淺談EXECL管理學生信息的幾點使用技巧

張生果 陳慧君

摘 要：本文從學校管理學生信息工作，介紹Execl（本文介紹的Execl功能是Microsoft office家族成員）在日常管理過程中的使用技巧，快速、精準對信息數據進行加工、處理，包括如何進行序號列自動填充，不同工作簿之間數據的查找、調取與匹配，以及依據公民身份證號碼判斷性別等。

關鍵詞：學生信息;EXECL

我國正處在“快速發展”階段向“高質量發展”階段轉型，經濟社會發展對各行各業的信息化、網絡化、效率化、數字化的新要求，學校的事業發展也要做到與時俱進，學生信息管理亦是如此，當前，諸多學校已搭建信息大數據中心，雖然方便了校內各部門數據共享，提高了工作效率，同時存在弊端，部分數據很難滿足工作崗位實際需要的數據，不得不進行第二次處理、加工，專業的數據處理軟件可以滿足需求，一般管理人員難以熟練掌握軟件的操作，Execl的功能可以幫助我們實現需求。

一、自動填充序號

在管理學生信息，為了及時匯總數據，直觀醒目，方便統計，我們經常需要在數據前面添加序號，尤其是大批量的數據。通常使用手工每一行的進行輸入阿拉伯數字1，2，3…，或者使用鼠標左鍵進行雙擊填充，隨之帶來的弊端就是每一行的手工輸入不僅慢而且容易出錯，鼠標左鍵雙擊填充雖然快，但刪除中間的某一行數據且沒有及時更新序號列，會造成序號不連續，導致序號偏差，最后統計出現數據缺失，結果不準確。Execl功能的row函數可以解決序號列的自動填充和刪除某一行序號而不會造成序號不連續，row函數用來確定光標的當前行位置的，且向后具有兼容性的函數。

圖一表序號列進行自動填充，函數示例中的 “=row（）-1”，“row（）”對當前位置進行定位，“-1”表示是從單元格“A2”開始進行序號填充，需要注意是從某一單元格開始進行序號，則“-”去前面的單元格行的數量。

二、不同工作簿數據匹配

日常工作中，經常會遇需要的學生信息數據不在同一個表格，而是在很多表格，如何在繁多雜亂的學生信息數據庫中快速并準確地查找所需要的信息，進行數據匹配是Excel中處理數據時使用頻率較多的一種函數運用。Vlookup函數是Excel中的一個縱向查找函數，用來核對數據，多個表格之間快速導入數據等，最終返回該列所需查詢序列所對應的值，使用Vlookup函數公式來取代手工查找，提高工作效率的同時降低出錯頻率。

圖二表1、表2數據如圖所示，當表2中A列出現重復姓名并且兩個表中姓名排序不一時，如何在表2中F列查找出對應表1的C列，此時使用Vlookup能快速解決問題，具體操作如下：

1.單擊表2中需要插入函數的F2單元格，單擊菜單欄—公式—插入函數，選擇Vlookup函數，此時出現四個函數參數，依次輸入如下：

lookup_value：點擊表2中“B2”單元格。

第一參數意為數據表中唯一數據匹配值，圖例中姓名出現重復，故不作為唯一數據進行查找，改用學號，學號所在列為“B列”所以輸入“B2”。

Table_array：“框選表1！$B$1：$C$7”。

第二參數意為數據庫中查找的數據范圍，以學號作為唯一數據值進行查找時，表1中列“B”必須作為數據范圍中的第一列。

Col_index_num：輸入數字“2”。

第三參數意為數據庫中查找內容在查找區域中的列序號。身份證號處于“表1！$B$1：$C$7”搜索區域中的第2列，故輸入數字“2”。

Range_lookup：輸入數字“0”。

第四參數為邏輯值，“0”即表示函數查找時精確匹配。

2.四個參數輸入后單擊“確定”完成表2中“F2”單元格的身份證號匹配，使用填充柄完成其他單元格內容查找即可。公式使用如下圖三所示：

三、公民身份證號碼判斷性別

公民身份證號碼標準是依據中華人民共和國國家標準（GB 11643-1999）給予每位公民按照標準規則進行編碼，具有規律性、唯一性的、不變的法定號碼。目前大部分身份證號碼為18位，其中存儲了個人的相關信息，從左至右第1-6位為出生地省市縣，第7-14位為出生日期，第15-17位順序碼，第18位為校驗碼。

在管理學生信息時，經常會遇到需要統計或者核對學生性別比例，如何利用身份證號高效快速解決問題，是日常使用EXCEL函數公式常用的技巧，以18位身份證號碼舉例。

根據身份證號碼的規律性和唯一性編碼規則，18位身份證號碼的第17位數字是奇數，表示為男性，反之，則為女性。使用函數判斷性別，可以通過第17位數字的奇偶性來準確判斷性別。圖四所示為使用公式，并作分步講解：

提取身份證號的第17位：MID函數意為從文本字符串中指定的起始位置起返回指定長度的字符，其共有三個函數參數。

參數1：Text表示準備從中提取字符串的文本字符串，即為圖例中“C2”單元格，故輸入“C2”。

參數2：Start_num表示準備提取的第一個字符的位置。即為C2單元格中身份證號的17位數字，故輸入“17”。

參數3：Num _chars表示指定要提取的字符長度，此處只需要提取第17位數字，所以數字長度為1，故輸入“1”。D2單元格公式輸入為=MID（C2，17，1）。

判斷奇偶性：Mod函數意為返回兩數相除的余數，其共有兩個函數參數。

參數1：Number指被除數，即為上述公式MID（C2，17，1）所得的值。

參數2：Divisor指除數，即提取的第17位數字為偶數時除以2的余數為0，反之，為基數時除以2的余數為1，故輸入“2”。D2單元格公式輸入為=MOD（MID（C2，17，1），2）。

判斷性別：IF函數最多可以嵌套七層，其意為判斷是否滿足某個條件，如果滿足返回一個值，如果不滿足則返回另一個值。即上述公式=MOD（MID（C2，17，1），2）計算的余數為0時，可判斷該身份證號為女性，計算的余數為1時，身份證號為男性。故D2單元格最后輸入多函數嵌套公式為=IF（MOD（MID（C2，17，1），2），"男"，"女"）。其他單元格性別計算使用填充柄完成即可。

注意事項：輸入所有公式符號時輸入法必須在英文狀態下。

四、結語

綜上所述，列舉的是筆者在學生信息管理日常工作中常用功能的一部分，其實Excel軟件功能非常強大，還有很多實用功能未列明，以及和Microsoft office家族的word、Access、PowerPoint、OneNote等軟件配合使用，能實現我們日常管理所需的大部分數據和效果，但這需要我們不斷的去發現、挖掘和探索，代替專業信息管理軟件對管理人員的要求，以及部分功能暫時無法滿足的使用效果，降低容錯率，提高工作效率。

參考文獻

[1]周愛民.巧用Execl管理學生學籍信息[J].現代計算機（專業版）.2012年24期

[2]Excel Home.Excel 2016函數與公式應用大全【M】.北京.北京大學出版社.2018年

[3]國家質量技術監督局.公民身份證號碼GB11643-1999【Z】.1999-01-19

作者簡介：

張生果（1986.10-），男，漢族，湖南懷化人，本科，廣東酒店管理職業技術學院助理研究員。研究方向為公共管理，教育管理。

陳慧君（1989.9-），女，漢族，廣東東莞人，本科，廣東酒店管理職業技術學院教師。研究方向為職業教育，藝術教育。