試析報社檔案管理的法制化和規范化

【摘要】檔案管理是指通過對資料和信息進行分類、整理和編纂的工作，使資料和信息更加系統化，方便查找和利用。報社歷來就肩負著記錄當地風土人情和時政的任務，資料和信息系統龐雜，在新時代的背景下，報社更應該注重檔案管理的法制化和規范化，促使報社的檔案管理工作逐步向信息化和系統化的方向轉變。

【關鍵詞】檔案管理 ?報社工作 ?規范化

一、報社檔案管理工作的現狀分析

（一）管理意識薄弱

目前來看，報社的新聞出版技術在一定程度上得到了提升，但檔案管理依舊還停留在比較原始的階段，并沒有跟上現代社會進步的步伐。對報社的檔案管理意識較弱，也缺乏相對科學的管理體系和經驗，無論是傳統的紙質檔案還是現代的電子檔案都沒有形成科學的管理體系，時常有因為保存不當而出現信息缺失和損毀的現象發生，增加檔案日后管理和維護的難度。

（二）管理機制不完善

目前由于報社工作中對檔案管理工作的意識不強，往往在工作中忽視了檔案管理工作的重要性，而且報社內部檔案管理機制不完善，缺乏完備的監督體系，也缺乏專門的人負責，所以使檔案工作的管理逐漸混亂。

（三）硬件設施投入較少

報社檔案管理中存在設備老舊、檔案管理場地不足等問題，硬件設施是一切措施實施的基礎保障，而目前報社的狀況明顯前期硬件條件不足，導致報社無法進行檔案的合理化管理。對于報社而言，作為信息的傳播載體，信息的有效管理和資料信息的系統化對報社的發展起著至關重要的作用。如果不加強對報社檔案管理的重視，那么檔案管理的工作就會被報社的主營業務所取代，硬件設施的投入也會越來越少。

（四）檔案管理缺乏專業人才

在市場經濟的背景下，各行各業競爭越來越大，越來越多的人看中互聯網這塊大蛋糕，而從事檔案管理工作的人卻越來越少。另外，檔案管理工作是一份比較嚴肅認真的工作，工作量大且繁雜，大多是重復單一的工作，工作性質比較枯燥，很多人都沒有工作上的熱情，這也是導致檔案管理工作人才流失的一個重要原因。人才的流失，導致檔案管理人員的業務水平普遍較低，檔案管理工作的質量也得不到保證。

（五）開發利用不全面

目前，相對來說報社檔案的利用率比較低，例如：報紙每期的信息量包含各個方面，內容多而且種類繁雜，沒有固定的主題，這就增加了查找的難度，傳統的檢索方法根本很難完成這種龐雜的工作量，查詢難度大，利用率低，報社的信息也就很容易被人們忽略。因此，很難發揮新聞的最大價值。

二、完善報社檔案管理法制化和規范化的建議

報紙是黨和政府與人民群眾之間的一座橋梁，引導著輿論的走向，記錄當時當地真實存在的狀況或者是政府執行的一些政策、法規等，反映了人民群眾最直接的意愿。因此，報社中留存的大量歷史資料是供人參考并且具有一定的歷史價值的，是精神文化的產物，很多信息都是不能夠輕易損毀的，任何資料的損失都是歷史的一種缺失。所以，我們要保證報社檔案資料的完整性，并且采用科學的方法，保證報社檔案管理的規范化和法制化。

（一）建立并完善檔案的綜合管理機制

首先，領導層面要轉變傳統的檔案管理理念，對檔案工作高度重視，明確檔案管理的重要意義。建立健全相關的政策法規，做到有章可循。報社還需要根據自身的情況，轉變工作方法，合理進行資源整合，發揮人力資源的最大合理化配置，并且引進相關的監督和競爭機制，提升檔案管理人員的工作意識，提高員工對檔案工作的工作熱情，在法治社會下，推動檔案管理機制逐漸完善

（二）加強對檔案的編研整理

由于報社資料的種類繁多，所以相比于其他的檔案分類整理工作，報社的檔案工作要復雜的多。檔案人員應該嚴格遵循國家的政策法規以及檔案編整的相關規范和行業要求，對檔案進行系統的分類、整理并加以利用。在檔案工作中，既要保證信息的完整性，又要方便檢索和查閱，提高檔案信息的利用率，突出重點，建立多層次的檔案信息查詢體系。同時檔案人員還要注重自身素養的提升，提高檔案工作的管理水平。

（三）加大檔案的硬件投入

為了順應社會發展的趨勢，方便檔案工作的有效開展，必須加大檔案管理工作的硬件投入，借助先進的技術和設備，實現檔案信息管理的現代化。利用新的技術手段，構建完整的檔案信息體系，最大限度的開發檔案本身的價值，使檔案方便查找和檢閱，提高檔案的利用率，為報社帶來更大的經濟效益和社會效益。

（四）創建檔案資料共享平臺

檔案的最大價值就是可以被參考和再利用，所以要實現檔案資源的共享化，建立可共享的檔案資料庫。在數字化平臺的推動下，使檔案信息的有效共享成為可能，建立檔案資源的共享平臺，可以為社會創造更大的價值，促進社會的發展和經濟的進步，最大化的體現檔案的價值。

（五）培養專業的檔案管理人才

由于檔案工作內容較為枯燥，再加上受互聯網的沖擊，使檔案管理人員大量流失。報社要注重對檔案管理工作人員的專項培養，提供科學合理的晉升機制，通過開展崗位知識競賽、技能比拼等方式，提升檔案管理工作人員的職業素養。同時還應引進完善的獎懲機制，提高員工的工作熱情。

由于報社工作性質的特殊性，留下了大量的資料和信息，數量較多且資料內容又相對比較繁雜，再加上報社采用的是事業單位的管理模式，內部資料和檔案信息也相對比較復雜，所以數量多且雜是報社檔案工作的具體特征。在工作中，我們要講究方式方法，依據報社自身的特點，采用科學有效的管理方法，通過建立并完善檔案的綜合管理機制;加強對檔案的編研整理;加大檔案的硬件投入和創建檔案資料共享平臺的方式實現檔案管理的科學化、規范化和法制化。

三、結論

實現報社檔案管理的法制化和規范化是社會發展的必然趨勢，在新經濟體制下，是一件充滿挑戰的工作，任務十分艱巨。作為報社肩負著強大的歷史使命和社會責任感，任重而道遠，要善于在工作中總結經驗，借助先進的工作方法，積極創新，不斷探尋實現報社檔案信息資源共享的新途徑、新方法。幫助報社擺脫困境，發揮最大的社會價值。

作者簡介：花召汶，男，山東省濰坊市濰城區人，學歷：大專，畢業于山東省輕工業學院，現有職稱：助理館員。研究方向：報社檔案管理。