案管理工作的趨勢。與傳統檔案管理模式相比，數字檔案的優勢顯而易見。但在數字檔案運行管理過程中，暴露出了許多法律問題，集中體現在法律效力不明、知識產權保護不力、公開及保密形成沖突等幾個方面。基于此，要有效地規避數字檔案所帶來的法律糾紛，解決數字檔案形成的法律問題，實現對不同主體的權益保障，也需要采取針對性的措施，主要是從完善法律制度、強化人員及技術保障、加強法治宣傳引導等幾個方面來展開。通過法律制度的完善，發揮良法的指引作用，解決法律層面的困惑，通過人員及技術的保障，規避防范因數字檔案而產生的法律風險，通過各主體檔案法律意識的提高，引導數字檔案在規范、健康的方向實現長遠發展。

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