論檔案管理員如何做好檔案管理工作

龔超進

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674- 1145（2020）01- 101- 01

摘 要 在事業(yè)單位管理工作中，檔案管理工作始終是重要的組成部分，直接影響著事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量。現(xiàn)階段在事業(yè)單位檔案管理工作中仍然存在一些問題亟待解決。基于此，本文主要對事業(yè)單位中檔案管理員的檔案管理現(xiàn)狀進行分析，然后針對問題所在提出相應(yīng)的解決對策，希望能夠進一步提升檔案管理的效率，促進事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理員 檔案管理 問題 對策

檔案是單位或者企業(yè)日常管理工作中各項社會經(jīng)濟活動產(chǎn)生的原始材料，具有非常重要的價值作用。隨著我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，越來越多的部門也意識到檔案管理的重要性，并根據(jù)當(dāng)前經(jīng)濟發(fā)展形勢進行相應(yīng)的改革創(chuàng)新，從而優(yōu)化檔案管理工作。

一、目前檔案管理員檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理員在進行檔案管理工作時，即使知道自身的工作職責(zé)是收集、整理、歸類單位各個部門的全部文件資料，但是由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以致于在實際的檔案收集、整理及歸類過程中出現(xiàn)這樣或那樣的問題。此外，也沒有建立起完善統(tǒng)一的檔案管理制度，使得檔案管理員檔案管理工作較為混亂，仍有部分檔案管理員在進行檔案管理時，只是簡單地將各種文件放置檔案柜中，沒有對這些檔案資料進行有效的整理、分類和歸檔，導(dǎo)致許多檔案資料丟失、破損等問題發(fā)生，這不僅不利于檔案系統(tǒng)化的管理，而且也不利于檔案的有效利用。

（二）缺乏穩(wěn)定檔案管理隊伍

由于單位不重視檔案管理工作，所以檔案管理隊伍建設(shè)不足，缺乏專門的檔案管理人員，而且檔案管理工作本身是一項專業(yè)性較強的工作，對于檔案管理人員的專業(yè)性要求也比較高。然而部分單位所設(shè)立檔案管理人員專業(yè)知識與技能不強，難以滿足當(dāng)前檔案管理工作的要求。此外，相對于其他業(yè)務(wù)人員而言，檔案管理人員的待遇水平較低，而且缺乏有效的激勵機制，以致于檔案管理人員在重復(fù)繁雜的檔案管理工作中產(chǎn)生不平衡心理，從而造成了檔案管理人才流失。

（三）檔案利用率較低

檔案利用率較低也是目前檔案管理員檔案管理工作中存在的主要問題之一。主要表現(xiàn)在不能夠充分利用檔案信息，也不知道怎么有效利用檔案。檔案是一個單位在進行各項經(jīng)濟活動和業(yè)務(wù)活動時產(chǎn)生的真實資料，具有重要的保存價值，如果能夠充分利用好所收集的檔案資料，則對單位的未來發(fā)展有著重要的促進作用。

二、檔案管理員做好檔案管理工作的對策

（一）重視檔案管理，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

要想做好檔案管理工作，首先事業(yè)單位要高度重視檔案管理工作，并制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，給予檔案管理員檔案管理工作可靠的參考依據(jù)。對此，單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)加大檔案管理的投入力度，樹立開放意識，轉(zhuǎn)變以往封閉式檔案管理的觀念，同時也要積極為檔案管理員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，設(shè)立專門的檔案管理室，明確檔案管理的要求，從而促進檔案管理工作的順利進行。

（二）加強檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理效率

首先，整合和優(yōu)化檔案資源，進行全面的檔案資源建設(shè)，具體就是要強化檔案管理意識，做好檔案收集、整理、歸類、保存等基礎(chǔ)性工作，以此提升檔案資源的利用率；其次，加強檔案管理信息化建設(shè)，充分利用數(shù)字化技術(shù)和信息技術(shù)，建立專門的檔案管理系統(tǒng)和信息化平臺，將內(nèi)部檔案資源及外部豐富的網(wǎng)絡(luò)信息資源有效整合，進一步促進單位的對外交流。同時，利用檔案管理系統(tǒng)進行檔案資料的查詢，改善傳統(tǒng)檔案管理模式中空間和時間上的局限性，從而實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理，提升檔案管理的效率；最后，增強檔案管理員的安全意識，在檔案管理中檔案收集、整理、歸檔等各個環(huán)節(jié)都要注重檔案的安全管理，從而保證檔案信息的安全性和完整性，方便后續(xù)檔案信息的有效利用。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式，提升檔案管理員綜合素質(zhì)

事業(yè)單位要想做好檔案管理工作，還需要不斷創(chuàng)新檔案管理模式，結(jié)合檔案管理專業(yè)性、服務(wù)性等特點，做到科學(xué)分類和分級管理，加強各個部門的溝通協(xié)作，強化檔案信息收集、整理、存儲等基礎(chǔ)性工作，促進檔案管理系統(tǒng)化管理。同時，檔案管理員也要不斷提升自身的專業(yè)知識和管理技能，積極學(xué)習(xí)新的知識、新的技術(shù)，并掌握計算機操作技術(shù)，更好地促進檔案管理工作的開展。

三、結(jié)語

總而言之，目前檔案管理員檔案管理工作中仍然存在許多方面的問題，這不利于事業(yè)單位的發(fā)展。因此，針對這些問題的存在，事業(yè)單位要加強檔案管理的重視，建立健全檔案管理體系，制定統(tǒng)一的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，給予檔案管理員制度上的支持。同時也要順應(yīng)時代發(fā)展變化，加強檔案管理信息化建設(shè)，不斷進行檔案管理方式、內(nèi)容方面的創(chuàng)新，以此提升檔案管理的效率，檔案管理員也要不斷提升自身的綜合素質(zhì)水平，為檔案管理工作貢獻自己的力量。

參考文獻：

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