醫院人事檔案信息化管理策略探析

朱玲玲

摘 要：醫院人事檔案是醫院人才選拔的重要依據，是醫院檔案工作的重要內容。當前，醫院人事檔案管理的信息化建設存在三大問題，即信息化管理的意識不強、信息化管理的資源不足、信息化管理的利用受限，這些問題阻礙了醫院人事檔案信息化進程。可以從三個方面著手解決，構建人事檔案信息化的管理體系、優化人事檔案信息化的資源配置、實現人事檔案信息化的動態管理。

關鍵詞：檔案;醫院人事檔案;檔案信息化

人事檔案是記載人生軌跡的重要依據，根據《干部人事檔案工作條例》規定，人事檔案要內容和分類包括：履歷類材料、自傳和思想類材料、考核鑒定類材料、學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料、政審、審計和審核類材料、黨團類材料、表彰獎勵類材料、違規違紀違法處理處分類材料、工資、任免、出國和會議代表類材料及其他可供組織參考的材料，共十大類。醫院人事檔案管理是檔案管理工作的重要組成部分，也是醫院人力資源管理工作的重要組成部分，能夠為醫院人事工作的開展提供重要的參照依據。當前，檔案信息化建設成為發展趨勢，醫院人事檔案如何實現信息化管理值得探究。

一、醫院人事檔案管理的重要性分析

人事檔案客觀記錄了個人的學習、生活、工作等各種經歷，涉及個人的隱私，人事檔案管理具有動態性和保密性。人事工作是單位的核心工作之一，人事檔案既是單位檔案工作的重要組成部分，也是單位人事工作的重要參照依據，其重要性不言而喻。具體而言，體現在以下幾個方面：

1.人事檔案是人才選拔的重要依據。人事檔案客觀地記錄醫院員工的全面信息，具體內容和分類共十大類，每一大類下設諸多小類，是個人相關情況的具體記載。譬如，人事檔案的考核鑒定類材料，包括平時、年度、專項考核，援派、掛職鍛煉考核鑒定等材料，這些相關數據和信息能夠為員工的職務晉升、職稱評定等重要人事工作提供參考依據。此外，通過人事檔案能夠綜合評價人員的品德和素養，篩選高素質人才，對于潛力較大的人才進行重點關注和定向培養，為醫院事業的長足發展和良性發展提供人才和智力支持。人事檔案的規范化管理是單位人事工作水平的重要體現，人事檔案涉及單位員工的隱私和切身利益，做好人事檔案管理工作對于提升醫院服務水平具有重要推動意義。

2.人事檔案是檔案工作的重要內容。醫院檔案包括文書檔案、會計檔案、病歷檔案、基建檔案、人事檔案等等，人事檔案是醫院檔案的重要組成部分，在選拔人才、提高人事工作效率方面發揮著重要作用。檔案工作是醫院服務水平的的一個衡量標準，便捷優質的檔案服務有利于提升醫院的整體服務水平，彰顯檔案工作的價值，提升人員的檔案意識。而人事檔案作為檔案管理的重要內容之一，其服務對象主要為醫院的在職職工和已退休職工，規范人事檔案管理，為醫院職工提供高效服務，有利于提升醫院職工的歸屬感和滿意度，提升其工作積極性和工作效率，進而促進醫院水平的整體提升。

二、醫院人事檔案信息化管理的問題分析

1.信息化管理的意識不強。人事檔案信息化建設是檔案工作信息化建設的一個重要環節。當前，借助信息技術，醫院的掛號、繳費、結果查詢等業務環節已經基本實現了信息化管理，病歷管理也基本采取電子化手段。在業務方面，醫院的信息化程度較高，為就診患者節省了時間成本。但對于服務性的檔案管理，其信息化程度還有待進一步提升，部分醫院的領導和管理者尚未意識到信息化管理對于檔案工作的重要意義，導致醫院檔案管理的信息化水平相對滯后，人事檔案信息化管理同樣發展滯后。這一問題的產生主要是歷史因素造成，醫院的性質為公益性衛生事業單位，其關注的重點是醫療科室的發展和投入，在資金、人力、物力配置上優先醫療科室的資源配置。而在檔案信息化建設方面，其認識程度不深導致重視程度不足，這就對醫院人事檔案的信息化建設工作造成了阻礙。

2.信息化管理的資源不足。人事檔案信息化是檔案信息化建設的一個重要方面，而檔案信息化建設需要多方資源支撐，財力、物力、人力，如信息化建設項目啟動階段的資金投入，智能庫房的建設及相關硬件設施的配備;又如，信息化管理系統的購買及后期的系統更新與數據維護等相關工作均需持續投入資金，而前文已經提出醫院信息化管理的意識不強導致資金投入不足，這是人事檔案信息化建設進程中的一大阻礙。此外，從醫院人事檔案信息化管理工作來看，此項工作仍存在很多問題，而最突出亟需解決的是統一的規范標準問題，人事檔案的信息化也存在問題。再者，人事檔案信息化是一項專業性較強的工作，需要配備專業的人才才能確保此項工作的有序開展，而當前，專業人才不足仍是制約檔案信息化建設的重要因素。

