如何構建餐飲業采購成本控制管理體系

摘 ?要：采購成本控制一直是企業經營管理的核心內容之一。目前餐飲企業在采購管理方面仍缺乏監督約束機制、價格控制機制和采購人員專業性不強等問題，而構建采購成本控制管理體系有利于改進餐飲企業管理，抑制腐敗和促進廉政建設;有利于降低生產成本，提高餐飲產品的競爭力;有利于企業的良好發展，因此需要構建采購成本控制管理體系。構建采購成本控制管理體系時需要編制全面準確系統的采購質量標準、完善采購計劃流程和審批制度、采用招標采購和非招標采購方式來控制價格、健全采購運行的層級監督管理機制和聘用優秀的采購人員。

關鍵詞：餐飲業;采購;成本控制

餐飲業是我國較早開放的行業，科技含量不高，只要有足夠的資金，就可以開餐館，因而吸引了不少社會上閑散資金投入，造成行業內競爭越發激烈，利潤空間越來越小。“有人辭官歸故里，有人連夜趕科場”，這是餐飲業目前的現狀，開業多，結業也多，大浪淘沙，真正生存下來很少。餐飲業的經營管理者除了把目標和精力集中于產品研發，營銷策略等方面以外，還必須加強企業的成本控制。而餐飲企業成本中，原材料采購成本占了總收入的30-50%，因此，采購成本的控制管理成為企業經營管理的一項核心內容。

一、目前餐飲企業在采購管理方面存在的問題

（一）采購流程缺乏監督約束機制

現在的餐飲行業中，大多數采購計劃和審批缺乏完善監督約束機制，存在著制度責任不明顯的現象，使一些人有機可乘，亂中獲益，他們利用手中的權利，在洽購過程中不顧企業的利益，虛高報價，收受回扣和紅包，屢屢做出違法違規行為。從前段時間，媒體通報的貪污、腐敗的案件中不難發現，采購制度的不完善是造成他們犯罪的原因之一。

（二）對采購價格缺乏應有的控制機制

餐飲企業每天原材料的消耗量較大，一個月累計采購量達到營業總收入的40%左右，控制采購成本就是控制整個企業的經營成本。然而，一些餐飲企業只將經營重心放在銷售，增加銷售收入，忽視采購的重要性，餐飲企業內部進貨價格缺乏應有的管理機制，原材料的成本、質量得不到有效的控制，生產出成本高、質量低的餐飲產品，必然會嚴重影響到餐飲企業效益和聲譽，給企業帶來巨大的損失，甚至倒閉關門。

（三）采購人員缺乏專業素養、職業道德

有些餐飲企業為了節省人力成本，沒有聘請到綜合素質比較高，責任心強，能夠鑒別商品優劣，懂得商品營銷知識的合格采購人員。具體而言，就是熟悉食材的標準和質量，熟悉食材的采購渠道，在餐飲市場有一定人脈關系的信息靈通的采購員。另外，有些經營者也認識到采購崗位的重要性，不敢隨便在市場上招聘采購員，輕易將這份重要的職位讓不熟悉的人來做，只能找一些不懂行、不專業的親戚或朋友來擔任，這些人不具備專業知識和職業道德，無法按質按量完成采購任務，不但會加大企業經營成本，甚至會影響企業經營效益。

二、餐飲企業采購成本控制體系構建的重要性

（一）餐飲采購成本控制有助于抑制腐敗和促進廉政建設

在激烈的餐飲行業競爭中，營收管理和成本管理都面臨很大的壓力，由于采購成本在企業成本中所占的比重很大，管好的采購就管好企業成本，企業采購成本控制在企業改革管理中的作用越來越大。采購成本控制制度通過招標采購、貨比三家、采購收貨分離等制度，使企業采購運作相互制約，互相監督，職責分明，有效的抑制腐敗行為，保護了采購相關人員，促進了餐飲企業精神文明和廉政建設。

（二）餐飲采購成本控制有助于降低生產成本提高餐飲產品的競爭力

餐飲企業產品成本的絕大部分是原料消耗，而采購價格是影響餐飲成本的重要因素。

在保證原材料質量的情況下，通過種種有效的成本控制措施來降低材料的采購價格，進而降低產品的售價，低價格高品質的產品在市場競爭中享有絕對的優勢。

（三）餐飲采購成本控制制度有助于企業的良好發展

如上一點所述，餐飲企業采購成本控制制度可以降低生產成本，在保證產品質量的情況下，產品市場競爭力增強，營業收入增加，企業的利潤也相應增大。股東獲利后，又將利潤再投入企業更加壯大，不斷向前發展，進入良性循環。

