提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法研究

杜小龍

摘 要：近年來，包括信息技術(shù)在內(nèi)的相關(guān)先進(jìn)技術(shù)的發(fā)展水平顯著提升，為醫(yī)院等事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供了優(yōu)良契機。本文分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并立足于實際情況，對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提出了相關(guān)建議，希望能夠有效地提高檔案管理效率，保證檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);人員培訓(xùn)

引言

黨的十八大以來，以習(xí)近平同志為核心的黨中央把人民身體健康作為全面建成小康社會的重要內(nèi)涵，從維護(hù)全民健康和實現(xiàn)國家長遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā)，全面部署、持續(xù)推進(jìn)。醫(yī)院等事業(yè)單位在我國長期健康發(fā)展中占有重要地位，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，醫(yī)院內(nèi)部的檔案數(shù)量明顯增加，檔案類型和檔案信息載體也產(chǎn)生了一定的復(fù)雜性演變趨勢，提高事業(yè)單位檔案管理有效性至關(guān)重要。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

事業(yè)單位的健康發(fā)展關(guān)乎國計民生，其在日常運營中產(chǎn)生的檔案資料是我國分析事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀，掌握事業(yè)單位發(fā)展趨勢，創(chuàng)新事業(yè)單位管理辦法的重要資源。以下對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行介紹：

第一，近年來，事業(yè)單位在日常運營中產(chǎn)生的檔案數(shù)量逐漸增加，檔案類型和檔案信息載體也呈現(xiàn)了復(fù)雜性演變趨勢，包括醫(yī)院在內(nèi)的事業(yè)單位中檔案管理部門的工作難度顯著提升，通過引進(jìn)相關(guān)現(xiàn)代化技術(shù)和管理手段、管理理念，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，將有效地提升事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理部門的工作效率和工作精度，檔案管理部門還可通過與事業(yè)單位內(nèi)部的其他部門和我國相關(guān)管理部門相配合，產(chǎn)生協(xié)同發(fā)展效應(yīng)。

第二，目前，我國正處于深化醫(yī)療服務(wù)體制改革的關(guān)鍵時期，醫(yī)院檔案管理部門面臨著重大挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，可以有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理部門深入挖掘檔案信息的內(nèi)在價值，積累醫(yī)療經(jīng)驗，實現(xiàn)我國醫(yī)療服務(wù)水平的有效提升和醫(yī)療服務(wù)范圍的充分拓展。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

1.提升客觀認(rèn)識

近年來，我國在醫(yī)療服務(wù)體系建設(shè)和醫(yī)院管理體系發(fā)展中投入了大量的人力、物力和有力政策，促進(jìn)了醫(yī)療環(huán)境的有效改善，為人們提供了更加便捷的就醫(yī)路徑。隨著網(wǎng)上就醫(yī)系統(tǒng)的逐漸成熟，電子檔案數(shù)量大大提升，電子檔案管理體系與事業(yè)單位原有的傳統(tǒng)檔案管理體系產(chǎn)生了一定的矛盾和沖突，要想促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，必須提高客觀認(rèn)識，以下對其提出相關(guān)建議：

第一，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理部門應(yīng)該具備創(chuàng)新型發(fā)展理念和全局性發(fā)展眼光，充分審視傳統(tǒng)檔案管理體系和檔案管理制度在電子檔案管理上的不足，全面認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的必要性。

第二，我國相關(guān)管理部門應(yīng)該對事業(yè)單位施加外部干預(yù)，提高事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知水平，并利用當(dāng)前的新媒體環(huán)境，多方面展現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢，拓展事業(yè)單位的檔案管理視野，為檔案管理信息化建設(shè)提供穩(wěn)定的驅(qū)動力。

第三，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)的過程中應(yīng)該具備協(xié)同發(fā)展意識，通過積極參與技術(shù)交流，加強信息溝通，積累檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)驗，將其與原有的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理制度相融合，實現(xiàn)檔案管理環(huán)境的有效創(chuàng)新和檔案管理視野的全面更新。

2.加強技術(shù)引進(jìn)

在5G、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等相關(guān)技術(shù)的支持下，醫(yī)療服務(wù)體系的現(xiàn)代化建設(shè)水平顯著提升，醫(yī)療服務(wù)能力也得到了有效增長，在這種發(fā)展環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要，刻不容緩，可通過加強技術(shù)引進(jìn)，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，以下對其提出相關(guān)建議：

第一，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，相關(guān)先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)在醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域中得以廣泛應(yīng)用，并取得了實質(zhì)性的應(yīng)用效果，醫(yī)療服務(wù)體系的現(xiàn)代化發(fā)展已經(jīng)成為了必然趨勢，為了高效、高質(zhì)量管理現(xiàn)代醫(yī)療服務(wù)體系發(fā)展產(chǎn)生的大量電子檔案，事業(yè)單位檔案管理部門可以有針對性地引進(jìn)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和檔案信息系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)。其中，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)具有較高的靈活性，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理部門應(yīng)該具備較高的先進(jìn)技術(shù)掌握能力，能夠充分開拓檔案信息化管理視野，積極借鑒先進(jìn)建設(shè)經(jīng)驗，與事業(yè)單位內(nèi)部傳統(tǒng)的檔案管理制度、檔案管理體系和相關(guān)流程相結(jié)合，產(chǎn)生全新的檔案信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的有效整合和分級、分區(qū)塊管理。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可與檔案信息系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)相配合，對醫(yī)院日常運營中產(chǎn)生的檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換、分類和儲存，提高檔案信息管理效果，保障檔案信息安全。

