關于國有企業辦公室管理人員面臨的挑戰分析及對策

劉燕敏

【摘要】現在社會和時代的發展速度之快，對很多企業的管理工作是一個挑戰，尤其是國有企業的辦公管理工作。國有企業辦公室作為企業正常運轉和上傳下達的關鍵部門，管理人員自然也面臨著一些新的問題和要求。國企的轉型，首先要對辦公室的管理模式和理念進行轉變，使之繼續發揮核心的作用。本文以當前時期為背景，淺析了國企辦公室管理人員面臨的新挑戰以及如何正確應對，是相關人員需要認真思考的主要問題。

【關鍵詞】國企辦公室;管理人員;挑戰

在計劃經濟時代國有企業為當時的經濟貢獻了巨大的力量。而現在與其它類型的企業相比，在管理體制、工作方式、服務意識上存在著一些不足，在適應當前社會和經濟發展中面臨著嚴峻的挑戰。面對挑戰需要國企正視現在所面臨的問題并進行積極整改，制定出行之有效的對策，提高辦公室管理人員的各項能力，以此適應現代企業發展的速度。

1、國企管理人員面臨的挑戰

1.1工作內容繁雜

雖然目前的市場經濟體系得到很大程度的完善，可是由于國有企業在計劃經濟時代的歷史性，導致了國企內部的管理理念轉變較為緩慢。國企工作的核心部門就是辦公室，而工作的內容又較為細瑣和緊密。如行業協會、地方政府乃至國務院的工作要求;如企業內部的運營、規劃及各項工作的調協等等。國有企業的辦公室就像是一個信息處理和調度中心，不僅承擔著上傳下達、辦文、辦會等細瑣的工作，還有統籌協調、服務各部門職責。

1.2更高的服務意識

服務性是國有企業辦公室管理工作的一個重要特質。服務一詞于工作中在一定程度上代表的是一個人對工作的態度。辦公室的工作都是一環扣著一環，工作內容的關聯性很高，一旦中間有哪個環節出現一點小問題，都會影響整體工作的進度。如果管理人員缺乏較強的服務意識，往往是對工作沒有太高的熱情，心態松散，做事拖拉，這樣與同事間的工作配合度自然也不會好。而在一項工作的進行過程中，只有每一位參與者積極的配合，才能使工作任務順利的完成并達到要求。另外，國企的辦公室屬于行政部門，而行政部門對人員的基本要求就是政治覺悟高、組織能力強、協調能力好。所以增強服務意識是對辦公室工作人員的基本要求[1]。

1.3管理職能的提高

目前國有企業在辦公管理中還存在一個管理職能發揮滯后的問題。例如：國企的辦公室現在幾乎淪為了后勤部，多是忙于一些簡單重復性的瑣碎事務，都快忘了自己還有制定計劃、搜集信息、組織監督等職能。國企的辦公職能不是僅負責日常的繁瑣事務，更是企業生產、經營中的核心部門，對企業內部的具體生產情況和銷售經營狀況的數據都要第一時間的掌握，這樣才能在企業內部做決策時，提供可行的建設性意見，而不是一個簡單的執行者。

隨著社會的進步、科技的創新，國有企業制度和體系也在不斷的整改、完善。為了跟上新經濟時代，辦公室管理工作需要有更嚴格的要求。即要發揮好為各部門協調、服務的作用，更要發揮職能中指導、決策的重要作用，這對國企管理層領導部署工作有著積極的作用。

2、面對挑戰的對策

2.1加強規章制度

一個先進的企業，需要一套與之匹配的辦公管理體系作為支撐，來保證各項工作任務按照既定目標要求完成。國有企業辦公室想要適應這個激烈的市場環境，就應該下決心加大整治力度，摸索出一套完善可行的管理體制。辦公室各項規章制度需要制定的更加完善，強化辦公室管理人員的約束力，讓辦公室管理真正正規化，而不只是表面形式。可以采用責任制，使辦公室中每一個人員的工作內容清晰有邊界，做到權責分明，獎懲分明。其次，制定工作流程。按照制定好的工作流程辦公，是提高工作效率，避免拖延、推諉的現象發生。