三、采購成本控制管理系統的建立

（一）編制全面、準確、系統的采購質量標準

確定采購物品的規格和質量標準有助于確保采購回來的原料符合使用質量標準，保證餐飲產品質量的穩定性，從而提高采購工作的效率，進而節省時間成本和材料成本。

為了編制合格規范的采購質量標準，采購人員要深入到使用部門調查研究，聽取專業人士的意見，完成系統編制任務。部分餐飲企業甚至會成立專門的小組，成員里有生產部門技術骨干，管理人員和采購人員等等，經過充分的推敲、論證，務求制定出來的采購標準全面、準確、系統。采購規格標準最好是用表格形式來量化描述，內容要求文字簡練易懂，數字精確無誤，規格型號缺一不可，可操作性強。

采購標準制定后，一定要在采購運作中嚴格執行，特別是采購員，收貨員和供應商。隨著時代進步，生產水平和人們需求的改變，采購標準也不能一成不變，需要適時的補充和修改，但是改動后一定要經過使用部門主管、財務部成本核算部門審核批準后，才能使用。

（二）完善采購計劃流程與審批制度

采購計劃是餐飲企業根據目前的企業預定狀況以及未來經營預測，通過綜合考慮各種資金成本，庫存成本，采購成本的情況下，做出精確的資金預算，為企業采購提供依據，有效地規避風險，合理配置資源。采購計劃是采購工作的依據，是采購成本控制的根本。

為了更好制定采購計劃，我們將采購物品合理分類：第一類是不易變質的物品，年度使用量比較大，規格標準統一的商品 如：主食、干貨、調味料、廚具、餐具、布草低值易耗品，這些物品可以儲存的時間較長，采購頻率不大，甚至可以有規律的定期的訂貨;第二類是容易變質的物品，個性化強的，使用期短，采購頻率較大，訂貨周期短.，一般指鮮活的原材料;第三類是即時采購物品，在經營過程突然需要，超過計劃采購范圍，以前沒有購買記錄的物品。

針對不同種類的物品定制不同采購計劃流程和審批制度：

第一類物品，由各使用部門根據往年的數據和今年年度經營計劃，提出物品需求年度和月度計劃，上報企業采購管理部門和倉庫，倉庫綜合匯總各個使用部門量，提出企業定期的采購計劃，上報采購部門。采購部門根據各使用部門和倉庫采購計劃，按最佳時間和批量的原則，以合理采購價格編制整個企業采購計劃上報財務部審核。

財務部權衡各個部門經營狀況和實際需求量與企業資金狀況，并與各部門充分協商后，最終敲定定期的采購計劃與資金預算，上報采購委員會審批。采購委員會通過充分論證分析，綜合企業資源分配和資金使用，審核通過采購計劃并確定執行。

第二類物品是鮮活原材料，每天各部門根據庫存情況和第二天經營預定情況制定生鮮采購單，由部門主管審批簽字后上報采購部門，采購部門匯總各個部門的采購單后，編制企業生鮮原料日購單，向財務部門報備后實施執行。

第三類物品，由于沒有訂立采購標準，由部門提申購的理由及規格和質量標準，如果價格不高，數量不大，由采購部門和財務部門審核后實施執行;如果采購涉及金額比較大，需要經總經理批準后才能實施執行。

（三）采用招標采購和非招標采購方式來控制價格

價格控制是采購成本控制的核心內容，理想的采購價格是指在符合采購質量標準下的最低采購價格。餐飲企業主要采取招標采購和非招標采購兩類采購方法來實施對采購成本的價格控制。

招標采購是指通過招標的方式，采購企業首次向社會公布采購的相關信息，包括采購品種、數量，質量標準，供貨時間等等，從所有競標的供應商中選出報價最合理，資質最好的中標者，并與之簽訂合同的一種采購方式。餐飲企業通過采用招標采購方式，在保證質量標準之下進行采購價格控制。這種采購方式主要是適合采購金額大的物品。

非招標采購是指招標以外的采購方式，主要適用于采購項目有時間限制、采購來源單一等采購項目，餐飲企業大多數采用這種采購方式來控制價格。非招標性采購的主要方式有：三方詢價采購、單一來源采購、即時采購。三家詢價采購，也稱貨比三家。即企業要向供應商（通常不少于三家）發出詢價單，讓其報價，而后在報價的基礎上進行比較確定中標供應商的一種采購方式;單一來源采購即指沒有競爭的，單一的，專利的，無法替代的采購;第三類物品或者是小額商品，主要采用即時采購方式來進行采購。