第二，事業(yè)單位在實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，可在系統(tǒng)中添加現(xiàn)代化搜索引擎，以便醫(yī)療服務(wù)體系內(nèi)部的相關(guān)人員和就醫(yī)人員按照具體需求，在授權(quán)支持下，精細(xì)化、快速篩選檔案信息。

3.推進(jìn)人員培訓(xùn)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)離不開先進(jìn)技術(shù)人才的支持，面對事業(yè)單位內(nèi)部逐漸增加的檔案數(shù)量和復(fù)雜的檔案信息載體、檔案類型，推進(jìn)人員培訓(xùn)至關(guān)重要，以下對其提出相關(guān)建議：

第一，就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)而言，相關(guān)管理人員應(yīng)該具備全局性管理意識和現(xiàn)代化管理理念，憑借對檔案管理信息化建設(shè)的高度認(rèn)識，為單位內(nèi)部相關(guān)人員提供優(yōu)良的成長環(huán)境和學(xué)習(xí)空間，讓其能夠高質(zhì)量掌握檔案信息化管理方法，提高管理效率。可邀請檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的相關(guān)專家對內(nèi)部檔案管理人員進(jìn)行精細(xì)化培訓(xùn)，根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)部的實際檔案管理情況和檔案管理需求，解答檔案管理人員的工作難題，傳授工作經(jīng)驗，進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)的有效性。

第二，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)與我國的長期健康發(fā)展具有密不可分的關(guān)系，基于此，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)也是促進(jìn)我國整理管理能力提高的有效路徑之一，我國相關(guān)部門應(yīng)該為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供有利支持，可由地方檔案管理部門負(fù)責(zé)組織召開檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)驗交流會議，為事業(yè)單位提供交流平臺，促進(jìn)技術(shù)融合，實現(xiàn)管理創(chuàng)新。

4.完善制度建設(shè)

事業(yè)單位具有較為復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)形式，不同業(yè)務(wù)區(qū)塊、不同工作形式使其內(nèi)部檔案管理體系和檔案管理制度具有明顯的差異性特征，要想實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，事業(yè)單位必須結(jié)合檔案管理信息化系統(tǒng)和傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的具體差異，實現(xiàn)制度創(chuàng)新和制度完善，以下對其提出相關(guān)建議：

第一，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以形成具有高效率管理優(yōu)勢的信息化檔案管理系統(tǒng)，而信息化檔案管理系統(tǒng)可以支持事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息載體的統(tǒng)一，包括自動化技術(shù)和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在內(nèi)的相關(guān)先進(jìn)技術(shù)使事業(yè)單位的各個部門在處理檔案信息時具備了統(tǒng)一的交流溝通平臺，針對這一變化，事業(yè)單位應(yīng)該完善各個部門之間的檔案信息傳輸制度，對檔案提交、檔案轉(zhuǎn)換、檔案提取等處理流程進(jìn)行精細(xì)化管理，進(jìn)一步保障檔案信息安全，避免檔案遺失和損毀。

第二，事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)檔案管理模式的框架限制，為了有效地提高檔案管理人員的工作效率，保障工作質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)該合理引進(jìn)績效評價體系和綜合管理體系，對檔案管理人員進(jìn)行有效管理，通過編制和落實檔案信息化管理手冊，實現(xiàn)工作任務(wù)的有效分配，提高檔案管理工作的合理性。

5.促進(jìn)系統(tǒng)銜接

事業(yè)單位在建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)時，應(yīng)該嚴(yán)格落實習(xí)近平總書記系列重要講話精神，按照“五位一體”總體布局和“四個全面”戰(zhàn)略布局，切實保證檔案信息化管理的有效性和針對性。面對日益增加的電子檔案數(shù)量，事業(yè)單位應(yīng)該實現(xiàn)信息化系統(tǒng)的有效銜接。

目前，事業(yè)單位檔案信息化系統(tǒng)主要包括檔案加工系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)、設(shè)置系統(tǒng)、管理系統(tǒng)和登記系統(tǒng)。為了提高信息傳輸?shù)挠行裕飨到y(tǒng)之間必須進(jìn)行有效銜接。例如，目前醫(yī)院檔案加工系統(tǒng)主要包括檔案轉(zhuǎn)換、檔案排序、檔案質(zhì)檢、檔案信息管理和工作量統(tǒng)計等相關(guān)功能，而檔案查詢系統(tǒng)包括檔案信息查詢、檔案類型查詢、檔案模塊查詢、檔案處理質(zhì)量查詢等功能，實現(xiàn)檔案加工系統(tǒng)和檔案查詢系統(tǒng)的信息共享可以進(jìn)一步掌握檔案的處理狀態(tài)，獲知檔案位置和檔案的用途。另外，除了實現(xiàn)各個檔案管理系統(tǒng)的銜接，還應(yīng)使事業(yè)單位內(nèi)部各個部門得到良好銜接，可通過構(gòu)建線上檔案管理平臺，實現(xiàn)該目的，加強檔案信息共享力度。

三、結(jié)論

當(dāng)前，我國正處于各項事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵時期，對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行信息化管理，有助于提高檔案管理效率，保證檔案管理質(zhì)量，進(jìn)一步挖掘事業(yè)單位檔案信息的內(nèi)在價值，創(chuàng)新發(fā)展體系，提高檔案資源的應(yīng)用有效性，促進(jìn)事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展。

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（作者單位：山東省濰坊市市直機關(guān)醫(yī)院）