2.2優化人員配置

每個人的能力因為受到家庭環境、教育程度及實踐經驗等不同因素的影響，形成了個體上差異。在工作安排上，盡可能地按個體差異來分配與之相適應的崗位，使個人能力與崗位職責的要求相匹配。

用適合的人，做適合的事。因此，以國企辦公室現有人員的能力和特點進行綜合評估，根據實際的評估結果，分析組織架構內人員使用的效果，根據現有人力資源的使用情況和可能造成的人員浪費，以辦公事務的性質、特點，選擇有相應專長的人員來完成。優化人員配置也有提高工作效率的作用，讓工作人員在自己最能發揮專長的崗位上，工作效率自然就提高了。

2.3加強辦公室自動化的建設

工欲善其事，必先利其器。想要做好一件事，先要讓自己使用的工具鋒利，為所做之事起到必要的輔助作用。一些國有企業的辦公基礎設備確實存在設備老化、陳舊。如有些電腦鍵盤的按鍵不靈敏，需要按三四次才會出現字來;還有的電腦主機硬盤容量太小，打開一個界面需要等好幾秒的時間。用這樣的設備辦公，不僅工作效率低，更是拖延了工作的進度，阻礙了辦公室工作的正常進行。

在所處的科技互聯時代，企業有必要購置一些先進、高效的自動化辦公設備及辦公軟件（如：OA），提高國企辦公室管理工作的質量，使辦公室工作變的規范化、標準化。另外，現在知識的更新速度越來越快，需要注重培養員工的學習能力。自動、精細化的辦公設備和軟件是否能發揮其快捷的作用，使用的工作人員是主要因素，只有工作人員熟練掌握了自動化辦公設備的技能，主動學習和應用OA等辦公軟件，這些辦公設備和軟件才能真正為國企的發展發揮強大的作用[3]。

2.4管理人員綜合能力的提高

企業是否有強勁的競爭力，產品的重要性是其一，其二則是為企業服務的每一個人。國企辦公室的管理能力，其實就是辦公室里每一個工作人員能力的整體體現。國有企業要對辦公室進行改革，需要做好對管理人員綜合能力的提高。綜合能力是需要在具有專業知識的同時，還需具備相關技能（如：溝通能力、應變能力、創新能力等）和發展潛力以及和諧發展的個性。我們現在處在一個知識融合，學科交叉、技術集成的時代，這一時代特征決定每個人都需要從自身的知識、能力、思維等多方面提高，既要不斷調整自己的心態還要變革慣有的思維，成為一名多功能人才，在崗位中發揮積極、重要的作用。

2.5鼓勵創新

創新是一個企業持久發展的根本。國企想要在激烈的市場中站的更穩，自然是離不開創新這個主題。現在有些企業在提倡創新時進入到了一個非良性的狀態，就是一方面企業大談創新有多么重要，但是員工的創新意識不夠;而另一方面又有意無意壓制了員工創新的積極性。如，忽視員工提出的創新方案。實際上員工的創新精神是需要培養和鼓勵的，領導應鼓勵工作人員在工作中積極創新。如果國企沒有形成創新的氛圍，相關的領導可以組織一些創新的討論活動，讓大家根據工作的實際情況，提出創造性建議，大家一起進行討論。另外，設立創新獎項，鼓勵為公司提出優秀創新建議的工作者。這樣也能同時提高管理人員對工作的熱情和工作成就感[4]。

結語：

在新的經濟時代下，國企辦公室管理工作內容的復雜程度在升級，工作人員也面臨諸多的挑戰，以往依賴于人力的管理模式已經很難適應新型的網絡信息時代。國有企業辦公室管理人員應該清晰的認識到當前工作中所面臨的問題，消除陳舊的管理觀念，積極尋找新的工作模式和理念，不斷創新，在實踐中促進國企辦公室管理工作質量的提升，使國企辦公室的面貌煥然一新。

參考文獻：

[1]王云.淺談做好國有企業辦公室行政事務管理[J].中國經貿，2016（10）：80.

[2]張珮琨.大型國企：輿情管理如何優化機制、良性互動[J].中國記者，2017（02）：116.