恰當地選擇供應商是采購成功的關鍵，企業的任何采購都必須從合格的供應商中獲得。合格的供應商應具備以下資格條件：具有專業資質，無犯罪記錄，無偷稅漏稅記錄，良好信譽度的企業或者是個人。選擇供應商時必須謹慎過細地考慮以下幾點：第一，是供應商的經濟實力，為了確保采購運作的正常進行，供應商的必需有充足經濟實力來，以保證每張訂單都能按質量按數量，如期送貨送達;第二是地點，在選擇供應商時，首選市內供應商，其次是省內或者是國內的供應商，最后才會選國外供應商，但本地沒有貨源的除外;第三是價格，保證質量標準和供貨效率的情況下，選取競價最低的;第四是售后服務，技術和服務口碑良好的企業應該被選用。

（四）健全采購運行的層級監督管理機制

要全面推行企業的采購成本控制管理，建立互相監督，層級管理，權責分明的采購監督管理機制是企業實施成本管理體制的成敗的關鍵。

第一層是決策層，由企業最高管理者負責，其成員由財務、采購部和各主要的使用部門主管組成采購委員會。餐飲企業的采購規格標準、招投標采購，數額特別巨大的采購項目，都需要由采購委員會集體決策。超計劃的采購計劃由總經理審批。采購委員會對于三方詢價的報價結果進行評價，最后決定一個最終可接受的價格區間。這種控制模式可有效防止采購過程中各種弊端的發生。

第二層是監督層，主要由財務部負責，這是采購運作直接監督管轄部門，嚴格監督采購、收貨、倉儲、使用等部門履行成本管理的職責，著重于每日耗用量比較大，進貨周期比較短生鮮食材采購運作流程的監督。首先是對此類食材日常申請單審核記錄，每天派出收貨專員，與使用部門驗收人員一起按照采購物品的規格標準來收貨，填寫收貨單。對不符合驗收標準的貨物堅決拒收，退回采購部門處理。及時編制將采購數據錄入電腦，編制餐飲每日成本核算，及時反饋餐飲的毛利率為管理層經營決策提供數據支持。根據具體情況，對生鮮食材進行每旬的進行價格調查。

第三層采購實操層，是采購運作實施的主要部門：采購部和經營使用部門等等。

經營使用部門的職責是：根據經營預定情況和經營預測，制定每日申購清單;定期做市場調查，了解價格走勢，以審核供應商提出采購單價，根據價格走勢還制定一些銷售策略，達到節約成本，提高經濟效益的目的;檢查采購物品的質量，經常輪換驗收崗位人員，防止腐敗滋生。

采購部的職責;詳盡的調查供應商的資質，不斷擇優錄取投標供貨商;采購批量貨物和常年用品必須嚴格執行招標、投標貨比三家;按采購流程核簽審定采購單;監督檢查物品驗收流程，發現問題，及時處理。

采購成本控制中相關責任人必須各司其責，采取嚴格的層級管理約束機制。無關人員不得涉及其中，與采購成本管理各級人員有關系的供應商實習回避制度。

（四）聘用優秀的采購人員，確保采購運作的順暢

采購人員是采購任務順利完成的關鍵，所以聘用優秀的采購員是建立餐飲企業成本控制管理體系的重要內容。優秀的采購人員必須具備以下條件：優秀的專業素養、良好的職業道德。優秀的專業素養是指熟悉業務范圍和全面業務知識，了解市場規律，善于把握市場機會。貨比三家，精打細算，節省開支。掌握價格談判技巧，善于觀察判斷、順勢而為、能言善辯，將采購價格降到最合理的價位，降低采購成本。在選擇采購員時，良好的職業道德是首要的條件。優秀的采購人員必須具有良好的職業道德素養，自律、自愛，能抵制金錢誘惑，堅守職業道德的底線，始終保持對企業的忠誠，強烈的工作責任心，認真負責的工作態度等等。

隨著科技的進步，互聯網的廣泛應用，整個國家的供應鏈都發生翻天覆地的變化，為采購人員了解市場，接觸市場，提供了便利條件，也讓采購運作更加透明、可控和順暢。

參考文獻

[1] ?葉茵.淺談酒店采購內控制度的構建[J].當代旅游（學術版），2012，（4）：54-56.

[2] ?RG 酒店采購內部控制制度的構建http：//www.docin.com/p-764410881.html

作者簡介，葉茵，1968年11月6日，女，廣東臺山，漢族，本科，講師。