淺究醫院文書檔案中PDCA理論的應用及質量提升

李曉敏 高寧

摘要：提升醫院文書檔案質量管理，發揮文書檔案在醫院日常管理中的價值功能，對提升醫院日常運行實效均具有積極的現實意義。本文結合自身的工作實踐，從評價醫院文書檔案的質量標準、檔案文書檔案管理中存在的問題，以及如何運用PDCA循環法更好的提升當前文書檔案管理的質量展開了全面的探討。

關鍵詞：醫院文書檔案;質量標準;PDCA理論

醫院的文書檔案是醫院檔案管理的重要組成部分，記錄著醫院歷史的發展，在醫院的日常管理中發揮著重要的價值功能，同時也是包括人事、財務、設備、病案、基建等多部門的綜合性資料。由此可見，提升醫院文書檔案質量管理對實現檔案的開發利用有著重要的現實意義。

一、 評價醫院文書檔案的質量標準

1. 準確

在醫院的綜合檔案中，文書檔案在一定程度上記錄了醫院的歷史，對醫院的發展具有很大的參考價值。這就要求文書檔案準確性要高。文書檔案涉及到醫院發展的方方面面，保密性也比較強。隨著信息自動化系統的運用，對電子檔案的修改往往不會留下痕跡，這在一定程度上會造成文書檔案承載信息的不真實性，因此，確保文書檔案的準確性對提升檔案質量意義重大。

2. 規范

規范性是文書檔案的重要特征，也是體現文書檔案質量的重要標準。就目前來看，相關部門出臺了很多關于醫院文書檔案規范化管理的規章制度，這就使得醫院文書檔案實現規范化管理有了制度方面的保障，有利于以后醫院文書檔案管理質量的提升。

3. 標準

任何工作為了更好的開展，首先要有嚴格的標準，文書檔案工作也不例外，嚴格按照標準管理工作，也是反映醫院文書檔案的質量的重要因素。醫院文書檔案管理是一項系統綜合的工作，在實際的管理中，要嚴格按照檔案工作開展的相關標準做好分類、組卷以及銷毀，保證整個檔案工作有條不紊的進行。

二、醫院文書檔案管理過程中存在的問題

醫院歷史的發展很大程度上反映在醫院的文書檔案記載中，在醫院檔案管理中，文書檔案記載著醫院的歷史，為醫院的發展提供重要有價值的寶貴資料，對醫院的發展有著重要的意義。就目前來看，隨著信息化技術不斷應用到檔案管理中，醫院文書檔案管理質量有了質的提升，但是有一些常見的問題不容忽視。

1.思想上重視程度不夠。檔案管理在一定程度上反映了醫院的管理水平，在目前的很多醫院中，因為多種原因，檔案管理工作沒有得到應有的重視，預算和建設投入不足，存放檔案的環境有的空間不足，有的環境潮濕等等，這些都在一定程度上不利于文書檔案的安全管理。

2.文書檔案管理制度不健全，有待進一步完善。在當前形勢下，醫院發展日新月異，而檔案管理建設尤其是文書檔案管理制度與醫院的發展建設不同步。在一些科室中，由于檔案管理制度建設的不健全，接收的文書檔案沒有按照檔案管理的規定做好及時歸檔，長期存放在科室內，導致一些有價值的文書檔案的丟失。

3.文書檔案管理的信息化程度不高。在實際的文書檔案管理中，使用人工查找的方式還占很大一部分。在信息化的環境中，一些紙質檔案沒有進行及時的轉化，查詢效率很低，費時費力。有的醫院甚至缺乏相應的管理設備，檔案信息化程度不容樂觀。

三、PDCA理論在醫院文書檔案質量管理中的探索應用

PDCA理論以一種持續質量改進的工具，主要通過PLAN、DO、CHECK、ACTION四個步驟來解決問題，從而實現質量的提升，如何在醫院文書檔案質量管理中運用好PDCA理論，主要有以下幾個方面：

1. P階段。第一階段為P（計劃）階段。根據我院目前文書檔案管理的情況，主要的問題集中在以下幾個方面：（1）思想上重視程度不夠。（2）檔案管理的規章制度要結合醫院的實際情況不斷的完善，保證在實際工作中有法可依、有章可循。（3）電子檔案需要進一步完善，為醫院的各方面發展提供充分的利用開發價值。（4）實現檔案隊伍的專業化管理，提升檔案管理的管理水平。

2.D階段。在思想方面，為了提高對文書檔案管理的重視程度，醫院要結合實際實際，定期召開管理會議，從管理層到員工都思想上認識到檔案管理的重要性，并不斷學習法律法規資料。在軟件硬件方面加大投入，不斷提升信息化管理水平，并將其納入醫院重點建設項目。在制度建設方面，要按照國家檔案法，結合醫院檔案管理的實際，建設完善的檔案管理制度體系，使得檔案管理工作不斷規范化和標準化。制定文書檔案的存儲類別，規定時間、負責人等等都要在檔案管理制度中明確的體現出來，切實將制度落實到每一個環節。在信息化管理方面，要及時將文書檔案轉化成電子文檔，沒有轉化的要嚴格妥善保管，實現紙質和電子檔案雙規并行，做好檔案的安全管理。同時要特別注意檔案管理的創新以及新技術的應用。充分適應時代的發展，運用好大數據，使得文書檔案充分的得到開發和利用，同時要做好對文件的加密工作，保證檔案信息的安全。

3.C階段。此階段的主要任務是對上一階段的工作進行核對檢查，要成立專門的督察小組，搜集第一手資料對文書檔案做好提升管理，在總結經驗的基礎上不斷發現新的問題，保證每一個環節的質量得到提升，再準備進入下一階段。

4.A階段。在此階段中，醫院對之前三個階段的問題進行解決，并做好經驗推廣。待解決的問題做好計劃，進入下一輪循環中，循環往復，一直到所有的問題都得到解決。在醫院的文書檔案管理中，充分運用好PDCA管理工具，能夠有效的解決出現的問題，不斷總結管理經驗，在周而復始的循環中，不斷提升質量，實現文書檔案管理的良性循環。

四、結束語

醫院的文書檔案是醫院綜合檔案管理的重要組成部分，記錄著醫院的發展歷史，能有效的為醫院的發展提供可開發利用的有價值的資料，將PDCA循環引入到醫院文書檔案管理中，對醫院文書檔案管理甚至綜合檔案管理都會起到規范化、科學化的作用。PDCA循環中的每一個階段，還可以有小的PDCA循環，能夠細化管理的流程，從每一個細節上實現文書檔案管理的專業化，從而從根本上提升文書檔案的質量和利用率，真正的為醫院的發展做出貢獻。

參考文獻：

[1]李秀玲.文書檔案管理質量提升研究[J] .蘭臺內外，2018（3）：42.

[2]劉敏.新時期提升醫院文書檔案管理質量研究[J].蘭臺內外，2019（15）：71-72.

（通訊作者：高寧）