政務服務事項電子出證文件歸檔規范

1 范圍

本規范規定了政務服務事項電子出證文件歸檔的一般方法，包括電子出證文件的歸檔功能需求、歸檔內容、組織結構和存儲格式等。

本規范適用于政務服務機構在統建的政務服務平臺和自建的業務辦理系統（以下統稱為政務服務平臺）辦理政務服務事項時依托公共數據共享平臺或其他提供電子出證文件的數據平臺（以下統稱為數據共享平臺）通過數據共享獲取的電子出證文件的歸檔。

2 規范性引用文件

下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

GB/T 18894-2016 電子文件歸檔與電子檔案管理規范

GB/T 36901-2018 電子證照 總體技術架構

GB/T 36903-2018 電子證照 元數據規范

GB/T 36905-2018 電子證照 文件技術要求

DA/T 31-2017 紙質檔案數字化規范

DA/T 85-2019 政務服務事項電子文件歸檔規范

3 術語和定義

3.1 電子出證 electronic certificates issuing

政務服務機構在政務服務平臺辦理政務服務事項時通過數據共享獲取能夠反映事項真實情況、與待證事實相關聯、來源和形式符合法律規定的公共數據，并作為辦事和執法法定依據的過程。

3.2 電子出證文件 documents from electronic certificates issuing

政務服務機構在電子出證過程中獲取的電子證照、數據庫記錄、電子出證記錄等結構化數據和電子文件。

3.3 電子出證記錄 records for electronic certificates issuing

描述電子出證全過程的元數據。

3.4 證照 certificate

由機關、團體、企事業單位頒發、能夠證明資格或權利等的憑證類文件。

注：證照包括證件和執照等。[GB/T 36901-2018，術語和定義3.1]

3.5 電子證照 electronic certificate

由計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的證照數據文件。[GB/T 36901-2018，術語和定義3.3]

3.6 歸檔 archiving

將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經系統整理的電子文件及其元數據管理權限向檔案部門提交的過程。[GB/T 18894-2016，術語和定義3.12]

3.7 元數據 metadata

描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。[GB/T 18894-2016，術語和定義3.3]

3.8 信息包 information package

由內容信息、流程信息和相關保存描述信息構成的電子文件信息整體。

4 總則

4.1 政務服務事項電子出證文件的歸檔作為政務服務事項電子文件歸檔的組成部分，應遵循統籌規劃、統一標準、規范管理、安全高效的原則。

4.2 符合國家和省有關規定要求的政務服務事項電子出證文件可僅以電子形式歸檔。

4.3 應明確政務服務事項電子出證文件歸檔工作的職責和分工，包括以下四類部門的職責和分工：

a）數據應用部門負責根據本部門的政務服務事項電子文件歸檔范圍和檔案保管期限表，在對政務服務事項電子文件進行歸檔的同時，對電子出證文件進行同步歸檔，并對歸檔后形成的電子檔案按照《浙江政務服務網電子文件管理暫行辦法》等規定進行管理；

b）數源部門按照《浙江省公共數據和電子政務管理辦法》等規定，負責提供用于電子出證的結構化數據或電子文件，并確保其真實性、完整性、安全性和可用性；

c）各級政務服務平臺和數據共享平臺的建設部門負責為電子出證文件的歸檔工作提供技術支持，包括：開發或完善政務服務平臺和數據共享平臺的數據共享接口以實現電子出證文件向政務服務平臺的傳輸；開發或完善政務服務平臺的預歸檔模塊，以支持電子出證文件的歸檔；

d）檔案行政管理部門負責對政務服務平臺提出電子出證文件歸檔的功能需求，指導和監督政務服務事項電子出證文件歸檔工作。

4.4 歸檔的電子出證文件作為整個辦件的一部分，與該辦件的其他電子文件組件及元數據共同構成一份完整的電子檔案。

5 歸檔功能需求

5.1 政務服務平臺的預歸檔模塊應具備收集、檢測、整理電子出證文件等基本歸檔功能，并符合DA/T 85-2019的規定。

5.2 政務服務平臺的預歸檔模塊包括但不限于以下功能：

a）應將電子出證文件的歸檔范圍嵌入整個政務服務事項電子文件的歸檔范圍配置中；

b）應能接收和保存數據共享平臺傳輸的電子出證文件，并根據歸檔配置自動對電子出證文件進行收集和整理，作為歸檔信息包的組成部分。收集的歸檔內容符合第6章的規定，整理的組織結構和命名符合第7章的規定；

