檔案管理信息化建設探究

高振影

摘 ?要：近些年隨著我國科學技術的飛速發展，加強檔案信息化建設管理已經成為目前比較關注的課題。本文結合檢索系統建設、檢索目標確定、查詢體系確定以及安全管理途徑方面對檔案信息化建設策略進行分析，希望可以提高我國檔案管理效率。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;策略

隨著“互聯網+”時代的到來，檔案管理信息化建設成為街道管理服務中需要關注的重點。檔案管理信息化建設要求在檔案管理的過程中融入信息技術，將檔案資料分類、歸檔、整理、利用，以提高管理的水平，保證能夠對有關檔案資料進行有效利用。就目前信息化建設而言，檔案管理仍舊存在一些問題和對策。基于此，筆者將結合檔案管理情況，從以下幾點探索建設檔案管理信息化的策略。

一、融入信息技術，建立檢索系統

在檔案管理中，信息檢索系統是比較重要的部分。契合需求的系統能夠大大提高檢索的效率，提高檢索的準確度。因此在檔案管理信息化建設中，首要解決的問題就是建立合適的檢索系統，融入多個角度和信息化的內容，向用戶建立符合科學發展的檔案檢索體系。首先，在檔案信息化建設中，要注意為紙質資源和試題資源提供一定的空間，確保紙質文獻和實體資源能夠被有效保存，以提高其使用的壽命。在電子資源和紙質資源統一歸類之后，確定不同檔案資源所在的具體位置。然后，對紙質資源進行數字化處理，將具有價值的紙質資源錄入系統中保存，并結合實際需求，建立合理、有效的檢索系統，以滿足后期使用過程中的精準查詢，確保多樣化信息的有效利用。最后，對錄入細心和資源進行核實，確保錄入信息和檢索系統地正確性。通過以上途徑，滿足使用階段的精準查詢，確保信息資源的高效運用。

二、結合實際需求，確定檢索目標

在檔案管理信息化建設中，檢索目標的確定是基礎。因此，可以結合用戶需求和實際管理目標分析，確定檢索目標，便利信息的多樣化管理，確保使用人員可以結合合理地規劃和檢索途徑，獲得檔案信息資源。由于檔案庫的素材是豐富多樣的，因此可以結合圖片檢索、文字檢索、電子文獻查詢、關鍵點檢索等多個角度科學的規劃檢索資源，從而讓使用人員能夠及時找到所需信息，大大提高檔案管理的效率，為后期的工作查找和信息利用提供多角度的引導。此外，還可以建立檢索目標數據庫，通過遵循“簡化整理、深化著錄”的基本原則，在檔案管理系統中做好數據庫建設，做好歸類整理工作，以提高目標檢索的準確度和完整度。

三、結合信息技術，建立查詢體系

檔案信息資源查詢體系的建設是保證資源能夠得到有效利用的基礎，也是檔案管理現代化建設中不可或缺的重要組成部分。為滿足檔案信息資源的全面高效運用，豐富使用人員的管理體驗，有必要在檔案管理的過程中融入一些信息技術相關方法，對檔案細心及進行分類、整理、歸納、存儲等方式，從而讓檔案信息被存儲到相關的數據庫中。在后期需要調取相關信息的時候，就可以結合實際需求，采用便捷、合理的系統查詢，從而保證查詢人員能夠更加便捷地掌握檔案信息的基本情況。如果情況允許，還可以建立檔案信息查詢導圖，通過將多樣化的信息匯總分析，分角度以不同圖片的形式呈現出來，讓原本復雜的內容在導圖的呈現下變得一目了然。然后再結合每一個點對應不同查詢內容，繼而實現檔案管理查詢的高效性。此外，針對同類檔案，還需要結合體系標注出具體內容的差異，從而大大提高檢索的效率。

四、結合檔案實際，做好安全管理

不管是哪一類檔案的管理，保證管理的安全性是在信息化時代中不得不深入思考的課題。因此，在檔案管理信息化建設的過程中，首先，要考慮檔案建立和采集等安全性。一方面要保證數據的準確、完成，減少冗余數據出現，另一方面要對一些涉密的檔案信息進行特殊化處理，遵從“涉密不上網”的基本原則，確保檔案的安全性。第二，可以結合現有條件對涉密文件管理和傳輸，保證檔案的安全性。第三，在儲存檔案的過程中，要盡量建立保密室，同時做好防盜、防潮、防蟲害等設置，在配有安保力量的同時專人管理好檔案，杜絕非管理人員進出檔案室。第四，對于包含涉密文件的保險柜要單獨存放，以保證其安全性。第五，當有人借閱、查詢檔案的時候，要制定嚴格的借閱、拷貝制度，遵從健全的審批流程，在保證檔案安全的情況下實現檔案信息的共享。第六，建立應急防控機制，避免檔案外包和其他業務外包過程中可能出現的檔案泄密事故，一旦出現事故，要及時采用應急措施應對處理。

總而言之，在信息化時代中，做好檔案信息化建設是適應時代發展而進行的一種模式，也是在科學技術發展下逐漸產生的一種管理途徑，做好信息化建設，將對我國的檔案管理發展產生重要的意義。因此，作為檔案管理人員，一定要注重檔案管理信息化建設，并主動學習相關知識，以應對社會發展對人才的需求，進一步促進檔案信息化管理效率的提升。

參考文獻

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