談檔案利用工作中應注意的保密問題

孫紅艷

摘要：當今社會，隨著檔案信息的社會需求度越來越高，檔案管理利用中的安全保密工作越來越復雜，既要積極提供檔案利用工作，又要確保管理利用中檔案不失密泄密是值得每一位檔案管理人員認真思考的問題。

關鍵詞：檔案;利用;保密

隨著我國在政治、經濟、科技等方面的國際交流與合作日益廣泛，檔案工作作為文化事業的組成部分必然更加開放，檔案服務的領域更加廣闊，服務的手段更加先進。如何使檔案保密與利用工作適應新經濟時代的需求，為經濟發展提供智力支持和有效服務，是我們需要研究探討的現實問題。

一、正確把握保密與利用的關系

新時期檔案工作保密與利用的復雜性，決定了檔案利用工作與保密工作的對立與一致性。由于檔案的保密性要求，檔案資源保密與利用要在科學的思維中形成。保密不是目的，而是保障改革開放成果，促進市場發展手段。利用也并不是禁門洞開，對于重要的國家秘密，仍要采取特別嚴格的保護措施。因此，既不能用封閉的觀點來保密，也不能用自由的觀點來交流利用。它們之間相互聯系、相互制約而存在，相互依存相互貫通而推進和發展，是不可分割的統一體。

隨著國際形勢的變化，國家的強弱及地位高低，越來越取決于經濟、科技的發展。改革開放以來，我們加強了國際間的交流與合作，尤其隨著我國在更大范圍和更深程度上參與國際經濟合作與競爭的同時，國外各種勢力也乘機加緊了情報信息的竊密活動。因此，加強檔案資源的保護，注意保守國家的秘密，適當放寬非核心秘密的限制，對于加快經濟建設步伐具有積極意義。而且，保密并不妨礙交流利用，保密的本質就是在特定的時間空間里，對基種涉密信息資源的封鎖;利用是在客觀上又要求信息的流動性。二者內容、范圍的確定和實施，都是有其時間、空間條件的。因此，要做到既保密又利用，必須找淮其相互依存的度，以求得在最佳結合，使其在改革開放和經濟建設中發揮積極作用。

二、轉變觀念，走出誤區

首先，要樹立科學的思維定勢，破除無密可保的思想。保守國家秘密，維護國家的安全和利益，這是我們正確認識和處理檔案工作保密與利用的根本準則。尤其面對前所未有的全球范圍的競爭，國際間保密與竊密斗爭異常激烈，保守國家的秘密更為重要，而無密可保，有密也難保，這種錯誤觀念與深化經濟發展，擴大開放格格不入。如果無視客觀實際，就有可能在保密與竊密斗爭中陷人被動。

其次，要樹立正確的保密觀念，克服與己無關的思想。保守國家秘密是檔案工作者的神圣職責，只有自覺把保守國家秘密當做自己的義務和責任，增強安全保密意識。黨和國家的秘密才有安全保障，在檔案資源保密與利用問題的具體操作時，亦能嚴肅客觀的把握好二者的位置和發揮的效益。

第三，要樹立確保與便利相結合的觀念，改變封閉式、神秘化的保密方法。堅持既便利工作又確保涉密資料安全的原則，這是檔案利用工作的根本要求。只講確保不講便利的做法是不合時益的。當前必須嚴格按照《檔案法》和《保密法》的規定，既確保核心秘密的安全，又逐步放寬對非核心秘密的管理。

三、健全機制，強化管理

一要完善配套的法規體系。要依據《檔案法》和《保密法》完善科學規范，配套的更加切實可行的管理規章網絡，制定政府信息公開法，信息保密法等法規。根據科學枝術的發展，改進和完善檔案法規、政治的執行手段和實施方式，制定國家信息化進程相匹配的檔案信息安全工程規劃，保密設施和必要的安全操作措施。努力形成上下貫通的檔案安全與利用工作組織和監督制約網絡體系。

二要嚴格涉密檔案的鑒定、管理。準確界定密與非密的界限、科學劃分密級，是做好檔案資源安全管理和開發利用的基礎。尤其是檔案價值鑒定、信息技術在檔案部門應用、檔案資料開發等。目前，不少檔案管理部門將館藏檔案劃分為控制與開放兩部分，用開放和控制來標識檔案的使用范圍，具體鑒定時難以把握準確，僅是把它當作一項工作來做。而沒能合理的處理利用與保密的定位，阻礙了資源信息價值的實現。因此，對涉密檔案鑒定應提倡以密級標識檔案使用范圍。設定了密級也就設定了某份檔案文件的使用范圍。將鑒定的結果，明確的標識出來，合理的確定檔案的使用范圍，使檔案資源能在特定的時間、空間里得以充分利用，發揮最大效能。

三要強化管理措施，加快檔案管理現代化步伐。隨著檔案工作管理任務的加重，范圍的擴大、檔案類型的多樣化，所有制形式多元化，并在多煤體、計算機技術實現檔案現代化管理手段，對檔案管理人員提出了更高的要求。首先，要優化檔案人才結構，強化人才培養教育體系。選拔和培養開放型、市場化的檔案事業復合型人才。重點搞好涉密人員和涉密檔案鑒定、管理人員的知識培訓教育。增強安全意識，責任意識，克服麻痹思想和僥幸心理，掌握相關的知識和技術規范。尤其要提高檔案目錄數據和電子檔案安全保管操作技能。其次，健全綜合性的防御安全體系。要按照國際慣例保護檔案資源，研制操作系統和加密技術，完善檔案信息工作法規，依法管理。在檔案管理和提供利用過程中，提高集約化，組織化程度，正確處理利用與保密、保護之間的關系，并防止檔案機械損傷、污染、泄密，嚴格遵守國家有關檔案開放利用的規定，嚴禁擅自擴大開放利用范圍。防止電腦病毒侵害和信息丟失現象的發生。特別是上了互聯網的檔案館（室），更要嚴加防范。第三，要通過現代化辦公設備，行政手段、經濟手段，打破小型、分散的布局和結構，整合檔案信息資源，深化科研管理體制改革，建立開放、競爭、協作的管理運行機制，檔案信息流動機制，調控機制，加強宏觀管理和督導。

總之，在檔案資源保密與利用工作中，只有堅持唯物辯證觀，形成適應新形勢發展的思維視角，掌握科學的管理方法，才能正確認識和處理好新時期檔案保密與利用的關系，是大限度的發揮二者在改革、發展中的作用，真正實現檔案資源的利用價值，發揮檔案服務經濟社會發展的本質作用，回歸檔案保管與利用的本意。

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（作者單位：山東省昌樂縣融媒體中心）