c）應能對歸檔電子出證文件的真實性、完整性、安全性和可用性進行自動檢測，并支持對檢測不合格的電子出證文件進行補充；

d）應能對電子出證文件來源可追溯，對歸檔過程中的所有操作及操作人員、時間和結果等日志信息進行記錄和跟蹤審計。

5.3 數據共享平臺應具備采集、導出、查詢電子出證文件的功能，包括但不限于以下功能：

a）應能收集和保存電子出證過程中提供的原始數據或證明文件以及相關元數據，并支持通過電子出證唯一標識碼進行查驗；

b）應能通過數據接口將符合法定辦事要求的原始數據或證明文件以及相關元數據實時傳輸給數據應用部門，并支持一定時間內（至少1年）向數據應用部門提供應歸檔數據的二次查詢和導出，以確保該查證事項可在規定時間內完成歸檔；

c）應支持通過時間戳、數字摘要、區塊鏈等技術手段確保傳輸給數據應用部門的原始數據或證明文件及相關元數據不被篡改。

電子出證文件的具體歸檔過程參見圖1。

6 歸檔內容

6.1 電子出證文件組件

6.1.1 歸檔的電子出證文件組件為下列形式中的任意一種：

a）電子證照，包括版式和非版式；

b）檔案數字化成果、電子檔案復制件或其證明文件；

c）系統通過共享數據自動生成的電子證明材料。

圖 1 電子出證文件歸檔示意圖

6.1.2 歸檔的電子出證文件組件應包含證明其來源可靠的電子簽名、時間戳、電子印章或應用區塊鏈等技術生成的數字憑證或數字摘要。

6.1.3 政務服務機構在提取電子出證文件過程中如需當事人進行有效授權和確認的，獲取的當事人有效授權和確認信息應與電子出證文件一并歸檔保存。

6.1.4 當事人有效授權和確認為現場簽署的紙質材料時，政務服務機構的經辦人應通過數字化掃描等方式上傳至政務服務平臺進行歸檔。數字化掃描應符合DA／T31—2017的規定，滿足信息內容真實完整、清晰可讀的最低限度要求，推薦采用200dpi掃描。

6.2 電子出證記錄

6.2.1 歸檔的電子出證記錄應包括：電子出證唯一標識碼、數據應用部門和系統編碼、數據來源部門和接口編碼、請求時間、響應時間、辦事對象的法定身份標識和名稱、事項編碼、辦件統一申報號、應用材料或表單名稱、數據查詢參數、數據返回結果、數據查詢者信息。

6.2.2 電子出證記錄以XML格式文檔保存，命名為“電子出證記錄.XML”，其基本元數據和格式示范參見附錄A。

6.2.3 電子出證記錄由數據共享平臺通過接口提供給政務服務平臺歸檔保存。

7 組織結構和命名

7.1 電子出證文件與同一辦件其他歸檔電子文件組件一并形成完整的歸檔信息包。歸檔信息包的組織結構應當符合DA/T 85-2019的規定。

7.2 歸檔的電子出證文件存放在同一文件夾中，該文件夾存放在以歸檔材料目錄命名的文件夾下。組織結構示例如圖2所示。

7.3 同一個政務服務事項辦件中多次電子出證形成的電子出證文件分別存放在各自的文件夾中。

7.4 存放電子出證文件的文件夾以電子出證文件所指代的材料名稱命名，如“婚姻證明”。

7.5 電子出證文件組件一般采用原始名稱命名。版式電子證照、電子檔案可直接采用原文件名；非版式電子證照和其他電子出證數據在轉換成標準存儲格式后以電子出證文件所指代的材料名稱命名，如“婚姻電子證照”。有效授權和確認形成的文件以其所指代的行為命名，如“有效授權信息”或“確認書”等。

8 存儲格式

8.1 歸檔電子出證文件的存儲格式應符合DB/T 85-2019的規定。

8.2 版式電子證照、電子檔案采用ofd、pdf等格式保存。

8.3 從數據庫記錄提取的非版式電子證照，以xml等易于讀取和顯示的格式保存，電子證照的元數據應符合GB/T 36903-2018的規定。示例參見附錄B。

8.4 其他采用非標準或通用格式的電子出證數據，歸檔時應轉換為標準或通用格式一并保存。

8.5 電子出證記錄等元數據文件以xml格式保存。

8.6 當事人有效授權和確認為電子信息的，以xml等易于讀取和顯示的格式保存；當事人有效授權和確認為數字化掃描副本上傳的，以pdf、jpg等通用格式保存。

圖 2 歸檔電子出證文件的組織結構示例

附錄A（資料性附錄）

電子出證記錄的元數據描述和格式示范

本資料性附錄給出了電子出證記錄的元數據描述（見表A.1）和格式示范參考

表 A.1 電子出證記錄的元數據描述

格式示范如下：

附錄B（資料性附錄）

非版式電子證照歸檔示例

本資料性附錄給出了非版式電子證照歸檔示例