3.人事檔案的利用受限。人事檔案涉及個人的隱私和秘密，其管理對保密性要求較高，具有非共享性的特點，一般情況下，人事檔案的管理采取更封閉式管理模式，這能在檔案信息保密方面發揮重大作用，但也在一定程度上影響了人事檔案信息化建設進程。此外，人事檔案涉及的內容和種類繁多，通過員工的人事檔案可以掌握人員的基本信息和表現情況，但核心信息相對缺乏也給人事檔案管理帶來了挑戰。此外，從當前人事檔案信息資源建設的現狀可以看出，部分醫院在人事檔案管理方面仍存在內容模式化痕跡明顯的問題，缺乏醫護人員診病的治愈率、就診人員的滿意度等實用信息的記錄，嚴重脫離了人事檔案的現實利用需求。總言之，人事檔案信息化建設的目的是提升人事檔案管理效率和管理水平，為醫院職工提供最便捷的人事服務，但人事檔案管理保密性的需求和非共享性的特點會給信息化建設帶來一定的挑戰，如何處理好兩者之間的關系需進一步探究。

三、醫院人事檔案信息化管理的策略探析

1.構建人事檔案信息化的管理體系。人事檔案的信息化管理涉及多個方面，如人事檔案信息采集、數據分析、人事檔案建檔、查閱檔案及調檔等，這些是人事檔案管理工作的基本構成，做好上述工作才能確保人事檔案管理的科學性與規范性。管理體系的構建首先需要結合醫院人事檔案工作實際制定人事檔案管理制度，將人事檔案信息化建設作為專項工作進行規劃并提交會議討論，確保方案的科學性和可執行性。此外，嚴格人事檔案利用的審批手續，要履行必要的審批手續以確保人事檔案的安全性。

2.優化人事檔案信息化的資源配置。資源配置主要涉及三個方面，即建設資金投入、軟硬件設施配備、人才隊伍組建，從三個方面入手完善配置為人事檔案信息化建設提供強勁的資源支撐。一是將檔案信息化建設經費納入醫院年度經費預算，根據檔案信息化建設的實際需要配備資金，并對資金的使用效率進行檢驗以確保最大程度發揮其效益。二是完善設施設備，根據信息化建設的具體需求配備必要的信息化設備，如智能庫房建設，包括智能密集架、溫濕度控制系統、除塵裝備等;又如檔案數字化所需的掃描儀、圖像處理軟件，還包括人事檔案信息化管理的檔案管理軟件、數據庫建設、數據存儲設備等。三是組建專業的人才隊伍。醫院的領導和管理層應意識到人才的重要性，在人才引進階段和人才培養階段，重視并鼓勵專業人才的引進和專業人才的繼續發展，通過完善人才激勵機制和人才評價體系來激發檔案工作人員的工作積極性。而作為人事檔案管理的檔案工作者，一方面要具有良好的綜合素養和政治素養，具有高度的保密意識，這是開展人事檔案信息化工作的前提。另一方面，要注重自身素質的持續提升，通過自主學習或參與繼續教育等形式，不斷更新自身知識體系，掌握行業發展的新動態，以適應人事檔案信息化建設的新需求。

3.實現人事檔案信息化的動態管理。互聯網+時代，網絡已經成為人們學習、生活和工作必不可少的事物，得益于信息技術的高速發展，人們獲取信息更加便捷。基于此，醫院的檔案管理需要緊跟互聯網發展的趨勢以實現各項工作的可持續發展。人事檔案的信息化管理需要建立完善的信息平臺，實現對人事檔案信息的動態管理，具體而言，應包含三個層次的工作：一是要做好醫院人事檔案信息管理平臺建設并不斷完善平臺功能，可以引進或開發適應醫院人事檔案管理工作的檔案管理系統并完善信息利用平臺和管理平臺的建設，完善相關數據庫建設，充實數據。開發的人事檔案信息管理平臺應具備檔案分類、編目、統計、檢索、分析等多重功能，能夠實現對人事檔案的智能管理，提升人事檔案的管理效率。第二，做好人事檔案的補充和完善工作。人事檔案具有動態性，涉及員工的工資調整、職務晉升、職稱評定、獎勵與處罰等內容，每年都會有或多或少的變動，這就需要對員工的人事檔案進行及時的補充和調整，確保各項人事材料的完整和真實。此外，還有注重人事檔案信息的安全保管，檔案工作者要具有保密意識，還需通過制定密碼等方式來確保人事檔案的安全。第三，根據人才流動的狀況及時做好人事檔案工作，建立人事檔案管理機制和實踐能力較強的數據庫，根據人才流動做好數據更新工作。

參考文獻：

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[2]徐 冉.數據管理視角下醫院人事檔案信息資源建設[J].山西檔案，2020

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